İçindekiler
- Önce amaç, sonra format
- Bilgi aktarmak için yapılan etkinlikler
- Tartışma ve karar için yapılan etkinlikler
- Eğitim ve gelişim amaçlı etkinlikler
- Takdir ve kutlama etkinlikleri
- Satış ve tanıtım amaçlı etkinlikler
- İlişki kurmaya yönelik etkinlikler
- Toplumla ilişki kuran etkinlikler
- Sanal ve hibrit format meselesi
Kurumsal etkinlik denince çoğu insanın aklına benzer bir görüntü geliyor.
Bir otel salonu, sıralanmış sandalyeler, sahnede sunum yapan biri, arkada logolu bir pano.
Bu görüntü gerçek. Ama sektörün çok küçük bir kısmını anlatıyor.
Kurumların bir araya gelme sebepleri birbirinden oldukça farklı.
Ve bu sebepler farklılaştığında etkinliğin biçimi de tamamen değişiyor.
Bu yüzden etkinlik türlerini bir liste olarak ezberlemek yerine, hangi ihtiyacın hangi biçimi gerektirdiğini anlamak daha faydalı.
Önce amaç, sonra format
Sahada en sık gördüğüm hata şu: Format önce seçiliyor.
“Bir kongre yapalım.” “Bir gala yapalım.” “Bir çalıştay düzenleyelim.”
Sonra o formatın içi doldurulmaya çalışılıyor.
Oysa doğru sıra tersine işliyor.
Önce şu soru cevaplanıyor: Bu insanların bir araya gelmesinden ne çıkmasını istiyoruz?
Bilgi aktarmak mı istiyoruz? Karar aldırmak mı? İlişki kurdurmak mı? Beceri kazandırmak mı? Bir şeyi kutlamak mı? Bir ürünü tanıtmak mı? Sadakat üretmek mi?
Cevap netleştiğinde format kendiliğinden daralıyor.
Ve yanlış format seçildiğinde ne kadar iyi organizasyon yapılırsa yapılsın sonuç alınamıyor.
Beş yüz kişilik bir salonda gerçek bir tartışma yürütemezsiniz.
Yirmi kişilik bir odada geniş bir kamuoyu görünürlüğü üretemezsiniz.
Bilgi aktarmak için yapılan etkinlikler
Bu grupta konferanslar, seminerler, web seminerleri, bilgilendirme toplantıları ve finansal sonuç toplantıları var.
Ortak özellikleri, akışın büyük ölçüde tek yönlü olması.
Bir taraf anlatıyor, diğer taraf dinliyor.
Bu formatın en büyük riski dikkat süresi.
Uzun süren tek yönlü programlarda katılımcı belirli bir noktadan sonra takip etmiyor. Fiziksel olarak salonda, zihinsel olarak başka yerde oluyor.
Bu yüzden bilgi aktarımı amaçlı etkinliklerde program uzunluğu, ara düzeni ve oturum sürelerinin tasarımı içerikten daha belirleyici olabiliyor.
Hissedar ve yönetim kurulu toplantıları da teknik olarak bu gruba giriyor. Ancak burada protokol, mevzuat ve gizlilik gereklilikleri işin merkezinde.
Tartışma ve karar için yapılan etkinlikler
Yuvarlak masa toplantıları, çalıştaylar, strateji buluşmaları ve odak grup çalışmaları bu grupta.
Bu formatın belirleyici kısıtı katılımcı sayısı.
Gerçek bir tartışmanın yürüyebilmesi için grubun küçük kalması gerekiyor. Genellikle yirmi kişinin altında.
Bu tür etkinliklerde en çok yapılan hata, katılımcı listesini genişletmek.
Davet edilmeyen kişilerin alınganlığı ile toplantının işlevi arasında bir seçim yapmak gerekiyor.
Liste genişledikçe tartışma sunuma dönüşüyor.
Ve o noktada başka bir etkinlik yapmış oluyorsunuz.
Eğitim ve gelişim amaçlı etkinlikler
Şirket içi eğitim kampları, beceri atölyeleri, sertifika programları, ilk yardım eğitimleri ve takım oluşturma çalışmaları burada.
Bu grubun diğerlerinden en önemli farkı, başarının etkinlik günü ölçülememesi.
Bir eğitimin işe yarayıp yaramadığı, katılımcıların birkaç hafta sonra davranışına bakılarak anlaşılıyor.
Takım oluşturma etkinlikleri ise özel bir dikkat istiyor.
Çünkü bu etkinlikler yanlış tasarlandığında tam tersi etki yapabiliyor.
Zorunlu katılım, kişileri zor duruma sokan aktiviteler, fiziksel yeterlilik gerektiren ve herkesin katılamadığı programlar…
Bunlar ekip ruhu üretmiyor.
Rahatsızlık üretiyor.
İyi tasarlanmış bir takım etkinliğinin ölçütü şu bence: Katılmayan kişi kendini dışarıda hissetmiyor, katılan kişi kendini zor durumda hissetmiyor.
Takdir ve kutlama etkinlikleri
Ödül törenleri, çalışan takdir programları, dönüm noktası kutlamaları, yıl sonu partileri, şirket piknikleri ve müşteri takdir etkinlikleri.
Bu grup, çalışan bağlılığı açısından etkisi en yüksek olan gruplardan biri.
Çünkü insanların işyerinde en çok ihtiyaç duyduğu şeylerden biri fark edilmek.
Ancak burada da bir risk var.
Takdir etkinliklerinin adil algılanmaması, hiç yapılmamasından daha zararlı olabiliyor.
Kimin ödül aldığı, kriterlerin ne olduğu, kimlerin davet edildiği ve kimlerin unutulduğu çok dikkatle izleniyor.
Bu tür etkinliklerde şeffaflık, prodüksiyondan daha önemli.
Satış ve tanıtım amaçlı etkinlikler
Ürün lansmanları, ticaret fuarları, bayi toplantıları, showroom açılışları ve müşteri günleri.
Bu grubun en somut ölçülebilir çıktısı olan grup olduğunu söyleyebilirim.
Çünkü sonuç genellikle rakamla görülüyor: Kaç görüşme yapıldı, kaç teklif çıktı, kaç anlaşma imzalandı.
Fuarlar özellikle ilginç. Görünürde bir tanıtım faaliyeti gibi duruyor.
Pratikte ise büyük ölçüde bir randevu organizasyonu.
Fuardan iyi sonuç alan şirketlerin ortak özelliği genellikle şu: Fuara gitmeden önce randevularının önemli bölümünü almış oluyorlar.
Stantta bekleyip kim gelirse gelsin diye düşünenler ise standın maliyetini çıkaramıyor.
İlişki kurmaya yönelik etkinlikler
Ağ kurma buluşmaları, sektör resepsiyonları, özel davetler ve teşvik gezileri.
Bu grubun tasarımı diğerlerinden farklı bir mantıkla çalışıyor.
Burada program, insanların konuşmasını engellememek üzere kurgulanıyor.
Çok dolu bir programın olduğu bir ağ kurma etkinliğinde insanlar birbiriyle konuşamıyor.
Bu yüzden bu tür etkinliklerde boşluk bırakmak, program eklemekten daha değerli.
Teşvik gezileri ise ayrı bir uzmanlık alanı. Genellikle satış performansına bağlı olarak düzenlenen, katılımcının kendini ödüllendirilmiş hissetmesi gereken programlar.
Burada operasyonel kusur tolere edilmiyor.
Çünkü katılımcı orada bulunmayı hak ettiğini düşünüyor.
Toplumla ilişki kuran etkinlikler
Bağış kampanyaları, gönüllülük programları, açık kapı günleri, sağlık ve zindelik etkinlikleri ve topluma açık atölyeler.
Bu grup son yıllarda belirgin biçimde büyüdü.
Açık kapı günleri özellikle ilginç bir format. Kurumun kendi çalışma alanını dışarıya açması, başka hiçbir iletişim çalışmasının kuramayacağı bir güven üretebiliyor.
Fakat bu formatın bir koşulu var: Gösterilecek şeyin gerçekten gösterilebilir olması.
Bu tür etkinliklerde samimiyetsizlik hemen fark ediliyor.
Sanal ve hibrit format meselesi
Pandemi döneminde sanal etkinliklerin fiziksel etkinliklerin yerini alacağı çok konuşuldu.
Bu gerçekleşmedi.
Ama bir şey değişti: Format seçimi artık bilinçli bir karar hâline geldi.
Bugün sahada gördüğüm ayrım şöyle işliyor.
Bilgi aktarımı ağırlıklı programlar çevrimiçi ortamda iyi çalışıyor. Ulaşılabilirliği yüksek, maliyeti düşük, kaydı kalıcı.
İlişki kurmayı, güven inşa etmeyi ve karar aldırmayı hedefleyen programlar ise fiziksel ortamda kalıyor.
Hibrit format ise en zor olanı.
Çünkü iki farklı katılımcı grubunu aynı anda memnun etmesi gerekiyor. Ve genellikle çevrimiçi katılımcı ikinci sınıf konuma düşüyor.
Hibrit yapılacaksa, çevrimiçi tarafın ayrı bir sorumlusu ve ayrı bir akışı olması gerekiyor.
Kurumsal etkinlik türlerini bilmek faydalı.
Ama asıl fayda, listeyi ezberlemekte değil.
Elinizdeki ihtiyacı doğru tarif edebilmekte.
Çünkü bir etkinlik yanlış formatta kurgulandığında, ne kadar iyi organize edilirse edilsin amacına ulaşmıyor.
Etkinliğin türünü seçen şey bütçe değil, cevaplanması gereken sorudur.
O soru netse, geri kalan her karar kolaylaşıyor.
Net değilse, en iyi salonda bile yalnızca iyi geçmiş bir gün kalıyor geriye.
