İçindekiler
Etkinlik sektöründe çalışmayan biriyle DMC konusunu konuştuğumda genellikle şu cevabı alıyorum:
“Yani yerel acente gibi bir şey mi?”
Kısmen öyle. Ama bu tanım işin en önemli kısmını atlıyor.
DMC, “Destination Management Company” ifadesinin kısaltması. Türkçede destinasyon yönetim şirketi olarak geçiyor.
En kısa tarifiyle: Belirli bir destinasyonda uzmanlaşmış, o bölgeye gelen gruplar için sahadaki işi üstlenen şirket.
Fakat DMC’nin gerçekten ne yaptığını anlamak için başka bir soruyu sormak gerekiyor.
Bilmediğiniz bir şehirde bir organizasyonu nasıl yönetirsiniz?
Diyelim ki İstanbul merkezli bir şirketsiniz ve dört yüz kişilik bir bayi toplantısını Barselona’da yapacaksınız.
Otel bulabilirsiniz. İnternetten bakarsınız.
Peki o otelin toplantı salonunun tavan yüksekliği sahne kurulumuna uygun mu?
Şehirde hangi teknik firma güvenilir?
Havalimanından otele dört yüz kişiyi kaç araçla, hangi saatte ve hangi güzergâhtan taşırsınız?
O tarihte şehirde başka bir organizasyon var mı, otel fiyatları neden yükselmiş?
Gala yemeği için düşündüğünüz tarihî mekânda izin süreci ne kadar sürüyor?
Yerel mevzuat ses sınırı koyuyor mu, saat kaçta müzik kesilmek zorunda?
Bu soruların hiçbirinin cevabı internette yok.
Ya da var ama güvenilir değil.
DMC’nin sattığı şey tam olarak bu: Yerel bilgi ve yerel ilişki.
DMC’nin işi tedarikçi bulmak değil, tedarikçiyi tanımak
Bir şehirde ses ışık firması bulmak zor değil. Arama motoruna yazarsınız, onlarca isim çıkar.
Zor olan, hangisinin dört yüz kişilik bir organizasyonu kaldırabileceğini bilmek.
Hangisinin yedek ekipman getirdiğini, hangisinin kurulumda geciktiğini, hangisinin sorun çıktığında ortadan kaybolduğunu bilmek.
Bu bilgi ancak o şehirde uzun süre çalışmakla oluşuyor.
İyi bir DMC’nin asıl değeri de burada.
İşin fiyat tarafında da DMC’nin bir avantajı var.
Yerel tedarikçilerle sürekli çalışan bir şirket, yılda bir kez iş verecek olan bir şirketten farklı fiyat alıyor. Bu fark çoğu zaman DMC’ye ödenen bedeli karşılıyor.
Neleri üstleniyor?
Bir DMC’nin kapsamı işin büyüklüğüne göre değişiyor ama genellikle şu başlıklar oluyor.
Mekân seçimi ve müzakeresi. Konaklama blokajı ve oda yönetimi. Havalimanı transferleri ve şehir içi ulaşım. Teknik altyapı ve prodüksiyon koordinasyonu. Yemek ve ikram organizasyonu. Yan program, tur ve sosyal aktiviteler. Rehberlik ve saha ekibi. İzin ve resmi süreçler. Ve kriz durumunda saha yönetimi.
Bu son madde, listenin en az konuşulan ama en kritik olanı.
Çünkü bir organizasyonda sorun çıktığında telefonla çözülebilecek şeyler sınırlı.
Sahada olan birinin olması gerekiyor.
Ve o kişinin şehri, dili ve ilişkileri bilmesi gerekiyor.
DMC ile seyahat acentesi aynı şey değil
Bu ikisi sık karıştırılıyor.
Seyahat acentesi genellikle bireysel ya da hazır paket odaklı çalışıyor. Uçuş, otel, transfer, tur.
DMC ise grup ve kurumsal iş odaklı çalışıyor. Ve sattığı şey paket değil, kurgu.
Aradaki farkı en net gösteren şey şu: Bir acenteden fiyat istediğinizde önünüze bir program gelir. DMC’den fiyat istediğinizde önce size soru sorulur.
Kaç kişi? Kimler? Neden geliyorlar? Toplantının amacı ne? Bütçenin dağılımı nasıl? Katılımcı profili ne kadar homojen? Daha önce nerede yapıldı?
Bu sorular sorulmuyorsa, karşınızdaki muhtemelen DMC gibi çalışmıyor.
Bir DMC seçerken neye bakmak gerekiyor?
Sahada gördüğüm kadarıyla en belirleyici birkaç kriter var.
Benzer ölçekte iş yapmış olmak. Elli kişilik toplantı ile beş yüz kişilik kongre bambaşka işler. Referans listesindeki isimlerin büyüklüğü değil, işlerin büyüklüğü önemli.
Kendi ekibinin sahada olması. Bazı şirketler işi aldıktan sonra tamamen taşerona devrediyor. Bu, tek başına kötü bir şey değil. Ama koordinasyonun kimde olduğunu baştan bilmek gerekiyor.
Yazılı ve ayrıntılı sözleşme. Kapsamın neyi içerdiği, neyi içermediği, iptal koşulları, ödeme takvimi, kur riski, sorumluluk sınırları.
Özellikle kapsam dışı kalemler konusunda net olmak önemli. Sahada en çok tartışma çıkan konu genellikle “bu da dahil sanıyordum” cümlesiyle başlıyor.
İletişim hızı. Teklif aşamasında yavaş cevap veren bir şirket, operasyon sırasında hızlanmıyor.
Yerel mevzuat bilgisi. İzin, sigorta, iş güvenliği, gürültü sınırı, ruhsat düzenlemeleri, gıda mevzuatı. Bunlar ülkeden ülkeye ciddi biçimde değişiyor.
Kültürel farkındalık, ayrıntı değil
Yurt dışında yapılan organizasyonlarda en çok gözden kaçan konu bu.
Yemek tercihleri, dinî hassasiyetler, çalışma saatleri, protokol düzeni, hediye anlayışı, selamlaşma biçimi.
Bunlar küçük ayrıntılar gibi görünüyor.
Ama katılımcının kendini rahat hissedip hissetmemesini doğrudan belirliyor.
İyi bir DMC bu konuları siz sormadan gündeme getiriyor.
Getirmiyorsa, muhtemelen daha önce sizin gibi bir grupla çalışmamış.
Türkiye tarafı için bir not
Türkiye, DMC hizmeti açısından güçlü bir pazar.
Deneyimli ekipler var, tedarikçi altyapısı geniş, maliyet avantajı var ve coğrafi konum önemli pazarlara yakın.
Buna karşılık sektörün en büyük sıkıntısı standart farkı.
Aynı şehirde, aynı işi çok farklı kalitede yapan şirketler bulabiliyorsunuz.
Bu yüzden yurt dışından Türkiye’ye iş getiren kurumsal müşteriler açısından referans kontrolü kritik.
Uluslararası bir grubun bir şehirde bıraktığı ekonomik etki büyük. Ve o grubun ertesi yıl aynı şehre dönüp dönmeyeceğini büyük ölçüde sahadaki operasyon belirliyor.
Sonuçta
DMC’yi bir aracı olarak görmek bence eksik bir bakış.
Aracı, iki tarafı buluşturur ve çekilir.
DMC ise organizasyonun sahadaki sorumluluğunu üstlenir.
Ve bu sorumluluk, işin en görünmeyen ama en belirleyici kısmı.
Bir organizasyonun uluslararası itibarı, salonun içinde değil, o şehirdeki günün nasıl geçtiğinde belirleniyor.
İyi bir DMC ile çalışmanın asıl sebebi de bu.
Kolaylık değil, öngörülebilirlik.
