İçindekiler
Bir şehir festivalinin arkasında kaç taraf var diye sorsam, çoğu kişi iki tarafı sayar: Festivalin ev sahibi belediye ve işi alan organizatör. Oysa sahada o festivali taşıyan en az beş taraf var. Alanı açan ve şehri sunan belediye, üretimi kuran organizatör, bütçenin önemli bir kısmını getiren sponsor, festivalin geçtiği sokağın esnafı ve sahneye çıkacak isimleri getiren sanatçı ajansı.
Bu beş tarafın birbirini ne zaman gördüğü, bence festivalin nasıl geçeceğini festivalden aylar önce belirliyor.
Sektörde alışık olduğumuz düzen şöyle: Belediye festivale karar veriyor, organizatör işi alıyor, sonra organizatör sponsoru arıyor, ajansı arıyor, esnafı ise çoğu zaman festival haftasında alan düzeni için haberdar ediyor. Herkes bir başkasının tedarikçisi; kimse kimsenin ortağı değil. Bu düzen de festival çıkarıyor, inkâr etmiyorum. Ama ortaklık dediğim şey başka: Beş tarafın festivalin ilk gününden değil, ilk toplantısından itibaren aynı masada oturması.
Bunu söylerken muhatabım esas olarak sektör; çünkü masayı kuran belediye çoğu şehirde hazır ve istekli, o masaya ortak gibi oturmayı öğrenmesi gereken bizim tarafımız.
Kış ortasında bir toplantı odası
İyi işleyen ortaklıkların ilk toplantısına festival afişi daha ortada yokken oturuluyor. Festival yaza, toplantı kışa. Belediyenin kültür biriminin toplantı odasında uzun bir masa var ve masada bu kez yalnızca belediyenin ekibiyle organizatör oturmuyor. Sponsor firmanın marka yöneticisi gelmiş; yanında bu yıl ne yapmak istediklerine dair birkaç sayfa var. Esnaf odasından bir temsilci ve festival sokağındaki iki üç dükkânın sahibi var; odanın aradığı, o sabah dükkânını çırağına bırakıp gelebilenler. Sanatçı ajansının sahibi gelmiş, elinde yazın hangi isimlerin hangi hafta sonu boş olduğunu gösteren bir takvim. Organizatörün proje yöneticisi geçen yılın alan planını duvara asmış.
Toplantı bir sunumla değil, bir soruyla başlıyor: Geçen yıl neyi iyi yaptık, neyi herkes ayrı ayrı yaptı? Esnaf, festival sokağına araç girişinin kapatıldığı saatleri geç öğrendiğini söylüyor. Sponsor, standının alanın en sessiz köşesine düştüğünü. Ajans, ikinci gün sahne saatinin değişmesinin bir sanatçının yol planını bozduğunu. Belediyenin ekibi üç şikâyeti de ilk kez festival bittikten sonra duyduğunu not ediyor ve bu yıl festivale kadar aynı masanın birkaç kez daha kurulmasını öneriyor; herkes kabul ediyor.
Masadan iki şey çıkıyor: Herkesin ne getireceğini ve neyi üstleneceğini yazan tek bir sayfa, bir de festival gününe kadar işleyen ortak bir takvim. Bu iki kâğıt festivalin asıl sözleşmesi oluyor; imzalanan sözleşmeler onların üzerine kuruluyor.
O toplantının bana güzel gelen tarafı şu: Kimse kimsenin tedarikçisi değil. Belediye ev sahibi, diğerleri o evde kendi odasının sorumlusu.
Roller masada paylaşılıyor, sahada değil
Sektörde rol paylaşımı genellikle teklif dosyasında yapılıyor; organizatörün yapacakları ve belediyenin sağlayacakları diye iki sütun halinde. Bu, iki tarafın ilişkisini tanımlıyor ama festivali değil. Çünkü festival günü sahadaki soruların çoğu bu iki tarafın arasında kalmıyor: Sponsor standının elektriğini kim çekecek, sokaktaki esnafın masaları hangi saatte çekilecek, sanatçının aracı hangi kapıdan girecek, yağmur başlarsa sahne saatine kim karar verecek?
Ortaklık masasında roller şuna göre dağılıyor: Her taraf, elinde zaten olanı getiriyor. Belediyenin elinde alan, altyapı, şehrin kendi hizmetleri, mahalleyle ilişkisi, duyuru kanalları ve şehrin yıllık takvimi var; ev sahibi olarak bunları sunuyor ve festivalin şehirle bağını kuruyor. Organizatörün elinde üretim ve operasyon var; sahne, alan planı, güvenlik düzeni, ekip. Sponsorun elinde bütçe var ama ondan daha değerlisi kendi kitlesi ve bir aktivasyon fikri; logo değil, alanda bir deneyim. Esnafın elinde sokak var; festivalin tadı, akşam saatlerinde açık kalan dükkânlar, kapı önüne çıkarılan masa, festival günleri için ayarlanmış fiyat ve menü. Ajansın elinde sanatçılar ve onların gerçek takvimi, teknik istekleri, yol planları var.
Sektörün bu masada en sık yaptığı hata, bence, hazır bir paketle gelmek. Başka bir şehirde işlemiş alan planı, aynı sponsor sunumu, aynı sahne düzeni. Oysa masadaki diğer dört taraf o paketin içinde yok; esnafın sokağı, sponsorun kitlesi, ajansın takvimi ve belediyenin şehri o pakete sonradan eklenmiyor, paket onların üzerine kuruluyor. Ortak gibi oturmak, teklifi masadan önce değil, masada yazmak demek.
Bu dağılımın en önemli kuralı bence şu: Her rolün tek bir adı olmalı. Sponsor adına kararı kim veriyor, esnaf adına kim konuşuyor, ajansın sahadaki yetkilisi kim, belediyenin ekibinden festival günü telsizi kimde? Festival günü telefonda “ben yetkili değilim” cümlesini duymamak için bu adlar kışın masada belirleniyor ve takvimin her satırının yanına yazılıyor.
Festival ortaklığında herkesin masaya getirdiği şey para değil; sahadaki kendi parçası ve o parçanın sorumluluğu.
Ortak bütçe tablosu tek bir sayfa
Bizdeki festival bütçeleri genellikle tek bir tarafın bütçesi: Organizatörün teklifi ya da ev sahibinin ayırdığı kalem. Diğer tarafların katkısı o tabloda görünmüyor. Oysa festivalin gerçek bütçesi beş tarafın katkısının toplamı ve bunun büyük kısmı nakit değil.
Ortaklık masasında bütçe tek bir sayfada tutuluyor ve o sayfada her tarafın hem nakit hem ayni katkısı yan yana yazıyor. Belediyenin sağladığı alan, temizlik, elektrik, güvenlik desteği ve duyuru kanalları bir değer olarak yazılıyor; sponsorun verdiği nakit ve ürün yazılıyor; esnafın üstlendiği kapı önü düzeni, uzatılmış çalışma saatleri ve festival menüsü yazılıyor; ajansın sanatçı ücretlerinde ortaklık için yaptığı düzenleme yazılıyor; organizatörün kendi riskine aldığı üretim kalemi yazılıyor. Gelir tarafında sponsorluk, varsa bilet, stant kiraları, yiyecek içecek alanı; ve her gelir kaleminin kime gittiği.
Bu sayfanın değeri, festival bittiğinde çıkan tartışmayı festival başlamadan bitirmesi. Kimin ne kadar verdiği sorusu, katkıların hepsi aynı sayfada görünür olduğunda sorulmuyor. Ayni katkıyı bir değere çevirmek biraz zahmetli; ama o zahmet, beş tarafın birbirini gerçekten görmesini sağlıyor. Sponsorun standının en sessiz köşeye düşmemesi de aslında bu sayfayla başlıyor: Sponsorun katkısının büyüklüğü masada göründüğünde alan planında yeri de ona göre belirleniyor ve bunu tek bir tarafın değil, beş tarafın birlikte baktığı plan belirliyor.
Sözleşme ve takvim aynı dosyada
Ortaklığın sözleşmesi, sektörde alıştığımız ikili sözleşmelerden farklı duruyor. Belediyeyle organizatör arasında, organizatörle sponsor arasında, ajansla organizatör arasında ikili sözleşmeler yine var ve olmalı. Ama onların üstünde beş tarafın masada üzerinde anlaştığı kısa bir protokol var: Kim ne getiriyor, kim neyi üstleniyor, kararlar nasıl alınıyor, festivalin adı ve markası kime ait, bir taraf çekilirse ne oluyor, festivalden sonra kim neyi raporluyor.
Bence bu anlaşmanın en işlevsel parçası takvim. Festival günü değil, festivale giden yıl. Kışın masanın kurulması, şehrin yıllık takviminde festival tarihinin sabitlenmesi, ajansla sanatçı listesinin kapanması, sponsorun aktivasyon fikrinin alan planına işlenmesi, esnafın festival sokağı için bilgilendirilmesi ve kendi hazırlığına başlaması, izinler, üretim, kurulum, festival ve sonrasındaki rapor toplantısı. Her kilometre taşının yanında bir tarafın adı ve bir tarih.
Sektörde takvim dendiğinde genellikle organizatörün kurulum planı anlaşılıyor; birkaç haftalık bir iş. Ortaklığın takvimi ise bir yıllık ve beş tarafın da üzerinde kendi satırı var. Esnafın festivalden aylar önce, haftasında değil, sokağın hangi saatlerde nasıl olacağını bilmesi bu takvimin sonucu. Ajansın bir sanatçının yol planını güvenle yapabilmesi de öyle.
Risk de paylaşılıyor, yalnızca kazanç değil
Festivalin riskleri belli: Yağmur, sanatçı iptali, beklenenden az ziyaretçi, güvenlik, teknik arıza. Sektörde bu risklerin kime ait olduğu genellikle sözleşmeyi en son imzalayan tarafa bırakılıyor; yani çoğu zaman organizatöre ve organizatör de riski tedarikçilerine dağıtıyor. Ortaklık masasında risk, kışın, kazançla aynı toplantıda konuşuluyor.
Yağmur için belediye ev sahibi olarak kapalı bir alternatif alanı gösterebiliyor ve o alanın hangi koşulda devreye gireceği baştan yazılıyor. Sanatçı iptali ajansın alanı; yedek isim, iptal şartları ve ücret düzeni ajansla konuşulup takvime işleniyor. Üretim riskleri organizatörde kalıyor; sigorta ve teknik yedek onun sorumluluğu. Sponsorun aktivasyon riski kendisinde; stant kurulmazsa ya da ürün gelmezse alan planı buna göre esniyor. Esnafın riski en az konuşulanı: Festival sokağı araca kapatıldığında normal müşterisini kaybeden dükkân için festival menüsü ve uzatılmış saat bir telafi; bunun masada konuşulması esnafın festivale ortak olmasını sağlıyor.
Yağmurdan esnafın kaybettiği müşteriye kadar bu riskler sözleşmede tek bir mücbir sebep maddesine sıkıştırılmıyor; hangi riskin kimde durduğu, anlaşmanın kendi sayfası.
Ölçüm beş tarafın da kendi sorusuna cevap veriyor
Festival bittiğinde hazırlanan rapor, çoğu zaman tek bir tarafın sorusuna cevap veriyor: Kaç kişi geldi. Oysa masadaki beş tarafın beş ayrı sorusu var ve ortaklığı bir sonraki yıla taşıyan şey bu beş sorunun aynı raporda cevaplanması.
Belediye, şehrin festivali nasıl yaşadığını merak ediyor; mahallenin memnuniyetini, şehrin dışından gelenleri, alanın festivalden sonra nasıl bırakıldığını. Sponsor, standına kaç kişinin uğradığını ve aktivasyonun ne kadar konuşulduğunu. Esnaf, festival hafta sonunun sıradan bir hafta sonuyla karşılaştırmasını. Ajans, sanatçıların sahnede ve kuliste nasıl ağırlandığını; çünkü bir sonraki yılın listesi bu deneyime göre oluşuyor. Organizatör, operasyonun nerede tıkandığını.
Raporun tek bir elden derlenmesi ama her tarafın kendi bölümünü kendisinin yazması bence en iyi işleyen biçim; organizatör operasyonu, sponsor aktivasyonu, esnaf odası sokaktaki dükkânların söylediklerini birkaç satırla, ajans sahneyi ve kulisi, belediye şehri yazıyor ve beş bölüm aynı kapağın altında birleşiyor.
Bu rapor, festivalden bir ay sonra aynı masada okunuyor. Ve bence ortaklığın en belirleyici anı tam burada: O toplantıda gelecek yılın tarihi sabitleniyor, sponsor devam kararını orada veriyor, esnaf bir sonraki yıl neyi farklı istediğini orada söylüyor, ajans bir sonraki yaz için ilk isimleri orada konuşuyor. Masayı dağıtmadan gelecek yılın masasını kurmak, festivali bir kerelik bir işten şehrin festivaline çeviren şey.
Festival ortaklığı dediğim şey yeni bir model değil; sektörün zaten yaptığı işi, tedarikçi sırasıyla değil, aynı masada yapması. Belediye ev sahibi olarak masayı kurmaya çoğu şehirde hazır; bizim tarafımızın yapması gereken, o masaya teklif dosyasıyla değil, kendi parçasının sorumluluğuyla oturmak ve festival bittikten bir ay sonra aynı masaya geri dönmek.
Bu festivalin ilk toplantısında masada kaç sandalye vardı ve festivalden bir ay sonraki toplantıda kaçı doluydu?
Bir ay sonraki toplantıya sponsor ya da esnaf gelmediğinde, bir sonraki yılın hazırlığı çoğu zaman yine belediyeyle organizatörün iki kişilik masasına dönüyor.
