İçindekiler
- Görünmeyen kalemler aslında herkesin bildiği kalemler
- Bütçe onay almak için düşük yazılıyor
- Bütçe üç günü değil, on günü anlatmalı
- Yüzde onluk “beklenmeyen giderler” çözüm değil
- Kur ve KDV: Türkiye’ye özgü iki sürpriz
- En pahalı kalem değişiklik
- Kamuda ve özelde bütçe aynı yerden kaçmıyor
- Sonuçta
- İlgili Yazılar
Bir etkinliğin iki bütçesi vardır.
Biri toplantıda sunulan bütçe. Temiz bir tablo, kalemler alt alta, altında bir toplam, yanında “yaklaşık” diye küçük bir not.
Diğeri etkinlik bittikten sonra ortaya çıkan bütçe. Faturalar toplandığında, son ödemeler yapıldığında, bir ay sonra kimsenin konuşmak istemediği rakam.
İkisi arasındaki fark benim gördüğüm etkinliklerde çoğu zaman yüzde on ile yüzde otuz arasında değişiyor. Bazen daha fazla. Ve bu fark neredeyse hiçbir zaman büyük kalemlerden gelmiyor.
Sahne, ses, ışık, sanatçı, mekân. Bunlar en başta konuşulan, en çok pazarlık edilen, en iyi bilinen kalemler. Sapma buradan çıkmıyor. Bu kalemlerde teklif alınmış, karşılaştırılmış, imza atılmış.
Sapma, kimsenin tabloya yazmadığı yerlerden çıkıyor.
Ama asıl mesele o yerlerin hangileri olduğu değil, bütçenin neden eksik yazıldığı. Çünkü bence etkinlik bütçesi kaçmıyor; baştan eksik yazılıyor ve eksik yazılmasının bir sebebi var.
Görünmeyen kalemler aslında herkesin bildiği kalemler
Yıllar içinde en sık karşılaştığım kalemleri sıralayayım. Hiçbiri sürpriz değil. Hepsi her etkinlikte var. Bütçede olmamalarının sebebi bilinmemeleri değil.
Jeneratör mazotu. Jeneratör kiralanıyor, fiyatı bütçede var. Üç gün boyunca yakacağı mazot yok. Açık hava etkinliğinde bu kalem bazen jeneratörün kirasını geçiyor.
Fazla mesai. Kurulum gece yarısına sarkıyor, söküm sabaha kalıyor. Teknik ekip saat başı çalışıyor ve o saatler bütçede sekiz saat üzerinden hesaplanmış. Kimse sekiz saatte kurulan bir sahne görmedi ama bütçe hâlâ sekiz saat diyor.
Güvenlik ve sağlık. İzin sürecinde netleşen ek güvenlik, ambulans sayısı, itfaiye aracı. Bunlar organizatörün tek başına karar verdiği şeyler değil; izin makamıyla birlikte belirleniyor ve izin süreci geç başlatıldığında bütçe kapandıktan sonra netleşiyor.
Çöp. Toplanması, taşınması, alanın teslim alındığı gibi teslim edilmesi. Kurum içi ekiple yapılacaksa, o ekibin hafta sonu mesaisi de bütçede görünmeli.
Konaklama ve yemek. Sanatçının ekibi sözleşmede yedi kişi, havalimanında on iki kişi. Teknik ekibin üç gün boyunca öğle yemeği kimsenin bütçesinde yok; etkinlik günü biri gidip alıyor, fişi sonra ortaya çıkıyor.
Sigorta. İptal sigortası, üçüncü şahıs sorumluluk sigortası. Ya hiç yapılmıyor ya da son hafta yapılıp beklenenden pahalıya geliyor. Yapılmadığında bütçede görünmüyor ama bir şey olduğunda bütçenin tamamını götürüyor.
Protokol. Davetli listesi son haftada netleşiyor ve protokol alanı buna göre büyüyor; koltuk, ikram, ayrı giriş. Bunun bir satırı yok çünkü ilk tabloda davetli sayısı belli değil. Ama her seferinde büyüdüğü için baştan pay ayrılmalı.
Bunların hepsi önceden biliniyor. Tabloda olmamalarının sebebi başka.
Bütçe onay almak için düşük yazılıyor
Bence asıl mesele burada.
Türkiye’de etkinlik bütçesi çoğu zaman etkinliği yapmak için değil, etkinliği onaylatmak için hazırlanıyor. Onay makamına sunulacak bir rakam var ve o rakamın düşük görünmesi bekleniyor. Düşük rakam kolay onaylanıyor. Yüksek rakam soru soruyor, toplantıyı uzatıyor, bazen etkinliği iptal ettiriyor.
Bunu yapan insanlar kötü niyetli değil. Çoğu etkinliğin gerçek maliyetini biliyor. Ama ilk toplantıda gerçek rakamla gelirse etkinliğin olmayacağını da biliyor. O yüzden rakam önce düşük yazılıyor, sonra “beklenmeyen gelişmeler” diye tek tek ekleniyor.
Sonra sahada gerçek rakam ortaya çıkıyor ve herkes şaşırmış gibi yapıyor.
Bu oyunun bedelini en çok bütçeyi hazırlayan ekip ödüyor. İlk toplantıda düşük rakamla gelen ekip, son toplantıda o rakamı savunamıyor. Bir sonraki etkinlikte sunduğu her rakama “geçen sefer de böyle demiştiniz” diye bakılıyor.
Oysa tersi daha kolay. İlk toplantıda yüksek ama doğru bir rakamla gelmek, son toplantıda düşük ama yanlış bir rakamı savunmaktan her zaman daha kolay. Yüksek rakam ilk toplantıda tartışılıyor, bazen indiriliyor, bazen etkinlik küçültülüyor. Ama en azından herkes neyi konuştuğunu biliyor.
Etkinlik bütçesi kaçmıyor; onay almak için baştan eksik yazılıyor.
Bütçe üç günü değil, on günü anlatmalı
Bütçeye bakışı değiştiren bir soru var: Bu tablo etkinliğin hangi gününü anlatıyor?
Çoğu bütçe etkinlik gününü anlatıyor. Sahne kurulmuş, ışıklar yanmış, insanlar gelmiş. O günün maliyeti.
Oysa bir etkinlik kurulum günüyle başlıyor, söküm günüyle bitiyor. Üç günlük bir festival aslında yedi, bazen on günlük bir operasyon. Kamyon alana ne zaman giriyor, o saatte alanda elektrik var mı, gece güvenliği kim, ekip nerede yatıyor, söküm hangi gün bitiyor, alan ne zaman teslim ediliyor?
Bütçe bu günlerin tamamını anlatmıyorsa eksik anlatıyor.
Bütçe için ölçü katılımcının günü değil, kamyonun günü. Katılımcı kapıdan girdiğinde maliyetlerin büyük bölümü zaten harcanmış oluyor; kalan kısmı da katılımcı çıktıktan sonra harcanıyor.
Yüzde onluk “beklenmeyen giderler” çözüm değil
Deneyimli ekiplerin bütçenin sonuna “beklenmeyen giderler” diye yüzde on koyduğunu bilirsiniz. Ben de yıllarca koydum.
Sonra şunu fark ettim: Bu yüzde on, problemi çözmekten çok problemi kabul etmek.
Beklenmeyen gider, beklenmeyen şey için ayrılır. Jeneratör mazotu beklenmeyen bir şey değil. Fazla mesai beklenmeyen bir şey değil. Protokolün büyümesi hiç beklenmeyen bir şey değil. Bunları yüzde onun içine saklamak, sonra yüzde onu daha etkinlik başlamadan bitirmek ve gerçekten beklenmeyen bir şey olduğunda elde hiçbir şey kalmaması demek.
Doğru sıra bence şu: Önce bilinen her şey kendi adıyla yazılır. Mazot ayrı satır, mesai ayrı satır, güvenlik şartları ayrı satır, protokol ayrı satır. Sonra gerçekten bilinmeyen için küçük bir pay ayrılır.
O zaman yüzde on gerçekten yüzde on oluyor. Ve kullanılmadığında geri veriliyor; bu da bütçeyi hazırlayan ekibe bir sonraki etkinlikte güven kazandırıyor.
Kur ve KDV: Türkiye’ye özgü iki sürpriz
Türkiye’de bütçe hazırlayan herkesin bildiği ama tabloya nadiren yazdığı iki şey daha var.
Birincisi kur. Sahne, ses, ışık ekipmanının önemli bir kısmı döviz bazında kiralanıyor. Yabancı sanatçının kaşesi euro ya da dolar. Bütçe Ocak ayında TL olarak hazırlanıyor, etkinlik Haziran’da yapılıyor. Aradaki fark bazen bütçenin kendisi kadar büyüyor. Bunun tek çözümü var: Döviz bazlı kalemleri döviz olarak yazmak ve tabloya “bu kalemler kur değiştikçe değişir” diye bir satır eklemek. Yapılmadığında etkinlik günü kimse kur farkını hatırlamıyor, sadece bütçenin “kaçtığını” hatırlıyor.
İkincisi KDV ve stopaj. Sanatçı kaşesi net mi brüt mü? Teklifler KDV dahil mi hariç mi? Bu soruların cevabı bütçeyi yüzde yirmi oynatıyor. Kamu tarafında ayrıca damga vergisi, karar pulu, teminat mektubu masrafı var. Bunlar bütçenin görünmeyen vergileri; görünmeyen oldukları için de en sık unutulanlar.
En pahalı kalem değişiklik
Yukarıda saydığım kalemlerin hepsi önceden yazılabilir. Yazılmayan tek bir şey var: değişiklik.
Etkinliğe üç gün kala gelen “şunu da ekleyelim” cümlesi, aynı işin üç ay önce planlanmış halinden iki, bazen üç kat pahalıya mal oluyor. Çünkü tedarikçi stoğunu başka yere vermiş, nakliye ayrıca gidiyor, ekip ayrıca çağrılıyor, hafta sonu fiyatı uygulanıyor.
Bu değişiklikler genellikle karar vericiden geliyor. Sahne tasarımı son anda değişti. Bir LED ekran daha istendi. Protokol alanı büyüdü. Sponsor logosunu başka yere istedi. Karar vericinin bu isteklerine “hayır” demek kolay değil ve çoğu zaman gerekmiyor da.
Ama bedelini görünür hale getirmek mümkün.
Bazı ekipler buna “dondurma tarihi” diyor. Sahne planı şu tarihte donar. Teknik liste şu tarihte donar. Sonrasında gelen her talep, maliyetiyle birlikte masaya gelir ve isteyen kişi o maliyeti görerek karar verir. “Bir LED ekran daha olsun” diyen kişi, karşısında “olur, şu kadar” cümlesini görüyor. Çoğu zaman vazgeçiyor. Vazgeçmediğinde de bütçe sapması bir sürpriz olmaktan çıkıp bir karara dönüşüyor.
Bu, değişikliği engellemiyor. Değişikliğin sahibini belirliyor.
Kamuda ve özelde bütçe aynı yerden kaçmıyor
Bir ayrım daha var: Kamu etkinlik bütçesiyle kurumsal etkinlik bütçesi aynı yerden sapmıyor.
Kamu tarafında sapma, çoğu zaman etkinliğin birden fazla birimin bütçesinden karşılanmasından geliyor: Her parça kendi kaleminde makul görünüyor, toplam tek bir tabloda durmuyor. Etkinlik bittiğinde birimlerin harcaması toplandığında ortaya çıkan rakam, kimsenin sunduğu rakam değil. Bir de ihtiyaç listesi ihaleden önce tamamlandığında sonradan ek iş ihtiyacı azalıyor; sonradan alınan her iş, önceden planlanandan pahalı.
Kurumsal tarafta sapma müşteriden ve ajanstan geliyor. Müşteri son hafta değişiklik istiyor, ajans “olur” diyor çünkü ilişkiyi korumak istiyor, sonra fatura şişiyor ve tartışma etkinlikten sonra çıkıyor. Ya da ajans işi almak için düşük teklif vermiş, farkı etkinlik sırasında “bu kapsam dışıydı” diye kapatmaya çalışıyor. İki taraf da haklı, iki taraf da bütçeyi baştan doğru konuşmamış.
İkisinin ortak noktası şu: Bütçeyi başından sonuna kadar tek bir kişinin önünde tutan bir yapı yok. Kamuda birden fazla birim, ajans tarafında müşteri ve ajans. Rakam parçalara bölününce herkes kendi parçasını savunuyor ve toplam kimsenin sorumluluğunda olmuyor.
Sonuçta
Etkinlik bütçesinin kaçtığını söylemek kolay. Ama bütçe kaçmıyor. Baştan eksik yazılıyor, çünkü düşük rakam kolay onaylanıyor. Sonra herkesin bildiği kalemler tek tek ortaya çıkıyor ve sapma “beklenmeyen gelişme” diye anlatılıyor.
Bilinen her şeyi kendi adıyla yazmak, etkinliğin üç gününü değil on gününü anlatmak, döviz kalemlerini döviz olarak bırakmak ve değişikliğin bedelini görünür kılmak. Bu dört iş için ne yeni bir yazılım ne de bir uzman lazım; karşılığı, ilk toplantıda masaya biraz daha yüksek bir rakam koymak.
O rakamı ilk toplantıda söylemek cesaret istiyor. Son toplantıda söylemek zorunda kalmaksa güven kaybettiriyor.
Bu bütçe etkinliğin tamamını mı anlatıyor, yoksa yalnızca onay alacak kısmını mı?
