İçindekiler
- Çalıştay ne demek, workshop ne demek? Aynı kelimenin bizde iki ayrı hayatı var
- Çalıştay ile sempozyum farkı: sözü kim tutuyor?
- Çalıştay nasıl yapılır? İş salona girmeden önce sorulan soruyla başlıyor
- Kimi çağırmalı? Masa küçük kaldıkça tartışma yaşıyor
- Masa moderatörü ve raportör: çalıştayın görünmeyen iki işi
- Zaman akışı: açılış oturumu ile masa saatleri arasındaki denge
- Sonuç bildirgesi kime gidecek?
- Workshop nasıl yapılır? Şirket atölyesinde ölçü başka
- Sonuçta
- İlgili Yazılar
Sabah dokuz buçuk, bir otelin büyük salonu. On iki yuvarlak masa kurulmuş; her masanın ortasında bir numara, bir kalem kutusu, bir deste yapışkanlı not kâğıdı ve rulo hâlinde bekleyen büyük beyaz kâğıtlar var. Duvar dibine ayaklı yazı tahtaları dizilmiş. Kayıt masasındaki görevli yaka kartlarının köşesine masa numaralarını yazmış, gelen herkes nereye oturacağını kapıda öğreniyor. Salonun önünde bir kürsü duruyor ama sahne yok, sıra sıra dizilmiş sandalye de yok.
Bu salonda birazdan bir çalıştay başlayacak, programın kapağında belki İngilizce adıyla workshop yazıyor. Salonun kurulumu bu toplantının ne olduğunu aslında baştan söylüyor: Burada kimse sahneye bakmayacak, katılımcılar birbirine bakacak; bir soru masalarda konuşulacak ve günün sonunda yazıya dökülecek. Workshop kelimesinin atölye demesi de boşuna değil, atölyede iş dinlenmiyor, yapılıyor.
Ama kelimeler aynı şeyi anlatsa da sahada çalıştay ile workshop birbirinden epey farklı iki alışkanlığa dönüşmüş durumda. Hangisinin kurulduğunu baştan bilmek, o sabah masalara oturan insanların akşam salondan neyle çıkacağını da belirliyor.
Çalıştay ne demek, workshop ne demek? Aynı kelimenin bizde iki ayrı hayatı var
Çalıştay, belirli bir konu ya da sorun üzerine o alanda bilgisi ve sözü olan insanların küçük gruplar hâlinde çalışıp ortak bir sonuç ürettiği toplantı. Kelime workshop’un Türkçe karşılığı olarak kullanılıyor; çalışmak kökünden gelen, kulağa biraz kurultayı hatırlatan bir kelime. Sözlükte ikisi aynı şey. Sahada ise iki ayrı gelenek var ve hangisinden söz edildiği çoğu zaman davetiyenin dilinden anlaşılıyor.
Birinci gelenek kurumların çalıştayı. Bir kalkınma ajansı bölgenin turizm stratejisini, bir üniversite bir bölümün müfredatını, bir meslek odası sektörün gündemini, bir belediye kent merkezinin geleceğini konuşmak için çalıştay düzenliyor. Davet listesi geniş; kamu kurumlarından, üniversiteden, özel sektörden ve sivil toplumdan temsilciler geliyor. Sabah bir açılış oturumu yapılıyor, ardından katılımcılar konu başlıklarına göre masalara dağılıyor, her masa kendi başlığını tartışıyor, öğleden sonra masalar vardıkları yeri genel oturumda sunuyor ve bütün bunlardan bir sonuç bildirgesi çıkıyor. Bu çalıştayın asıl ürünü bir metin.
İkinci gelenek şirketlerin ve eğitimcilerin workshop’u. Burada kelime daha çok uygulamalı atölye anlamında kullanılıyor. Bir satış ekibinin müşteri itirazlarını canlandırarak çalıştığı yarım gün ya da bir eğitmenin yirmi kişiye bir beceriyi yaptırarak öğrettiği program gibi. Sonuç bildirgesi yok; çıktı ya katılımcının elinde kalan bir beceri ya da masada ortaya çıkan somut bir taslak. Grup küçük, dil gündelik, protokol yok denecek kadar az.
İki geleneğin de iyi örneklerini gördüm. Karışıklık, birinin beklentisiyle diğerinin kurulduğu durumlarda başlıyor. Katılımcı kurumsal bir çalıştaya atölye heyecanıyla gelip dört saat konuşma dinlediğinde ya da bir şirket ekibi workshop diye çağrıldığı salonda bildirge yazmaya oturtulduğunda, toplantının adı ile içi birbirini tutmamış oluyor.
Çalıştay ile sempozyum farkı: sözü kim tutuyor?
Çalıştay ile sempozyum arasındaki fark konuşmanın yönünde. Sempozyumda bir konunun uzmanları sırayla sunum yapıyor, salon dinliyor, sonunda birkaç soru alınıyor. Çalıştayda ise salonun kendisi çalışıyor; uzmanlar varsa bile çoğu zaman masalara dağılmış, katılımcılarla aynı kâğıdın başında oturuyor. Sempozyumun ürünü sunulan bildiriler, çalıştayın ürünü masalardan çıkan ortak metin.
Kongreyle farkı da buradan çıkıyor; kongre bir mesleğin paralel salonlarda bildiri sunduğu büyük buluşması, çalıştay ise belirli bir soruya cevap aramak için seçilmiş bir grubun bir iki günlük çalışması. Kongre, konferans, sempozyum, seminer, panel ve forum gibi akrabalarıyla yan yana konduğunda çalıştay, sözün en çok salonda kaldığı tür olarak ayrılıyor.
Sahada sık gördüğüm bir kayma, çalıştay adıyla duyurulan toplantının yavaş yavaş sempozyuma dönüşmesi. Açılışta konuşmalar, ardından üç dört uzman sunumu, öğleden sonra kısa bir masa çalışması. Kâğıtta çalıştay yazıyor ama katılımcı günün büyük bölümünü dinleyerek geçirmiş oluyor. Bence bunun sebebi alışkanlık; bildiğimiz toplantı kalıbı sunum kalıbı ve masa çalışması onun sonuna eklenen bir bölüm gibi düşünülüyor.
Çalıştay nasıl yapılır? İş salona girmeden önce sorulan soruyla başlıyor
Çalıştay yapmanın ilk adımı, o gün masalarda cevabı aranacak sorunun yazıya geçirilmesi. Konu değil, soru. “Bölgede turizm” bir konu; “önümüzdeki üç yılda bölgeye gelen ziyaretçinin ikinci geceyi de burada geçirmesi için hangi işleri birlikte yapabiliriz” bir soru. Konuyla toplanan çalıştayda masalar herkesin zaten bildiği sorunları yeniden sıralıyor. Soruyla toplanan çalıştayda ise masa bir yere varmak zorunda kalıyor.
Düzenleyen ekibin ilk toplantısında cevaplanması gereken iki şey olduğunu düşünüyorum: Bu çalıştaydan hangi kâğıt çıkacak ve o kâğıdı kim okuyacak? Bir eylem planı mı, bir politika önerisi mi, bir müfredat taslağı mı, bir projenin öncelik listesi mi? Okuyacak olan kurumun yönetimi mi, bir proje ekibi mi, yoksa katılımcıların kendisi mi? Bu iki cevap netleşince masa başlıklarını belirlemek de kolaylaşıyor; her masaya ana sorunun bir parçası düşüyor ve masalar aynı şeyi beş ayrı köşede konuşmuyor.
Soruyu davet metnine yazmak da bu hazırlığın parçası. Katılımcının gelmeden önce neyin konuşulacağını bilmesi masaya hazır gelmesini sağlıyor. Davetiyede yalnızca tarih, yer ve çalıştayın adı varsa insanlar ilk saati neyin içinde olduklarını anlamaya harcıyor.
Kimi çağırmalı? Masa küçük kaldıkça tartışma yaşıyor
Katılımcı listesi bence çalıştayın en zor kısmı, çünkü burada teknik bir karar ile ilişki hesapları iç içe geçiyor. Tartışma ve karar için yapılan toplantılarda grubun küçük kalması gerekiyor; liste genişledikçe tartışma sunuma dönüşüyor. Kurum çalıştaylarında yüz kişiyi aşan davet listeleri sık görülüyor ve bu durumda grubu küçük tutmanın yolu, toplam sayıdan çok masanın büyüklüğünü korumaktan geçiyor.
Yuvarlak bir masada sekiz on kişi rahat konuşabiliyor. On ikiyi geçince masa kendi içinde ikiye ayrılıyor; bir yanda konuşanlar, öbür yanda dinleyenler oluşuyor. Yüz yirmi kişilik bir çalıştayı on iki masaya bölmek bu yüzden mantıklı. Aynı yüz yirmi kişiyi altı masaya yirmişer kişi oturtarak dağıtmak ise kâğıtta çalıştay olan şeyi altı ayrı küçük panele çeviriyor; her masada iki üç kişi konuşuyor, diğerleri sırasını bekliyor.
Listeyi genişleten şey çoğu zaman davet edilmeyenlerin alınganlığı. “Onu çağırmazsak ayıp olur” duygusu bizde çok güçlü ve bunu yok saymak da doğru değil. Benim gördüğüm iyi çözüm, en baştan iki ayrı liste yapmak: masada çalışacaklar ve açılışta ya da sonuç oturumunda bulunacaklar. Herkes davet ediliyor ama herkes masaya oturmuyor; masaya oturanlar da o soruya gerçekten katkı verebilecek insanlar oluyor.
Masaları dağıtmak ayrı bir iş. Aynı kurumdan gelen beş kişi aynı masaya oturduğunda o masa kurumun iç toplantısına dönüşüyor. Turizm üzerine bir çalıştayda her masada kamudan, üniversiteden, bir otelden, bir acenteden ve sahada rehberlik yapan birinden en az birer kişinin olması, masanın gerçekten farklı açılardan konuşmasını sağlıyor. Bunu kapıda değil bir gün önceden, yaka kartlarına masa numarasını yazarak çözmek gerekiyor; serbest düzende herkes tanıdığının yanına oturuyor.
Masa moderatörü ve raportör: çalıştayın görünmeyen iki işi
Masa moderatörü masadaki konuşmayı yöneten, sözü dağıtan ve tartışmayı sorudan uzaklaştırmayan kişi. Raportör ise masada konuşulanı yazan, sonunda masanın görüşünü genel oturuma taşıyacak metni hazırlayan kişi. Bu iki işin aynı insana verilmesi bizde çok yaygın ve bence çalıştayların zayıf kaldığı yerlerden biri. Konuşmayı yöneten kişi aynı anda doğru not alamıyor, not alan kişi de sözü dağıtamıyor.
İyi bir masa moderatörünün konunun en büyük uzmanı olması gerekmiyor, hatta bazen olmaması daha iyi. Uzman moderatör kendi görüşünü anlatmaya başladığında masanın geri kalanı susuyor. Masanın en sessiz katılımcısına söz verebilen, uzayan bir konuşmayı kırmadan kesebilen, saate bakan ve son yarım saatte masayı bir sonuca doğru zorlayan biri çok daha işe yarıyor. Bu insanlarla bir gün önce soruyu ve zamanlamayı birlikte konuşmak, ertesi gün on iki masanın aynı yöntemle çalışmasını sağlıyor.
Raportörlük için genç birini seçmek sık yapılan bir tercih ve bence de iyi bir tercih; üniversiteden ya da kurumun kendi ekibinden, yazmayı seven ve dinlediğini toparlamayı bilen biri. Yeter ki önüne boş bir defter değil, bir şablon konsun. Masanın sorusu, öne çıkan birkaç öneri, her önerinin kimin işi olduğu ve üzerinde uzlaşılamayan noktalar. Bu dört başlıkla tutulan notlar, akşam on iki masanın raporunu birleştirmeyi saatler süren bir işten çok daha kısa bir işe çeviriyor. Uzlaşılamayan noktaları yazmak da önemli; ayrışmanın nerede olduğunu görmek de çalıştayın işi.
Zaman akışı: açılış oturumu ile masa saatleri arasındaki denge
Çalıştaylarda en sık gördüğüm sorun zamanın dağılımı. Program dokuz buçukta başlıyor; açılış konuşmaları, kurumların tanıtım sunumları ve bir iki çağrılı konuşma derken öğle oluyor. Öğleden sonra masalara bir buçuk saat kalıyor, ardından masalar vardıkları yeri sunuyor ve gün bitiyor.
Bunu konuşmacıların ya da açılış oturumunun meselesi olarak görmüyorum. Kurum çalıştaylarında açılışın bir anlamı var; çalıştaya ağırlık katıyor, sonuçların dikkate alınacağını gösteriyor, katılımcıya bu işin sahipli olduğunu söylüyor. Mesele, programı kuran ekibin açılışı ve masaları aynı sabaha sığdırmaya çalışması. Yani bir tasarım meselesi ve çözümü de düzenleyenin elinde.
Bir çalıştay programı yazılırken önce masalara kaç saat ayrılacağı yerleşiyor, açılış ve sunumlar o saatlerin etrafına diziliyor; sıra tersine döndüğünde masalar her zaman kalan zamanla yetinmek zorunda kalıyor.
Bunu sahada kurmanın birkaç yolu var. Bir günlük çalıştaylarda açılış oturumunu kısa tutup çağrılı konuşmaları soruyu çerçeveleyen tek bir konuşmaya indirmek, iki günlük çalıştaylarda açılışı ve çerçeve sunumlarını ilk günün öğleden sonrasına alıp ikinci günü tamamen masalara bırakmak, açılışta bulunan konukların sonuç oturumuna da katılmasını rica edip masaların önerilerini doğrudan onlara sunmak. Sonuncusu bence en etkili olanı, çünkü masada çalışan insan önerisini kimin dinleyeceğini bildiğinde çok daha dikkatli yazıyor.
Masa çalışmasının kendi içinde de bir ritmi var. İlk yarım saat sorunun masadaki insanlar için ne anlama geldiğini konuşmakla geçiyor, ortadaki bölüm önerilerin çıktığı bölüm, son yarım saat ise önceliklendirme. Genel oturumda her masaya beş dakika vermek on iki masa için bir saat demek; bu yüzden raportörün kısa bir özetle yetinip ayrıntıyı yazılı rapora bırakması günün sonunu da ayakta tutuyor.
Sonuç bildirgesi kime gidecek?
Sonuç bildirgesi, çalıştayda masalardan çıkan önerileri tek bir metinde toplayan belge. Kurum çalıştaylarının en görünür ürünü ve bence en çok emek isteyen kısmı, çünkü çalıştay bittiğinde başlıyor ve o saatte herkes yorgun.
Sahada sık karşılaştığım durum, raporun yazılması ama yolunun önceden çizilmemiş olması. Metin hazırlanıyor, birkaç adrese gönderiliyor ve orada kalıyor. Bunu kimsenin ihmali olarak görmüyorum. Raporun kime, hangi biçimde ve ne zaman gideceği çalıştay tasarlanırken düşünülmediğinde, çalıştay bittikten sonra bunu düşünecek birini bulmak zorlaşıyor; ekip bir sonraki işe geçiyor.
Bunun önüne geçmenin yolu raporu çalıştaydan önce tasarlamak. Önerilerin hangi kurumun hangi birimine düştüğünü, raporu okuyacak kişinin ya da kurulun ne uzunlukta bir metne vakit ayırabileceğini baştan bilmek, raportör şablonunu da buna göre kurmayı sağlıyor. Benim gördüğüm, uzun bir raporla birlikte iki sayfalık bir öneriler özetinin hazırlandığı çalıştayların sonuçlarının çok daha fazla okunduğu; karar verecek kişi iki sayfayı okuyor, uzun metin de ayrıntı lazım olduğunda açılıyor.
Katılımcıya geri dönmek de bu işin parçası. Bir gününü veren insana birkaç hafta içinde raporun gönderilmesi ve önerisinin metinde nasıl yer aldığını görmesi, onu bir sonraki çalıştaya da aynı istekle getiriyor. Düzenli çalıştay yapan kurumlarda yeni yılın çalıştayını bir önceki yılın önerileriyle açmak, hangisinin hayata geçtiğini, hangisinin hangi aşamada olduğunu konuşmak, çalıştayı tek seferlik bir toplantı olmaktan çıkarıp bir sürece çeviriyor.
Workshop nasıl yapılır? Şirket atölyesinde ölçü başka
Şirketlerin ve eğitimcilerin workshop’u, katılımcının dinlemekten çok bir şeyi yaparak öğrendiği ya da ürettiği uygulamalı oturum. Burada sonuç bildirgesi, raportör ve protokol yok; ama kurum çalıştayından öğrenilecek çok şey var ve en sık düşülen hata da aynı. Eğitmen ya da kolaylaştırıcı ilk iki saati sunuma ayırıyor, uygulamaya son yarım saat kalıyor ve katılımcı atölyeden çok bir seminerden çıkmış oluyor. İyi bir workshop’ta sürenin büyük kısmı katılımcının elinde.
Grup burada daha da küçük; on beş yirmi kişiyi geçtiğinde kolaylaştırıcı herkesin çalışmasına tek tek bakamıyor. Salon seçimi de buna göre değişiyor. Sabit sıralı, sütunlu bir toplantı salonu workshop için zor bir mekân; masaların taşınabildiği, duvarına kâğıt yapıştırılabilen, gün ışığı alan ve insanların ayağa kalkıp dolaşabileceği bir oda çok daha iyi çalışıyor.
Workshop’un çıktısı da çoğu zaman duvarda duruyor: yapışkanlı kâğıtlar, çizilmiş akışlar, masalarda kurulmuş taslaklar. Bunlar ekip salondan ayrılmadan fotoğraflanıp birinin sorumluluğuyla yazıya geçirilmediğinde, ertesi sabah salonun temizliğiyle birlikte gidiyor. Kurum çalıştayının sonuç bildirgesine ne kadar emek veriliyorsa, şirket workshop’unun duvarına da o kadar dikkat etmek gerekiyor; ikisinde de iş, masada üretilenin salondan sağ çıkmasıyla tamamlanıyor.
Sonuçta
Çalıştay ile workshop aynı fikrin iki biçimi: İnsanları dinlemeye değil birlikte çalışmaya çağırmak. Kurumlar bunu masalara bölünmüş geniş bir katılımla ve bir sonuç bildirgesiyle yapıyor, şirketler ve eğitimciler küçük bir grupla ve somut bir çıktıyla. İkisinde de ölçü aynı yerden alınıyor; katılımcının günün ne kadarını gerçekten çalışarak geçirdiği ve çalıştığı şeyin salondan sonra nereye gittiği.
Sahada gördüğüm iyi çalıştaylar sorusu davetiyede yazan, masası küçük tutulmuş, moderatörü ve raportörü ayrı kişiler olan, raporunun kime gideceği ilk toplantıda konuşulmuş çalıştaylar. Bunların hiçbiri büyük bir bütçe istemiyor, yalnızca düzenleyen ekibin işin sonunu baştan düşünmesini istiyor.
Masalarda bir gün boyunca konuşulanlar bir yıl sonra kimin gündeminde olacak?
