İçindekiler
- PCO nedir? Kongrenin organizasyon ve mali tarafı
- PCO ne iş yapar?
- Bilim kurulu ile PCO arasındaki iş bölümü
- PCO, DMC ve organizasyon şirketi: kim neyi üstlenir?
- PCO nasıl ücretlendirilir?
- PCO seçerken nelere bakılır?
- Türkiye’de PCO tarafı için bir not
- İyi bir kongre, kapanış hesabı da kapandığında biter
- İlgili Yazılar
Bir kongrede PCO, derneğin kongresinin organizasyon ve mali tarafını yöneten profesyonel kongre organizatörüdür. Bu yazı PCO’nun ne iş yaptığını, bilim kuruluyla iş bölümünü, DMC ve etkinlik ajansından farkını, nasıl ücretlendirildiğini ve bir derneğin PCO seçerken nelere bakması gerektiğini anlatıyor.
Bir uzmanlık derneğinin yönetim kurulu toplantısı. Gündemin dördüncü maddesi gelecek yılki ulusal kongre. Başkan soruyor: “Kongreyi bu yıl da biz mi yapalım, yoksa bir firmaya mı verelim?” Masanın bir tarafı geçen yılı hatırlıyor; kayıt listesini gece yarısına kadar elle tutan genel sekreter, son hafta değişen salon planı, kapanıştan aylar sonra hâlâ kapanmamış otel hesabı. Diğer tarafı ise firmaya verilen kongrelerde derneğin kendi kongresi üzerindeki kontrolünü kaybettiğini düşünüyor.
İki tarafın da haklı olduğu yerler var. Asıl soru “firma mı, biz mi” değil; hangi işin dernekte kalacağı ve hangisinin profesyonele devredileceği. Derneğin devredeceği taraf şu: PCO, Professional Congress Organiser, yani profesyonel kongre organizatörüdür. Bir derneğin ya da kurumun kongresinin organizasyon ve mali tarafını yöneten şirkettir. Kongrenin içeriğine düzenleme ve bilim kurulu karar verir; PCO kayıt, bildiri süreci, bütçe, sponsor ve sergi, konaklama ve saha işlerini yürütür.
PCO nedir? Kongrenin organizasyon ve mali tarafı
Uluslararası Profesyonel Kongre Organizatörleri Derneği IAPCO, PCO’yu bir kongrenin, toplantının ya da etkinliğin organizasyonunu profesyonel biçimde yöneten ve sonuca ulaştıran organizatör olarak tanımlıyor. “Profesyonel biçim” kısmını da açıyor: zamanında, verimli, mali sorumluluk taşıyan ve iyi yönetilen bir iş.
Bu tanımda bence en önemli kelime “mali sorumluluk”. Bir kongre, dernek için çoğu zaman yılın en büyük mali işlemidir. Kayıt gelirleri, sponsorluk ve sergi gelirleri, otel komisyonları bir tarafta; salon, teknik, ikram, basım, ulaşım ve konuşmacı giderleri diğer tarafta. Bir dernek bilimsel programı mükemmel kurup mali tarafta zarar edebilir; bir sonraki kongrenin bütçesi de bu zararla başlar. Kongre nadiren bilimsel programı yüzünden başarısız olur. Çoğu zaman hesabı yüzünden yorulur.
IAPCO ayrıca üyelerini bir akreditasyondan geçiriyor. Derneğin açıkladığı giriş koşulları arasında en az on uluslararası toplantı yönetmiş olmak, geçmiş müşterilerden gizli referans, seçilen bir uluslararası kongrenin yerinde incelenmesi, müşteri, yerel düzenleme kurulu, katılımcı ve sergi katılımcılarıyla görüşmeler ve ofis ile süreçlerin denetimi var. Üyelik yıllık kalite değerlendirmesiyle sürüyor. Bu, her iyi PCO’nun IAPCO üyesi olduğu anlamına gelmiyor; ama bir derneğin PCO’dan ne beklemesi gerektiğini gösteren iyi bir ölçüt.
Her kongreye PCO gerekir mi? Hayır. Yüz kişilik, tek salonlu, kayıt ücreti alınmayan bir bölgesel toplantıyı derneğin kendi ekibi rahatlıkla yürütebilir. Ama katılımcı sayısı birkaç yüzü aştığında, birden fazla salon ve paralel oturum devreye girdiğinde, sergi ve sponsorluk geliri bütçenin önemli bir kısmını oluşturmaya başladığında ve kongre uluslararası katılımcı beklediğinde, gönüllü emekle taşınan bir yapı hızla sınırına gelir. Derneklerin PCO aramaya karar verdiği an, genellikle bir önceki kongrenin yorgunluğunun konuşulduğu toplantı oluyor.
PCO ne iş yapar?
PCO’nun işini altı başlıkta toplamak mümkün; ama bunlar ayrı ayrı değil, aynı takvimin parçaları olarak yürüyor.
İlki kayıt ve ödeme. Erken ve geç kayıt dönemleri, üye ve öğrenci indirimleri, kurumsal ve grup kayıtları, faturalandırma, iptal ve iade kuralları. Kâğıtta basit görünen bu iş, bin kişilik bir kongrede yüzlerce istisna demek. İkincisi bildiri ve program desteği: bildiri gönderim sisteminin kurulması, hakem değerlendirmesinin takibi, sonuçların bildirilmesi, oturum programının ve konuşmacı listesinin yönetimi. PCO bu süreçte karar vermiyor; kararın zamanında ve düzgün alınmasını sağlıyor.
Üçüncüsü sergi ve sponsorluk. Sergi alanı planı, sponsorluk paketleri, firmalarla sözleşme ve tahsilat, sahadaki stant kurulumu. Sponsorluk yönetimi yazısında anlattığım ilkeler burada da geçerli, ama sağlık alanındaki kongrelerde mevzuatın ve etik kuralların ayrıca dikkate alınması gerekiyor. Dördüncüsü konaklama bloğu: otellerle oda bloğu anlaşması, bloğun bırakılma tarihleri, katılımcı rezervasyonlarının takibi. Otel tarafındaki risk çoğu zaman tam burada birikiyor.
Beşincisi saha: salon planı, teknik, ikram, karşılama, yaka kartı, gönüllü ve hostes ekibi, konuşmacı transferleri. Program akışı yazısında anlattığım akış burada kâğıttan sahaya iniyor. Altıncısı, en görünmeyeni: kapanış hesabı. Kongre bittikten sonra bütün gelir ve giderin kalem kalem kapatılması, derneğe raporlanması ve bir sonraki kongre için öğrenilenlerin yazılması.
Bilim kurulu ile PCO arasındaki iş bölümü
İş bölümünün net olmadığı kongrelerde iki tür sorun çıkıyor. Ya bilim kurulu organizasyon işlerine boğuluyor, ya da PCO içerik kararı veriyormuş gibi görünüyor. İkisi de sağlıksız.
Dernekte kalması gerekenler bence açık. Kongrenin teması ve bilimsel programı, davetli konuşmacıların seçimi, bildirilerin kabul ya da reddi, ödüller ve kongrenin derneğin genel stratejisiyle ilişkisi. Bunlar derneğin kimliğini taşıyan kararlar ve devredilemez. Bütçenin ana çerçevesi, kayıt ücreti politikası ve sponsorluk ilkeleri de dernek kararı olmalı; PCO bunları hazırlar ve önerir, dernek onaylar.
Sahadan bir örnek: bildiri takvimi. Bilim kurulu kongreden on ay önce “bildiri gönderimini mart sonunda kapatalım” diyor. PCO’nun işi bu tarihin geriye doğru neleri tetiklediğini göstermek. Hakem değerlendirmesi için kaç hafta gerekiyor, sonuçlar hangi tarihte bildirilmeli ki katılımcı erken kayıt döneminde karar verebilsin, program kitabı hangi tarihte basıma girmeli? Bilim kurulu tarihi seçer; PCO, o tarihin bedelini önceden masaya koyar. İyi işleyen bir kongrede bu konuşma kongreden aylar önce yapılır, kongre haftasında değil.
Bir de temas noktası meselesi var. Dernek tarafında PCO’nun karşısında tek bir yetkili kişi olmalı; genellikle kongre başkanı ya da genel sekreter. Yönetim kurulunun her üyesi PCO’ya ayrı ayrı talimat verdiğinde, PCO hangi talimatın geçerli olduğunu bilemez ve kararlar dağılır. Basit bir kural bile işe yarıyor: içerik kararları bilim kurulundan, mali ve organizasyon kararları tek bir yetkiliden yazılı olarak gelir.
PCO, DMC ve organizasyon şirketi: kim neyi üstlenir?
Bu üç rol sık karışıyor, çünkü üçü de “organizasyon” yapıyor. Ayrımı en kısa şöyle kurabilirim: bir etkinlik ajansına kongrenizi anlattığınızda önünüze bir sahne tasarımı gelir. Bir PCO’ya anlattığınızda önce bildiri takvimi gelir.
PCO kongrenin sahibine, yani derneğe çalışır ve kongrenin bütününü, çoğu zaman yıllara yayılan bir süreçte yönetir. Uluslararası derneklerde bazen kongre yıldan yıla şehir değiştirirken sabit kalan bir “core PCO” bile olur; IAPCO’nun bu konuda ayrı bir rehberi var. DMC ise belirli bir şehirde grubun transferini, mekânlarını, sosyal programını ve gezilerini kuran yerel şirkettir; DMC nedir yazısında bu rolü ayrıntılı anlatmıştım. Büyük bir kongrede PCO ile DMC birlikte çalışır; PCO kongreyi, DMC şehri yönetir.
Etkinlik ajansı ya da organizasyon şirketi ise çoğunlukla kurumsal tarafta güçlüdür: lansman, bayi toplantısı, gala, prodüksiyon. Yaratıcı kurgu, sahne ve teknik konusunda çok iyi olabilir. Ama bildiri yönetimi, dernek üyeliğine bağlı kayıt kuralları ya da çok otelli konaklama bloğu gibi derneğe özgü süreçler, ajansın günlük işi değildir. Organizasyon şirketi nasıl seçilir yazısında genel seçim kriterlerini anlatmıştım; kongre söz konusu olduğunda bunlara aşağıdaki kongreye özgü sorular ekleniyor.
PCO nasıl ücretlendirilir?
Burada rakam vermiyorum, çünkü ücret kongrenin ölçeğine, süresine, PCO’nun üstlendiği kapsama ve riske göre çok değişiyor. Ama modelleri bilmek, teklifleri karşılaştırmayı kolaylaştırıyor.
En sade model sabit hizmet ücreti: PCO belirli bir kapsam için önceden belirlenmiş bir ücret alıyor; kongrenin mali sonucu, artısıyla eksisiyle derneğe ait. İkinci model kayıt ya da katılımcı başına ücret: PCO’nun geliri katılımcı sayısıyla birlikte değişiyor. Üçüncüsü risk paylaşımlı modeller: PCO kongrenin mali riskinin bir kısmını üstleniyor ve buna karşılık kârdan pay alıyor. Bazı modellerde PCO otel komisyonu ya da tedarikçi indirimlerinden de gelir elde ediyor.
Hiçbir model kendi başına iyi ya da kötü değil. Önemli olan, hangi gelirin kime ait olduğunun sözleşmede açıkça yazılması. Bir dernek, PCO’nun kongre üzerinden nereden ve ne kadar kazandığını biliyorsa, sağlıklı bir ilişki vardır. Etkinlik bütçesi nereden kaçar yazısında anlattığım kaçakların çoğu, bu soru sorulmadığında ortaya çıkıyor.
Bir senaryo kuralım. Bir dernek risk paylaşımlı bir model seçiyor; PCO kongrenin açığını belirli bir sınıra kadar üstleniyor, karşılığında fazladan payı alıyor. Kâğıtta cazip. Ama sözleşmede kayıt ücretini kimin belirlediği, sponsorluk indirimlerine kimin onay verdiği yazmıyorsa, PCO kendi riskini azaltmak için derneğin istemeyeceği kararlar alabilir: ücreti yükseltmek, öğrenci kontenjanını daraltmak, sponsor görünürlüğünü bilimsel programın önüne geçirmek. Modelin kendisi değil, kararların kimde kaldığı belirleyici.
PCO seçerken nelere bakılır?
Bunlar genel organizasyon şirketi seçim kriterlerinin kongreye özgü uzantısı. Beş soru öneriyorum.
Benzer ölçekte bir kongreyi daha önce yaptı mı? Beş yüz kişilik bir sempozyum ile üç bin kişilik bir uluslararası kongre aynı iş değil. Referansı istemek kadar, referans verilen derneği arayıp konuşmak da önemli.
Kayıt ve bildiri sistemi nasıl? Sistem kimin, veriler kimin, kongreden sonra derneğe ne teslim ediliyor? Katılımcı listesi ve bildiri arşivi, derneğin en değerli varlıklarından biri.
Hesap kimin adına? Kayıt ve sponsorluk gelirlerinin hangi hesapta toplandığı, giderlerin nasıl onaylandığı ve kapanış raporunun ne zaman, hangi ayrıntıda verileceği sözleşmeden önce konuşulmalı. Bence mali şeffaflık, PCO seçiminin en belirleyici ve en az konuşulan kısmı.
Sözleşmede kapsam ve risk nasıl paylaşılıyor? Katılımcı beklenenin altında kalırsa, otel bloğu dolmazsa, kongre ertelenirse ne olacak? Bunların cevabı kongre başladıktan sonra değil, imzadan önce yazılmalı.
Ekip sürekliliği var mı? Teklif sunumuna gelen kıdemli ekip ile kongreyi yürütecek ekip aynı mı? Kongre yıllara yayılan bir işse, proje yöneticisinin değişmesi derneğin en büyük riski olabilir. IAPCO’nun “doğru PCO nasıl seçilir” ve PCO teklif çağrısı (RfP) için hazırladığı rehberler de bu sorulara yapılandırılmış bir çerçeve sunuyor.
Türkiye’de PCO tarafı için bir not
Türkiye’de kongre organizasyonu alanında güçlü ve deneyimli ekipler var; uluslararası kongreleri yıllardır taşıyan, sahada pişmiş insanlar. İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu’nun sitesinde İstanbul’daki PCO ve DMC’lerin listesi de yayımlanıyor. Ama standart farkı da gerçek; aynı “kongre organizasyonu” adı altında çok farklı kapsam ve kalitede hizmetler sunuluyor. Bu bir eleştiri değil, pazarın doğası. Dernekler için çıkarım şu: unvan değil, süreç sorulmalı.
İl dışında kongre yapan dernekler için bir not daha. Ankara’daki bir dernek kongresini Trabzon’da ya da Gaziantep’te yapacaksa, PCO’nun o şehirde güvenilir bir yerel ortağı olup olmadığı belirleyici. Kongreyi PCO yönetir, ama havalimanı karşılamasını, akşam yemeği mekânını ve şehir turunu o şehri bilen bir DMC çok daha iyi kurar. İyi bir PCO bunu kendisi söyler.
İyi bir kongre, kapanış hesabı da kapandığında biter
Kurul, kongreden sonra yine masada. Bilim kurulu programı anlatıyor. Beklenen diğer dosya gelir, gider ve kapanış hesabı. İçerik dernekte kaldı; organizasyon ve hesap PCO’da. DMC şehri kurdu, ajans prodüksiyonu yaptı, kongrenin bütünü PCO’nun elinde duruyor.
Teklif sunumuna gelen ekip ile hesabı kapatan ekip aynı değilse, kurulun sorusu karşılıksız kalır. Benzer ölçek, kayıt ve bildiri sistemi, mali şeffaflık, açık sözleşme ve ekibin aynı kalması bir bütçe kalemi değil; teklif görüşmesinde sorulacak şeyler.
