Sürdürülebilir etkinlik denildiğinde bugün akla ilk olarak çevresel konular geliyor.
Atık yönetimi, enerji tüketimi, tek kullanımlık ürünler, ulaşım, karbon ayak izi…
Bunların tamamı önemli.
Ama benim sürdürülebilirlik açısından daha temel bulduğum başka bir soru var:
Bu etkinlik, bugün onu yapan insanlar yarın orada olmasa da aynı kalitede devam edebilir mi?
Bir etkinliğin çevresel olarak sürdürülebilir olması başka bir konu. Etkinliğin kendisinin sürdürülebilir olması başka.
İkincisini kuramadığınızda yıllarca büyüttüğünüz bir organizasyonun hafızası birkaç kişinin bilgisayarında, WhatsApp konuşmalarında ve kafasında kalabiliyor.
O insanlar gidince bilgi de gidiyor.
Ve ertesi yıl ekip, daha önce çözülmüş sorunları yeniden çözmeye başlıyor.
Bence asıl risk burada.
İyi ekip başka, iyi sistem başka
Etkinlik sektöründe güçlü insan kaynağı çok önemli.
Hatta birçok büyük organizasyonun arkasında yıllardır birlikte çalışan, birbirini iyi tanıyan ve sahada ne yapacağını söylemeden bilen ekipler var.
Bu büyük bir avantaj.
Ama aynı zamanda fark edilmesi zor bir risk oluşturuyor.
Çünkü işler iyi giderken sistemle insan arasındaki farkı görmek kolay değil.
Bir problem çıktığında kimin aranacağını Ayşe biliyor.
Hangi tedarikçinin neyi yapamayacağını Mehmet biliyor.
Geçen yıl hangi girişte yığılma olduğunu operasyon sorumlusu hatırlıyor.
Protokolün hangi konuda hassas olduğunu proje yöneticisi biliyor.
Elektrik altyapısında nerede problem yaşandığını teknik ekip zaten biliyor.
Her şey çalışıyor.
Ama aslında çalışan şey sistem olmayabilir.
İnsanların hafızası çalışıyor olabilir.
Bunu anlamanın çok basit bir testi var:
Etkinliğin ana ekibinden üç kritik kişiyi yarın çıkarın.
Organizasyon aynı kalitede devam edebiliyor mu?
Cevap hayırsa güçlü bir ekibiniz olabilir ama henüz güçlü bir sisteminiz yoktur.
Her yıl aynı problemi çözüyorsanız tecrübe birikmiyor demektir
Etkinlikler hata yapılmaması gereken işler değil.
Böyle bir dünya yok.
Binlerce değişkenin olduğu bir organizasyonda elbette problem çıkacak.
Asıl mesele aynı problemin ikinci kez çıkıp çıkmaması.
İlk yıl bir giriş kapısında kuyruk oluştu.
Nedenini buldunuz ve çözdünüz.
Bu tecrübe yalnızca o gün problemi çözen kişinin kafasında kaldıysa ertesi yıl aynı sorun tekrar yaşanabilir.
O zaman organizasyon aslında bir yıllık tecrübe kazanmış değildir.
Bir kişi tecrübe kazanmıştır.
Aradaki fark çok önemli.
Kurumsal hafıza dediğimiz şey de tam olarak burada başlıyor.
Bir organizasyonun öğrendiği şeylerin insanlardan bağımsız hale gelmesi gerekiyor.
Ne yanlış yaptık?
Neden yanlış oldu?
Nasıl çözdük?
Bir daha olmaması için neyi değiştirdik?
Bu dört sorunun cevabı bir sonraki organizasyona aktarılabiliyorsa etkinlik gerçekten gelişiyor.
Aktarılamıyorsa her yeni ekip aynı yolu yeniden yürümeye başlıyor.
Dosya arşivi kurumsal hafıza değildir
Burada sık karşılaştığım başka bir yanılgı var.
“Bizde her şey kayıtlı.”
Nerede?
Drive’da.
Sunucuda.
Eski e-postalarda.
On binlerce dosyanın bir yerde durması elbette hiçbir şeyin bulunmamasından daha iyi.
Ama arşivle sistem aynı şey değil.
Geçen yılın 400 e-postasını saklamak size geçen yıl ne öğrendiğinizi söylemez.
Yirmi farklı Excel dosyasını klasöre koymak yeni proje yöneticisine hangi dosyanın neden önemli olduğunu öğretmez.
Kurumsal hafızanın işe yarayabilmesi için bilginin yalnızca saklanması değil, kullanılabilir hale getirilmesi gerekiyor.
Ben bunu bir etkinliğin kendi kullanım kılavuzunu oluşturması gibi görüyorum.
Yeni biri geldiğinde yalnızca “dosyalar burada” dememelisiniz.
Neden böyle yaptığımızı da anlayabilmeli.
Her şeyi prosedüre bağlamak da çözüm değil
Burada diğer uca gitmemek gerekiyor.
Etkinlik yönetimi fabrika üretimi değil.
Her ihtimali yüzlerce sayfalık prosedürlere bağlamak organizasyonu daha iyi yönetilen bir hale getirmeyebilir. Tam tersine, kimsenin okumadığı belgeler üretirsiniz.
Sahada karar almak gerekir.
İnisiyatif gerekir.
Tecrübe gerekir.
Bazen planı birkaç dakika içinde değiştirmek gerekir.
Dolayısıyla amaç insanı sistemden çıkarmak değil.
İnsanın tecrübesini sisteme kazandırmak.
Bence iyi etkinlik yönetimiyle bürokrasi arasındaki sınır tam burada.
Sistem insanın karar vermesini engellememeli.
Daha önce öğrenilmiş şeyleri yeniden öğrenmek zorunda kalmasını engellemeli.
Bir etkinliğin hafızasında ne olmalı?
Her organizasyonun ihtiyacı farklı. Bu nedenle herkese uygulanabilecek yüz maddelik bir kontrol listesi vermek çok anlamlı değil.
Ama bazı şeylerin kaybolmaması gerekiyor.
- Kim ne yaptı?
- Hangi karar neden alındı?
- Hangi tedarikçi nerede başarılı veya başarısız oldu?
- Operasyonda hangi darboğazlar yaşandı?
- Bütçede hangi varsayımlar tutmadı?
- Katılımcı nerede zorlandı?
- Hangi kriz nasıl çözüldü?
- Hangi süreç gereksiz zaman kaybettirdi?
Ve belki de en önemlisi:
Bir sonraki etkinlikte neyi farklı yapacağız?
Bu son soru sorulmadığında değerlendirme toplantıları kolaylıkla “genel olarak başarılı geçti” konuşmasına dönüşebiliyor.
Başarıyı kutlamak elbette gerekir.
Ama kurumsal hafızayı başarıdan çok sapmalar büyütür.
Çünkü sistem en fazla, planladığınızla gerçekleşen arasındaki farktan öğrenir.
Etkinlik bittikten sonraki hafta, bir sonraki etkinliğin ilk haftasıdır
Etkinlik sektöründe doğal olarak bütün enerji etkinlik tarihine doğru akar.
Son hafta tempo yükselir.
Etkinlik yapılır.
Söküm biter.
Herkes yorgundur.
Ve ekip bir sonraki işe geçer.
Tam da bu noktada en değerli bilgi kaybolmaya başlar.
Çünkü üç ay sonra herkes büyük problemleri hatırlar ama ayrıntılar silinir.
Hangi kapıyı neden değiştirdik?
Kaç güvenlik noktası yetersiz kaldı?
Hangi saat aralığında yoğunluk beklediğimizden farklı gerçekleşti?
Hangi satın alma gereksizdi?
Hangi tedarikçiye tekrar aynı kapsam verilmemeli?
Bunların en doğru cevapları etkinlikten hemen sonra alınabilir.
Bu yüzden benim için etkinlik sonrası değerlendirme, geçmiş etkinliğin kapanışı değil.
Bir sonraki etkinliğin başlangıcıdır.
İyi organizasyonlar yalnızca tekrar edilmez.
Her tekrarında biraz daha akıllı hale gelir.
Sistem kurmak özgünlüğü sınırlamaz
Etkinlik sektöründe sistem kelimesinin bazen yanlış anlaşıldığını düşünüyorum.
Sistem denildiğinde standartlaşmış, birbirinin aynısı işler akla gelebiliyor.
Oysa iyi bir sistem tam tersine ekibe yeni fikirler geliştirebilmesi için alan açar.
Bir proje yöneticisi geçen yıl çözülen operasyon problemlerini tekrar çözmekle uğraşmıyorsa yeni projeye daha fazla zaman ayırabilir.
Teknik ekip temel bilgileri yeniden toplamıyorsa geliştirmeye odaklanabilir.
Yeni ekip her şeyi baştan keşfetmiyorsa enerjisini etkinliği ileri taşımaya harcayabilir.
Yani standartlaştırılması gereken şey etkinliğin fikri değildir.
Tekrar tekrar aynı şekilde yaptığımız işlerdir.
Sağlam süreçlerin üzerine kurulan bir etkinlik değişebilir, gelişebilir, büyüyebilir, hatta tamamen başka bir formata dönüşebilir.
Ama organizasyonun öğrendikleri kaybolmaz.
İnsan değişir, etkinliğin hafızası kalmalı
Uzun yıllardır devam eden uluslararası etkinliklere baktığımızda önemli bir ortak özellik görüyoruz.
Onları bugün yöneten insanların büyük bölümü ilk yılında orada değildi.
Festival direktörleri değişti.
Ajanslar değişti.
Tedarikçiler değişti.
Sponsorlar değişti.
Kamu yöneticileri değişti.
Ama bazı organizasyonlar onlarca yıl devam edebiliyor.
Bunu yalnızca “iyi insanları buluyorlar” diye açıklamak mümkün değil.
İyi organizasyonlar zaman içinde kendilerine ait bir çalışma biçimi oluşturuyor.
Yeni gelen kişi sıfırdan etkinlik kurmuyor.
Yıllar içinde birikmiş bir organizasyon bilgisinin üzerine geliyor.
Bu nedenle sürdürülebilir bir etkinlik için en önemli yatırımlardan biri, yalnızca bugünkü ekibe değil, yarın gelecek ekibe de yapılmalı.
Bir organizasyon kişilere ne kadar bağımlı olmalı?
Tamamen bağımsız olamaz.
Olmamalı da.
İyi insan fark oluşturur.
Tecrübe fark oluşturur.
Liderlik fark oluşturur.
Ama bir kişinin ayrılmasıyla organizasyonun temel çalışma biçimi dağılıyorsa burada başka bir problem vardır.
İyi sistemin amacı herkesi değiştirilebilir hale getirmek değil.
İnsan değiştiğinde kurumun öğrendiklerinin kaybolmasını engellemek.
Bu ayrımı önemli buluyorum.
Çünkü etkinliklerin gerçek değeri yalnızca yapıldıkları gün ortaya çıkmıyor.
Her yıl biraz daha iyi yapılabiliyorlarsa değer birikmeye başlıyor.
İlk yıl öğrendiğinizi ikinci yıla, ikinci yıl öğrendiğinizi üçüncü yıla taşıyabiliyorsanız artık yalnızca bir etkinlik düzenlemiyorsunuz.
Bir organizasyon kültürü oluşturuyorsunuz.
Ve bana göre bir etkinliğin sürdürülebilir olup olmadığını anlamanın en basit yolu da şu soruyu sormak:
Biz yarın burada olmasak, bu etkinlik bizden öğrendikleriyle yoluna devam edebilir mi?
Cevap evetse, geride yalnızca başarılı bir etkinlik değil, çalışan bir sistem bırakmışsınız demektir.
İlgili Yazılar
- Etkinliklerde Kriz Yönetimi: Sahadan Bir Çerçeve
- Etkinliklerde Sponsorluk Yönetimi
- Etkinlik Yönetimi Nasıl Olmalıdır?
- Etkinlik Neden Yapılır? Söylemden İspata
- Sürdürülebilir Etkinlik Tasarımı Rehberi
- Etkinliklerle Şehri Kalkındırmak Mümkün
