İçindekiler
- Organizasyon şirketi ne iş yapar? Sattığı şey sahne değil, sorumluluk
- Kongre organizasyon şirketi, DMC, prodüksiyon firması: hangi iş kime gider?
- Brief nasıl verilir? İyi teklif iyi anlatılmış bir işten çıkıyor
- Organizasyon teklifi nasıl karşılaştırılır? Önce satırlara bakmak
- Düşük teklif farkı nereden kapatıyor?
- Referans kimin işini anlatıyor ve sahada kim olacak?
- Sözleşmede iptal, değişiklik ve sigorta: en az okunan sayfalar
- Sonuçta
- İlgili Yazılar
Organizasyon şirketi seçimi üzerine konuşurken tarafsız olduğumu iddia edemem, çünkü ben de bir organizasyon şirketinin, Flex Event’in kurucu ortaklarından biriyim.
Ama aynı masanın öbür tarafında da uzun süre oturdum. Global Tourism Forum’da ve INFLOW Network’te operasyon direktörüyken teklif isteyen, gelen dosyaları yan yana koyan, kiminle çalışacağımıza karar veren taraftaydım. Şimdi teklifi yazan, brief bekleyen, “kabaca bir rakam söyler misiniz” telefonuna cevap veren taraftayım. İki taraftan da baktığımda gördüğüm şey, bir organizasyon şirketi ya da etkinlik ajansı seçilirken zamanın büyük kısmının sunumun ne kadar parlak olduğuna ve en alttaki rakama harcandığı; işin gerçekten nasıl yürüyeceğini anlatan sayfaların ise çoğu zaman hızlıca geçildiği.
Fiyatı önemsiz bulduğumu düşünmeyin. Bütçe her etkinliğin sınırı. Ama o rakamın neyi kapsadığı, etkinlik günü sahada kimin olacağı ve bir şey ters gittiğinde kimin neyi ödeyeceği bilinmeden yapılan seçim, bence fiyatla değil şansla yapılmış oluyor.
Organizasyon şirketi ne iş yapar? Sattığı şey sahne değil, sorumluluk
Organizasyon şirketi, bir etkinliği fikrinden söküm gününe kadar üstlenen, tasarlayan, tedarikçilerini seçip yöneten ve etkinlik günü sahadaki operasyonu yürüten şirket. Sektörde etkinlik ajansı, organizasyon firması, bazen yalnızca “ajans” deniyor; çoğu zaman aynı işi anlatıyorlar.
Bu işin birkaç katmanı var ve her şirket hepsinde aynı güçte değil. En üstte fikir duruyor: etkinliğin neden yapıldığından yola çıkıp bir kurgu, bir konsept, bir akış önermek. Onun altında proje var; takvim, bütçe, izinler, kimin neye ne zaman karar vereceği. Sonra tedarikçi yönetimi geliyor. Mekân, otel, transfer, sahne, ses, ışık, yemek, hostes, güvenlik, baskı; her birinden teklif almak, pazarlık etmek, sözleşme yapmak ve hepsini aynı güne, aynı saate bağlamak. Prodüksiyon, yani sahnenin, dekorun, görsellerin ve videoların üretilmesi bunun hemen yanında. En sonda da saha operasyonu var: kurulum gecesi, kayıt masası, sahne arkası, sorun çıktığında telefonu açan kişi.
Müşterinin ödediği paranın büyük bölümü ajansta kalmıyor, tedarikçilere gidiyor. Ajansın kendine ait kısmı, bu katmanları birbirine bağlamanın ve bir şey ters gittiğinde sorumluluğu üstlenmenin bedeli.
Kongre organizasyon şirketi, DMC, prodüksiyon firması: hangi iş kime gider?
Türlere ayırınca “hangisi daha iyi” sorusu yerini daha işe yarar bir soruya bırakıyor: hangisi bu işe uygun?
Kurumsal etkinlik ajansı, şirketlerin lansmanlarını, bayi toplantılarını, yılsonu buluşmalarını, çalışan etkinliklerini yapan ajans. Gücü genellikle kreatif tarafta ve marka diliyle çalışmakta; karşısındaki muhatap da çoğu zaman pazarlama ya da insan kaynakları birimi.
Kongre organizasyon şirketi, uluslararası literatürde PCO diye geçen yapı, derneklerin ve bilim kuruluşlarının kongrelerini üstleniyor. Kayıt sistemi, bildiri süreci, bilim kuruluyla yazışma, sponsor ve stand satışı, otel blokajı ve paralel salon yönetimi bu işin gündelik dili. Sahneyi çok etkileyici kuran bir kurumsal ajans, sekiz yüz katılımcının kaydını, faturasını ve katılım belgesini aynı titizlikle yönetemeyebiliyor; tersi de geçerli.
DMC ise belirli bir destinasyonda uzmanlaşmış, o bölgeye gelen grubun yerel işini üstlenen şirket. Yurt dışından gelecek bir grup ya da İstanbul’dan Kapadokya’ya taşınacak bir toplantı varsa, sahadaki bilgiyi ve tedarikçi ilişkisini o bölgede yaşayan şirket taşıyor; DMC’nin asıl değeri de bu yerel bilgide.
Düğün organizasyonu bambaşka bir müşteri ilişkisiyle çalışıyor. Karşınızda bir kurum değil bir aile var, kararlar duygusal, takvim hafta sonlarına sıkışmış. Türkiye’de düğün en büyük etkinlik sektörü ve bu alanda işini çok iyi yapan şirketler var; ama bir şirketin düğünde iyi olması, iki yüz kişilik bir bayi toplantısında da iyi olacağı anlamına gelmiyor.
Prodüksiyon firması sahne, ses, ışık, LED ekran, dekor gibi teknik işi yapan şirket ve çoğu zaman organizasyon şirketinin tedarikçisi. İşiniz tek salonda yapılacak bir lansmansa ve kurguyu kendi ekibiniz kurabiliyorsa, doğrudan prodüksiyon firmasıyla çalışmak mantıklı olabiliyor. Ama otel, transfer, kayıt ve katılımcı iletişimi de işin içindeyse, bunları bir prodüksiyon firmasından beklemek ona ait olmayan bir yükü onun sırtına koymak oluyor.
Türkiye’de bu sınırlar keskin değil. Aynı şirket hem kongre hem kurumsal iş yapabiliyor, kurumsal bir ajans bir kıyı ilçesinde DMC gibi çalışabiliyor. O yüzden ben şirkete “ne yapıyorsunuz” yerine “son bir yılda yaptığınız en büyük üç iş neydi” diye sormayı daha doğru buluyorum. Cevap, şirketin gerçekte ne olduğunu kartvizitinden daha iyi anlatıyor.
Brief nasıl verilir? İyi teklif iyi anlatılmış bir işten çıkıyor
Brief, organizasyon şirketine etkinliğin amacını, katılımcısını, tarihini, yerini, bütçe aralığını ve sizin için başarının ne olduğunu anlatan kısa metin. İki sayfayı geçmesine gerek yok. Ama gelen tekliflerin kalitesi büyük ölçüde o iki sayfanın kalitesine bağlı.
Bizde brief’in en çok eksik kalan yeri bütçe. “Önce siz bir rakam verin, sonra konuşuruz” yaklaşımını çok sık görüyorum ve nedenini de anlıyorum; kurum, rakamı söylerse teklifin o rakama göre şişirileceğinden çekiniyor. Oysa bütçe söylenmediğinde dört ajans dört farklı etkinlik hayal ediyor. Biri otelin balo salonunda sade bir akış öneriyor, öbürü açık havaya kurulan bir sahne. Ortaya çıkan teklifler birbiriyle karşılaştırılamıyor, çünkü aynı işin teklifleri değiller. “Şu ile şu arası” diye bir aralık söylemek bu sorunun büyük kısmını çözüyor.
Katılımcıyı anlatmak da en az bütçe kadar önemli. Üç yüz kişi deyip geçmek yerine o üç yüz kişinin kim olduğunu, nereden geleceğini, kaçının konaklayacağını, protokol olup olmadığını yazmak, ajansın aklındaki resmi tamamen değiştiriyor. Etkinlik daha önce yapıldıysa neyin şikâyet aldığını anlatmak da öyle. Kararın nasıl verileceğini ve son sözü kimin söyleyeceğini baştan söylemek ise hem ajansın hem sizin haftalarınızı kurtarıyor.
Kaç şirketten teklif alınacağı da brief’in parçası. On ajansa aynı dosyayı göndermek çoğu zaman ters çalışıyor; iyi şirketler kazanma ihtimalinin düşük olduğu bir yarışmaya ciddi emek koymuyor, ortalama bir teklif yollayıp geçiyor. Üç ya da dört şirketle, bunu onlara açıkça söyleyerek çalışmanın daha iyi sonuç verdiğini düşünüyorum. Kreatif sunum isteniyorsa o sunumun bedelinin ödenip ödenmeyeceğini ve kazanamayan şirketin fikrinin kime ait kalacağını baştan yazmak da ciddiye alınan bir sürecin işareti.
Organizasyon teklifi nasıl karşılaştırılır? Önce satırlara bakmak
Organizasyon teklifi, etkinliğin her kalemini adet, süre ve birim fiyatıyla gösteren, ajansın kendi hizmet bedelini, vergileri, ödeme koşullarını ve geçerlilik süresini yazan belge. İyi bir teklifi okurken etkinlik gözünüzün önünde kuruluyor.
Kalemlerin açıklığı ilk baktığım şey. “Ses ve ışık sistemi” yazan bir satırla, kaç hoparlör, hangi sınıf ekipman, kaç teknisyen, kurulum ve prova günleri dahil mi diye ayrıntılanmış bir satır aynı şeyi anlatmıyor. Ayrıntısız satır ucuz görünüyor, çünkü içi sonradan doldurulabiliyor.
Ajans hizmet bedeli ikinci mesele. Bazı şirketler bunu ayrı bir satırda, toplam üzerinden bir oran olarak yazıyor; bazıları kalemlerin içine dağıtıyor. İkisi de meşru. Ama hangisinin yapıldığını bilmeden iki teklifi yan yana koyamazsınız; hizmet bedelini açıkça yazan şirket pahalı, kalemlere gömen ucuz görünüyor ve çoğu zaman gerçek durum bunun tam tersi.
Opsiyonlar ise sessizce düşen şeyler. Otel odaları, mekân ve tarih çoğu zaman opsiyonla tutuluyor ve her opsiyonun bir düşme tarihi var. Teklifteki fiyat o opsiyon ayakta kaldığı sürece geçerli; karar iki hafta geciktiğinde otel aynı fiyatı vermeyebiliyor. Bu yüzden teklifin geçerlilik süresini ve opsiyon tarihlerini kendi karar takviminizle yan yana koymak işin en az konuşulan ama en çok para kaybettiren kısmı.
Kur ve vergi Türkiye’de her teklifi oynatan iki şey. Döviz bazlı kalemler hangi kurla çevrilmiş, kur değişirse ne olacak, rakamlar KDV dahil mi hariç mi; etkinlik bütçesinin nereden kaçtığına bakınca bu iki satırın ne kadar büyüyebildiği görülüyor. Ödeme takvimi de teklifin parçası. Etkinlikten önce avans isteyen bir şirket bence kötü bir işaret vermiyor; tersine, tedarikçisine zamanında ödeme yapabilecek ve işin ortasında nakit sıkıntısına düşmeyecek bir şirketle çalıştığınızı gösteriyor.
İki teklifin altındaki toplamları karşılaştırdığınızda çoğu zaman aynı işin iki fiyatını değil, iki farklı işin fiyatını karşılaştırıyorsunuz.
Düşük teklif farkı nereden kapatıyor?
Gelen teklifler arasında belirgin biçimde düşük bir tane varsa, o farkın bir yerden çıktığını bilmek gerekiyor.
Çoğu zaman eksik kalemden geliyor. Teklifin sonundaki küçük “hariçtir” notlarında jeneratör, kurulum günü için mekân bedeli, teknik ekibin konaklaması, nakliye ve fazla mesai duruyor. Toplam düşük, çünkü etkinliğin bir kısmı teklifte yok. Bu kalemler etkinliğe yaklaşırken “kapsam dışı” ek faturalar olarak geri geliyor ve o noktada pazarlık gücünüz kalmamış oluyor.
Bazen ekipten geliyor. Proje yöneticisi aynı anda dört işi yürütüyor, saha ekibi etkinlik sabahı ilk kez bir araya gelen günlük personelden oluşuyor, prova yapılmıyor. Bazen ekipmandan geliyor; teklifte yazan marka değil “muadili” geliyor ve LED ekranın kalitesi ancak sahnede fark ediliyor. Bazen de zamandan; iki gün sürmesi gereken kurulum tek bir geceye sıkıştırılıyor.
Ve bazen fark gerçekten zarardan geliyor, şirket işi almak için maliyetinin altında teklif vermiş oluyor. Bu en masum görüneni ama sizin için en riskli olanı, çünkü düşük teklifle alınan iş ajansı içeriden zorluyor ve o zorluğun bedelini önce tedarikçi, sonra etkinliğin kendisi ödüyor. Düşük teklifi veren şirkete “bu rakam neyi kapsamıyor, aradaki fark nereden çıkıyor” diye açıkça sormak ayıp değil; işini bilen bir şirket bu soruya rahatça cevap verebiliyor.
Referans kimin işini anlatıyor ve sahada kim olacak?
Referans listesi şirketin daha önce kimlerle çalıştığını gösteriyor, ama tek başına neyi ne kadar iyi yaptığını göstermiyor. Logo duvarındaki büyük bir markanın adı o markanın küçük bir toplantısını, büyük bir etkinliğin yalnızca teknik kısmını ya da ana yüklenicinin alt yüklenicisi olarak yapılmış bir işi anlatıyor olabilir.
Ben referansı okurken üç şeye bakıyorum: işin ölçeğine, şirketin o işteki rolüne ve o işi yapan ekibin hâlâ şirkette olup olmadığına. Beş yüz kişilik bir kongreyi baştan sona yöneten şirketle aynı kongrede yalnızca transferi yapan şirket aynı logoyu gösterebiliyor. Mümkünse referans gösterilen kurumdaki biriyle konuşmak, sunum dosyasındaki bütün fotoğraflardan daha çok şey anlatıyor. “En çok nerede zorlandınız, sorun çıktığında nasıl davrandılar” sorusunun cevabı şirketin iyi günlerini değil zor günlerini gösteriyor. Etkinlik videoları güzel ama operasyonu göstermiyor; kayıt masasındaki kuyruğu, geciken transferi, son dakika değişen konuşmacıyı hiçbir tanıtım videosunda görmezsiniz.
Ekip meselesi referansla doğrudan bağlantılı. Sunumu çoğu zaman şirketin kurucusu ya da satıştan sorumlu kişi yapıyor; etkinliği ise bir proje yöneticisi ve onun saha ekibi yürütüyor. Seçim yapmadan önce o proje yöneticisiyle tanışmak, aynı dönemde kaç iş yürüteceğini, kurulum gecesi ve etkinlik günü sahada kimin olacağını sormak bence en ihmal edilen adım. Türkiye’de ajansların proje ekiplerinin önemli bir kısmı işe göre kurulan, sözleşmeli ve günlük ekipler; bu tek başına sorun değil, sektörün doğası böyle. Ama çekirdek ekibin kim olduğunu ve geçici ekibe kimin, nasıl brifing vereceğini bilmek, etkinlik günü karşınıza kimin çıkacağını önceden bilmek anlamına geliyor.
Sözleşmede iptal, değişiklik ve sigorta: en az okunan sayfalar
Organizasyon sözleşmesi, teklifte konuşulan her şeyin, bir şey ters gittiğinde ne olacağıyla birlikte yazıldığı belge. Teklif her şeyin yolunda gittiği senaryoyu anlatıyor; sözleşmenin asıl işi ise yolunda gitmeyen senaryoyu baştan konuşmak.
İptal maddesi bunların başında geliyor. Etkinliğe ne kadar süre kala iptal edilirse ne kadarının ödeneceği tarihe bağlı kademelerle yazılıyor ve bu kademelerin büyük kısmı aslında ajansın değil tedarikçilerin koşulları. Otel, mekân ve sanatçı kendi iptal şartlarını ajansa uyguluyor, ajans da bunları size yansıtıyor. Bu yüzden imzadan önce tedarikçi şartlarının sözleşmeye nasıl yansıdığını görmek istemek yerinde bir talep. Mücbir sebebin neyi kapsadığı ve ertelemenin iptal sayılıp sayılmayacağı da aynı sayfada açıkça yazıldığında, kötü bir günde kimse sözleşmeyi yeniden yorumlamaya kalkmıyor.
Değişiklik maddesi bence en çok tartışma çıkaran yer. Etkinlik yaklaştıkça gelen her ek talebin yazılı olarak ve fiyatıyla birlikte onaylanmadan yapılmayacağını söyleyen tek bir cümle iki tarafı da koruyor; ajans “olur” deyip sonradan faturaya ekleyemiyor, müşteri de etkinlikten sonra “bunu dahil sanıyorduk” diyemiyor.
Sigorta ise çoğu zaman hiç konuşulmuyor. Üçüncü şahıslara karşı sorumluluk sigortasını kimin yaptıracağı, kiralanan ekipmanın hasarından kimin sorumlu olacağı, etkinliğin iptali için ayrı bir sigorta yapılıp yapılmayacağı sözleşmede yazmıyorsa, bir sorun çıktığında herkes sorumluluğun karşı tarafta olduğunu düşünüyor. Konaklama ve ulaşımı da kapsayan işlerde şirketin bunları satmaya yetkili olup olmadığını, gerekiyorsa seyahat acentesi belgesine sahip olup olmadığını sormak da bu sayfanın işi.
Ödeme vadesi de sözleşmenin parçası ve burada müşteriye düşen bir pay var. Ajansın etkinlikten aylar sonra ödeme beklemesi, bir sonraki işinizde tedarikçisini zor bulması demek. Makul bir avans ve etkinlikten kısa süre sonra kapanan bir ödeme takvimi, ajanstan çok sizin etkinliğinizi koruyor.
Sonuçta
Organizasyon şirketi seçmek bir hizmet satın almaktan çok bir sorumluluğu devretmek. O sorumluluğun kime ve hangi şartlarla geçtiğini anlatan şey de sunum dosyası değil; kalemleri açık bir teklif, tanıştığınız bir proje yöneticisi ve kötü günü önceden düşünmüş bir sözleşme.
Masanın iki tarafında da oturmuş biri olarak eklemem gereken bir şey daha var: iyi müşteri de iyi ajans kadar nadir. Bütçe aralığını söyleyen, karar vericisini tanıtan, değişikliği yazılı isteyen ve ödemesini zamanında yapan kurum, kiminle çalışırsa çalışsın daha iyi bir etkinlik çıkarıyor. Seçimin yarısı karşı tarafı seçmekse, öbür yarısı o ilişkiye nasıl girdiğiniz.
Bu teklifte yazmayan ama etkinlik günü mutlaka karşımıza çıkacak kalem hangisi ve onu kim ödeyecek?
