İçindekiler
Bu sektörde çalışan herkesin telefonunda, bir yaz akşamı gelmiş bir “festival iptal” mesajı vardır. Benimkinde birkaç tane var.
Bazısı hava yüzünden iptal edildi; fırtına uyarısı, sel, aşırı sıcak. Bazısında ana sponsor son ödemeyi yapmadan çekildi, bazısında sanatçının uçağı kalkmadı, bazısında organizatörün parası bitti. Sebepler farklı ama perşembe akşamı alanda yaşanan şey hep aynı.
İptal kararının doğruluğu benim konum değil; benim konum, iptalin faturası. Bu işi yapan biri olarak iptali bir risk diye görüyorum; yağmur gibi, sanatçı hastalığı gibi, geç gelen sponsor ödemesi gibi, önceden hesaba katılması gereken bir risk. Sahada gördüğüm şey, iptal kararının uzun uzun konuşulup iptalin faturasının hiç konuşulmaması. Festival iptal edildiğinde kimin ne kaybettiği haberin ikinci paragrafında bile yok.
Oysa fatura büyük ve çoğu kişiye ayrı ayrı kesiliyor. Ve bence bu sektörün iptale ne kadar hazırlıksız olduğu, o faturanın kesilmeye başladığı ana, festivalden iki gün önceki perşembe akşamına bakınca anlaşılıyor.
Perşembe akşamı, sahne kurulmuşken
Festival cumartesi. Perşembe akşamı alan hazır sayılır: Ana sahne kurulmuş, ses kuleleri asılmış, ışık tamam, jeneratörler yerleştirilmiş, kırk küsur stant çadırı açılmış, tuvalet kabinleri gelmiş, yemek kamyonları yerini almış. Ana sanatçının teknik ekibi tırla yolda, bir kısmı otele girmiş. Gönüllüler akşam brifingini bitirmiş, tişörtlerini almış. Günlük çalışacak hostesler ve saha ekibi yarın sabah sekizde alanda olacak diye mesaj almış. Şehirdeki oteller dolu, merkezdeki restoranlar hafta sonu için ekstra personel çağırmış, market mal doldurmuş.
Saat yedi kırkta telefon çalıyor. Fırtına uyarısı mı, sponsorun son ödemesinin gelmemesi mi, sanatçının gelememesi mi, hangisi olduğu bu noktada önemli değil. Festival yok.
Sonraki on iki saat, benim bu işte en çok şey öğrendiğim saatlerdir. Ses firmasının sahibi “ekipmanı ne zaman sökeyim, sökümü kim ödeyecek” diye soruyor; cevap yok. Sanatçının menajeri kaşenin kalanını soruyor; cevap yok. Yemek kamyonundaki adam iki gün önce aldığı etle ne yapacağını soruyor. Gönüllülerin mesaj grubu önce sessiz, sonra kızgın. Hostes ajansı “yarın iş var mı” diye yazıyor; cevap, bir saat sonra, “yok”. Bilet alanlar sosyal medyada organizatörü etiketliyor; organizatör o gece hiçbir şey yazmıyor, çünkü ne yazacağını bilmiyor.
Burada fark ettiğim şey şu: Alanda kimse kuralın ne olduğunu bilmiyor, çünkü kural yok. İptal bu kadar sık yaşanan bir şey olmasına rağmen çoğu festivalin planında bir satır olarak bile yer almıyor.
Fatura kime kesiliyor
Haberde ilk akla gelen bilet alan insan. “Biletler iade edilecek” cümlesi haberin sonunda yer alıyor ve mesele kapanmış sayılıyor. Bilet alan parasını genellikle geri alıyor; bazen geç, bazen komisyon kesilerek, ama alıyor. Ama ödediği tek şey bilet değildi. Başka şehirden gelecekse otobüs ya da uçak bileti almıştı, onu kimse iade etmiyor. Otel ayırtmıştı, o da ya gitti ya yarısı gitti. İşten izin almıştı, o gün artık boş. Ve bir dahaki sefere festival bileti alırken “ya iptal olursa” diye düşünüyor; bu düşünce bir sonraki festivalin erken satışını vuruyor.
Asıl büyük zararı gören taraf, haberlerde hiç görünmeyen taraf: tedarikçiler. Sahne, ses, ışık, jeneratör, çadır, kabin; hepsi alanda. Söküm maliyeti, nakliye, o günler için bloke edilmiş ve başka bir işe verilememiş ekipman ve ekip. Sanatçı ekipleri aynı durumda; teknik ekip yola çıkmış, otel tutulmuş, prova yapılmış, kaşenin bir kısmı ödenmiş, kalanı havada. Stant açan küçük işletmeler; yemek kamyonu, el sanatları, yerel üretici. Stant kirasını ödemişler, mal almışlar, personel tutmuşlar; festival olmadı, mal elde kaldı.
Bir de haberde adı hiç geçmeyen iki grup var. Günlük çalışan saha ekibi, hostes, güvenlik, temizlik; o gün için başka bir işi geri çevirmiş, iptalle birlikte günlüğü de gitmiş. Ve gönüllüler; bir yıl beklemiş, arkadaşını davet etmiş, iki hafta eğitim almış genç. Ona kimse para ödemiyor ama o festivalin bir daha gönüllü bulması zorlaşıyor.
Şehir de kaybediyor. Otel rezervasyonları düşüyor, çağrılan personel boşta kalıyor, esnafın doldurduğu mal elde kalıyor. Küçük bir şehir için bu, yılın en iyi hafta sonunun yok olması demek. Daha kalıcısı, “orada festival iptal olmuştu” cümlesinin bir süre şehrin adıyla birlikte anılması ve bir sonraki yılın bilet satışına yansıması.
Ve organizatör. Harcamaların büyük bölümü festivalden önce yapılıyor, gelirin büyük bölümü festival sırasında ve sonrasında geliyor; iptal tam ortada, para çıkmış ve girmemişken geliyor. Türkiye’de festival organizatörlerinin çoğu küçük ve orta ölçekli şirket; bir iptal, bir yıllık cironun kaybı değil, birkaç yıllık borç. Bazıları iptalden sonra bir daha etkinlik yapamıyor.
İptalin faturası tek bir kalem değil; o hafta sonuna aylar önce para ve emek yatırmış otuz kırk firmaya ve yüzlerce insana ayrı ayrı kesiliyor ve bu insanların çoğu haberde yok.
Sözleşmede “iptal halinde” maddesi var mı?
Türkiye’de çoğu etkinlik sözleşmesinde böyle bir madde yok; olanların çoğunda da iptal halinde kimin ne ödeyeceği belirsiz. Organizatör “mücbir sebep” diyor, tedarikçi “ben ekipmanı kurdum” diyor, ödeme yıllarca sürünüyor ve iki taraf bir daha birlikte çalışmıyor.
Oysa iyi yazılmış bir iptal maddesi iki tarafı da koruyor. Festivale otuz gün kala iptalde ne ödenir, yedi gün kala ne ödenir, kurulum yapıldıktan sonra ne ödenir; sökümü kim karşılar, ekipman kaç gün bloke sayılır, avans hangi durumda iade edilir. Bunlar sözleşmede yazdığında perşembe akşamı kimse “ne olacak” diye sormuyor, çünkü cevap kâğıtta.
Bence burada asıl mesele maddenin varlığından çok riskin paylaşılması. Her yıl aynı festivalde çalışan ses firması, bir sonraki tarihe bağlılık karşılığında daha düşük bir iptal bedelini kabul edebiliyor; organizatör de karşılığında kurulum avansını daha erken ödüyor. Sanatçı sözleşmesinde de aynı mantık işliyor: Kaşenin ne kadarının hangi aşamada ödeneceği ve iptalde ne kadarının kalacağı baştan konuşulduğunda menajerle o gece kavga etmek gerekmiyor. Riski yalnızca organizatörün taşıdığı bir festivalde iptal herkesin canını yakıyor; riskin tedarikçi, sanatçı ve organizatör arasında bilinçli olarak paylaşıldığı bir festivalde ise iptal, acı ama yönetilebilir bir güne dönüşüyor.
Sigorta, yedek tarih ve plan B
İptal sigortası tam da bunun için var. Ama bizde festival sigortası hem pahalı hem kapsamı dar; hava koşullarını belirli sınırlarla kapsıyor, birçok iptal sebebini kapsamıyor ve organizatörlerin çoğu ya sigorta yaptırmıyor ya da yaptırdığı poliçe iptal gününde ödeme yapmıyor. Sigorta yaptırmayı yine de öneririm, ama sigortanın tek plan olmadığını bilerek.
Asıl plan B yedek tarih. Erteleme çoğu zaman iptalden iyi bir seçenek ama hiç denenmiyor, çünkü ikinci tarihi kimse önceden ayarlamamış oluyor. Alan sahibiyle, sanatçılarla ve ana tedarikçilerle “ertelenirse aynı şartlarla şu hafta sonu” diye baştan anlaşılmış bir festival, perşembe akşamı iptal yerine erteleme ilan edebiliyor; biletler geçerli kalıyor, sahne sökülmüyor ya da kısmen sökülüyor, şehir hafta sonunu tamamen kaybetmiyor. Yedek tarih sanatçı takviminde her zaman tutmuyor; o zaman da ana sahne yerine daha küçük bir programla aynı tarihin kurtarılması ya da şehirdeki spor salonu, kültür merkezi, fuar alanı gibi kapalı bir alternatifin belediyeyle birlikte önceden ayarlanmış olması gerekiyor. Bunların hiçbiri son gün bulunmuyor; hepsi şubat ayında, sözleşmeler yazılırken konuşuluyor.
Bütçe tarafında da bir hazırlık var ve bizde en az yapılanı bu: Bütçenin küçük bir yüzdesini, harcanmayan ve yalnızca iptal ya da erteleme gününde açılan bir iptal rezervi olarak ayırmak. Bir de nakit akışı var; sponsorun son ödemesi gelmeden o paranın çoktan harcanmış olduğu bir festivalde, sponsorun çekilmesi tek başına iptal sebebi oluyor.
İptali duyurmak da bir iş
İptal kararı verildikten sonraki ilk üç saat, festivalin gelecek yılını belirliyor. Perşembe gecesi sessiz kalan organizatör, cuma sabahı sosyal medyada çoktan yargılanmış oluyor.
Bence iptal iletişiminin bir sırası var ve bu sıra önceden yazılmış olmalı. Önce tedarikçiler ve sanatçı ekipleri, çünkü onlar alanda ve karar bekliyorlar; sonra bilet alanlar, aynı gece, iade mekanizmasıyla birlikte; sonra şehirdeki oteller, esnaf ve yerel basın; sonra genel açıklama. Bunu yapanın tek bir sözcü olması, metnin önceden hazırlanmış olması ve duyuruda iade tarihinin yazması, o geceyi çok daha sakin geçiriyor. “Biletler iade edilecek” demek yetmiyor; ne zaman, hangi kanaldan, komisyon kesilmeden mi, yoksa yedek tarihe aktarılabilir mi, bunların hepsi aynı duyuruda olmalı.
İade meselesi küçük görünüyor ama erken satışın bel kemiği. Parasını iki ayda, komisyon kesilerek alan izleyici bir sonraki yıl erken bilet almıyor; parasını üç günde tam alan ya da biletini yedek tarihe küçük bir hediyeyle aktaran izleyici ise festivalin iptal edildiğini değil, iyi yönetildiğini hatırlıyor. Bu fark bir sonraki yılın nakit akışına doğrudan yansıyor.
Masaya erken oturmak
Şimdi bence en önemli bölüme geliyorum, çünkü sahada gördüğüm iptallerin önemli bir kısmı yalnız planlanmış festivallerde oluyor.
Bir festival tek bir şirketin işi değil; alanın güvenliği, trafik, sağlık, acil durum planı, kalabalık yönetimi, hava uyarıları, hepsi şehirdeki birden fazla kurumun masasında. Organizatör bu masaya son hafta bir imza için gittiğinde kurumlar festivali ilk kez o hafta görüyor ve son hafta sürprizleri de burada çıkıyor. Oysa aylar önce, güvenlik planı, kalabalık planı, hava senaryosu ve tahliye planıyla birlikte o masaya oturan, valilik ve kaymakamlık ekipleriyle, emniyet, sağlık ve belediye birimleriyle ortak bir çalışma takvimi kuran, son bir ayda her hafta kısa bir durum toplantısı yapan organizatörün festivali son gün çok daha az sürprizle karşılaşıyor. Kamu tarafını bu işin karşı tarafı gibi değil ortağı gibi görmek gerekiyor ve o ortaklık son hafta bir imzayla değil, aylar önce birlikte yapılan planla kuruluyor. Benim gördüğüm kadarıyla birlikte planlanan festivalde iptal azalıyor, çünkü risk ortaya çıktığında onu masada birlikte çözecek insanlar zaten tanışık oluyor ve erteleme, alan değişikliği, programın küçültülmesi gibi seçenekler iptalden önce konuşulabiliyor.
Aynı şey şehrin kendisi için de geçerli. Belediye, esnaf odası, oteller, yerel basın; festivalin yalnızca bir şirketin değil şehrin işi olduğunu bilen bir şehirde iptal riski ortaya çıktığında masada daha çok insan oluyor ve tek başına kalan organizatörün kolayca verdiği iptal kararı, arkasında şehir olan organizatörde “önce başka ne yapabiliriz” sorusuna dönüşüyor.
Festival iptal edildiğinde bilet alan parasını geri alıyor, geri kalan herkes bir şey kaybediyor. Tedarikçi kurduğu sahneyi, günlük çalışan o günün ücretini, gönüllü bir yılını, şehir hafta sonunu ve adını, organizatör bazen her şeyi. Bu riski sıfıra indirmek mümkün değil; hava var, dünya var, beklenmedik şeyler oluyor. Ama faturayı küçültmek mümkün ve bunun araçları da gizli değil: iptal maddesi yazılmış sözleşmeler, ne kadar dar olursa olsun bir sigorta, baştan anlaşılmış bir yedek tarih, bütçede duran bir iptal rezervi, önceden yazılmış bir iletişim planı, hızlı ve tam bir iade, riski paylaşan tedarikçiler ve aylar önce kurulmuş bir ortak masa. Bunlar varken iptal yine olabilir; ama perşembe akşamı alanda kimse “şimdi ne olacak” diye sormuyor.
Bu festival iptal edilirse kim ne kaybeder ve bu soru sözleşmeler imzalanırken, sigorta konuşulurken, masaya ilk oturulurken soruldu mu?
