Bugünün iş dünyasında markaların ve kurumların en büyük sorunu sessizlik değil, gürültü. Herkes konuşuyor, herkes anlatıyor. Sunumlar havada uçuşuyor, bültenler yağıyor, sosyal medya durmaksızın akıyor. Ama günün sonunda dışarıda koca bir boşluk kalıyor: İnsanlar sizi duyuyor, “anladım” diyor ama “inandım” demiyor.
Çünkü kurumların asıl ihtiyacı daha süslü cümleler kurmak değil; kurdukları cümlenin ağırlığını artırmaktır.
İşte etkinlik tam burada devreye girer. Etkinlik, kurumun “biz buyuz” iddiasının, kağıt üzerinden kalkıp ete kemiğe büründüğü andır. İletişimin sahaya inmiş, kanlı canlı halidir. Bu yüzden etkinlik sadece bir organizasyon formatı değil; kurumun ciddiyetini, samimiyetini ve iddiasını tartıya çıkardığı bir “ispat sahası”dır.
Doğru kurgulanırsa güven üretir. Zayıf kurgulanırsa, sadece kuru kalabalık üretir.
Dijital Yorgunluk Çağında “Gerçek Temas”
Son yıllarda hepimiz ekranlara hapsolduk. Zoom toplantıları, webinarlar, dijital lansmanlar… Evet, işimizi kolaylaştırdı ama bizi birbirimizden uzaklaştırdı. İnsan beyni, piksellere değil; göze, sese ve dokuya inanmaya programlıdır.
Bugün bir kurumun fiziksel etkinlik yapması, paydaşına şunu söylemesidir: “Sana ayıracak vaktim, senin için harcayacak enerjim ve seninle aynı havayı soluma cesaretim var.” Bu, dijital bir e-postanın asla veremeyeceği bir değerlilik hissidir. Etkinlik, dijital yorgunluğun panzehiridir.
PR mı, Pazarlama mı? Cevap: Hiçbiri ve Hepsi
Sektörde yıllardır süren o kısır tartışma: “Etkinlik PR’ın işi mi, Pazarlamanın mı?”
Bu tartışma, çekicin sapı kime ait diye kavga etmeye benzer. Oysa önemli olan çekicin sapı değil, çiviyi çakıp çakmadığıdır. Etkinlik bir departmanın tapulu malı değil, kurumun niyetini taşıyan bir araçtır.
- Bazen niyetiniz itibar ve ilişkidir; o zaman PR gibi davranır, diplomatik bir dil kullanır.
- Bazen niyetiniz yeni müşteri ve sıcak satıştır; o zaman pazarlama silahına dönüşür, ikna odaklıdır.
- Bazen de sadece moraldir; insan kaynağına dokunur, aidiyet üretir.
Etkinliği değerli kılan şey, hangi departmanın bütçesinden çıktığı değil; “Hangi sorunu çözüyoruz?” sorusuna verilen cevabın netliğidir. Platform kurulduğunda, koltuk kavgası biter, ‘hedef’ konuşulur.
En Büyük Tuzak: “Gerekçe” Yerine “Alışkanlık”
Bir etkinlik neden başarısız olur? Mikrofon bozulduğu veya ikram kötü olduğu için değil. Genelde “niye yapıldığını kimse tam bilmediği” için başarısız olur.
Bazı etkinlikler sırf takvimde yeri var diye yapılır. “Geçen sene yaptık, bu sene de yapalım”, “Rakip firma yaptı, biz eksik kalmayalım” refleksleri devreye girer. İşte o an etkinlik bir stratejik araç olmaktan çıkar; pahalı ve yorucu bir alışkanlığa dönüşür.
Bu işlerin kaderi bellidir: Dışarıdan bakınca şaşaalıdır ama içi koftur. Konuşmacı vardır ama akılda kalan tek bir güçlü cümle yoktur. Kalabalık vardır ama doğru insan o kalabalıkta mıdır, belirsizdir. Gün bittiğinde elinizde güzel fotoğraflar kalır ama “Bu iş bize ne kattı?” sorusunun cevabı hep muğlaktır.
Bu muğlaklık, kurumu yorar. Daha kötüsü, hedef kitlenizde bir bağışıklık yaratır: “Yine bir otel salonu, yine aynı yuvarlak laflar…” Bu hissi bir kez verdiğinizde, artık ne kadar bağırırsanız bağırın, sesiniz duyulmaz olur.
Detaylar “Süs” Değil, Kurumun Karakteridir
Etkinlik yönetimi dendiğinde akla genelde sahne kurulumu, ses sistemi, kayıt masası gelir. Oysa bunlar işin teknisyenliğidir. Asıl etkinlik yönetimi; kurumun tonunu, ağırlığını ve kimliğini o salona taşımaktır.
Davetiyedeki o ilk cümleden kapıdaki karşılamaya, moderatörün üslubundan sahnedeki koltuğun duruşuna kadar her şey bir mesajdır. Bunlar “aman detay işte” diye geçiştirildiğinde, kurumun mesajı da dağılır.
Unutmayın: İnsanlar bir etkinlikten çıktıklarında, sizin ne söylediğinizi değil; neye benzediğinizi hatırlarlar.
- Ne kadar hazırlıklıydılar?
- Kriz anında ne kadar sakindiler?
- Ne kadar kendilerinden emin görünüyorlardı?
İtibar dediğimiz o büyük kale, işte bu küçük tuğlalarla örülür. Sahne, kurumun vitrini değil; karakterinin laboratuvarıdır.
Gizli Hedef: “İçeriyi” İkna Etmek
Etkinlikler genelde müşteriye veya dış paydaşa yapılır sanılır. Oysa en büyük etki çoğu zaman içeride olur. Çalışanlar, kendi kurumlarının sahadaki performansını izler.
İyi kurgulanmış, kusursuz işleyen, alkış alan bir etkinlik; çalışanın kendi kurumuna olan inancını tazeler. “Güçlü bir yerde çalışıyorum” hissi verir. Tam tersi, dökülen bir organizasyon ise içerideki motivasyonu dışarıdaki müşteriden daha hızlı yıkar. Bu yüzden etkinlik yönetimi, aynı zamanda en etkili iç iletişim ve liderlik aracıdır.
İyi Etkinlik Ne Bırakır? (Gerçek ROI)
Finansçılar etkinliklerin “Yatırım Getirisi”ni (ROI) hesaplamaya çalışır. Ancak iletişimin matematiği farklıdır. İyi bir etkinlik kalabalık bırakmaz; netlik bırakır.
Dağınıklığı toparlar, niyeti berraklaştırır. İnsanların zihnindeki soru işaretlerini siler, yerine “güven” koyar.
Ve iyi bir etkinliğin en sağlam sağlaması şudur: Etkinlik bittiğinde, kurum içindeki herkes (satışçısından genel müdürüne) aynı cümleyi kurabiliyor mu?
“Biz bunu şunun için yaptık ve şu sonucu aldık.”
Eğer bu cümle netse, o etkinlik bir yatırımdır. Eğer herkes farklı bir şey söylüyorsa veya “güzel geçti işte” deyip geçiştiriyorsa, o etkinlik sadece pahalı bir sosyalleşmedir.
Son Söz: Sözü Ağırlaştırmak
Etkinlik, “yapılmış olmak için” yapılmaz. Etkinlik, “bir şeyi büyütmek için” yapılır: Güveni, ilişkiyi, ticareti veya etkiyi.
Hangi hedefi seçerseniz seçin, kural değişmez: Kurumun kağıt üzerindeki sözünü sahada ağırlaştırmak, insanlara “Sadece anlatmıyorlar, bu işin arkasında duruyorlar” dedirtmek zorundasınız.
Etkinliğin tek gerçek başarısı budur.
