İçindekiler
Pandemi döneminde sektörde çok tekrarlanan bir cümle vardı: “Artık hiçbir etkinlik eskisi gibi olmayacak, her şey hibrit olacak.”
O dönemde ben de buna bir ölçüde inandım. Salonlar kapalıydı, herkes ekrandan toplantı yapıyordu, platformlar her ay yeni özellik duyuruyordu. Fiziksel etkinliğin geri döneceğini biliyorduk ama “yanında çevrimiçi ayağı olmadan dönmeyecek” diye düşünüyorduk.
Birkaç yıl geçti.
Kongre salonları yeniden doldu. Fuarlar fiziksel alana döndü. Konserler zaten hiçbir zaman hibrit olmadı. “Hibrit” kelimesi teklif dosyalarında ve sunumlarda hâlâ geçiyor ama sahada o kadar sık görmüyorum. Çoğu etkinlikte “hibrit” denen şey, salonun köşesine konmuş bir kameradan ibaret.
Peki hibrit etkinlik öldü mü?
Bence hayır. Ama olduğu söylenen şey de olmadı. Hibrit, her etkinliğin yeni biçimi olmadı. Belirli etkinlik türleri için ayrı bir ürün haline geldi; diğerleri için ise masraflı bir alışkanlık olarak kaldı.
Önce şunu ayırmak gerekiyor: Yayın mı, ikinci etkinlik mi?
“Hibrit” kelimesi sektörde birbirinden çok farklı iki şey için kullanılıyor ve bence sorunların büyük kısmı bu karışıklıktan çıkıyor.
Birincisi yayın. Salondaki konuşmayı bir kamerayla çekip internette yayınlamak. Bir kamera, bir yayın hesabı, bir kişi. Ucuz ve kolay. Türkiye’de birçok kurum bunu düzenli yapıyor; toplantılar, sempozyumlar, paneller canlı veriliyor. Bu, şeffaflık ve arşiv açısından değerli; ama bir yayın, hibrit bir etkinlik değil ve ikisini aynı kefeye koymamak gerekiyor.
İkincisi gerçek hibrit. Çevrimiçi katılımcının soru sorabildiği, oturumlara ayrı ayrı girebildiği, salondakilerle etkileşime geçebildiği, kendi moderatörü ve kendi akışı olan bir yapı. Bu bir yayın değil, ikinci bir etkinlik. Ayrı platform, ayrı moderasyon, ayrı program, ayrı teknik ekip, salondaki ile ekrandaki katılımcıyı aynı anda yönetmek.
İkincisi pahalı ve zor. Sahada gördüğüm kadarıyla bütçeye yüzde yirmi ile kırk arasında ek maliyet getiriyor ve organizasyon ekibinin yükünü neredeyse ikiye katlıyor.
Çoğu kurum ikincisini isteyip birincisinin bütçesini ayırıyor. Sonra “hibrit işe yaramadı” diyor. İşe yaramayan hibrit değil; bir kamerayla hibrit yapılacağı düşüncesi.
Hangi etkinlik için gerçekten işe yarıyor?
Pandemiden bu yana gördüğüm etkinliklere baktığımda hibritin gerçekten değer kattığı birkaç tür var ve ortak noktaları açık.
Bilgi aktarımı amaçlı etkinlikler. Eğitimler, teknik sunumlar, sektörel bilgilendirme toplantıları, mevzuat seminerleri. Katılımcı içeriği almak için geliyor; salondaki sosyal ortam ikincil. Çevrimiçi katılım, içeriğin erişimini birkaç kat artırıyor ve maliyeti düşük. Ankara’da yapılan bir mevzuat eğitimine İzmir’den, Diyarbakır’dan, Trabzon’dan katılmak için uçak bileti ve otel gerekmiyor.
Uluslararası katılımlı kongreler. Uçuş, vize ve konaklama maliyeti nedeniyle gelemeyecek katılımcılar için çevrimiçi erişim bir alternatif değil, tek seçenek. Hibrit burada kongrenin erişimini coğrafi olarak genişletiyor.
Çok şehirli kurumsal toplantılar. Birden fazla şehirde ofisi, fabrikası ya da bayisi olan şirketlerin yıllık toplantıları. Herkesi tek şehre taşımak yerine ana salon ve bağlı noktalar modeli hem maliyet hem zaman kazandırıyor. Türkiye’de bayi ağı geniş şirketler bunu pandemiden önce de yapıyordu; pandemi sadece normalleştirdi.
Bu üçünün ortak noktası şu: Etkinliğin değeri içerikte. Salonda bulunmak içeriği değiştirmiyor. İçerik ekrandan da aynı içerik.
Hangi etkinlik için işe yaramıyor?
Değeri içerikte değil, bir arada olmakta olan etkinlikler.
Networking amaçlı etkinlikler. Ekrandan kimseyle tanışılmıyor. Kahve arasında konuşulan şey ekranda olmuyor. Pandemi döneminde denenen “sanal networking odaları” ilk heyecandan sonra boş kaldı; insanlar ekran başında yabancıyla sohbet etmek istemiyor.
Fuarlar. Ürüne dokunmak, stantta durmak, satıcıyla göz göze pazarlık etmek. Sanal fuar denemeleri pandemi döneminde Türkiye’de de yapıldı; büyük bölümü bir daha tekrarlanmadı. Fuarın değeri, orada olmakta.
Kutlama, ödül, motivasyon etkinlikleri. Bunların amacı birlikte bir an yaşamak. Ekrandan izlenen bir ödül töreni, törenin kendisi değil, haberi. Pandemi döneminde yapılan çevrimiçi yıl sonu partilerini hatırlayan var mı? Yapanlar bile hatırlamıyor.
Konserler ve festivaller. Zaten hiçbir zaman hibrit olmadı, olmayacak. Konser yayını ayrı bir ürün; konserin kendisi değil.
Bu etkinliklere hibrit eklemek maliyeti artırıyor ama değeri artırmıyor. Hatta bazen azaltıyor. Salon, kamera ve yayın için düzenlendiğinde salondakilerin deneyimi bozuluyor; konuşmacı kameraya bakıyor, salona değil; program yayın akışına göre kesiliyor, salonun ritmine göre değil.
Değeri bir arada olmakta olan etkinliğe hibrit eklemek, etkinliğe değil sunuma hizmet eder.
Türkiye’de hibrit çoğu zaman “yayın” demek
Türkiye’de birçok organizasyon için “hibrit” kelimesi fiilen canlı yayın anlamına geliyor. Her sempozyum, her panel, her açılış yayınlanıyor. Bu, pandemiden kalan ve kalıcı hale gelen bir alışkanlık; kimse yayınlamamayı düşünmüyor.
Bunun iyi tarafı var: Arşiv oluşuyor, erişim artıyor, katılamayan sonradan izleyebiliyor.
Kötü tarafı da var: Yayın, etkinliğin “hibrit” olduğu yanılgısını yaratıyor. Etkinlik hibrit diye anılıyor; oysa çevrimiçi tarafta çoğu zaman soru soran, katılan, etkileşime giren bir yapı kurulmamış oluyor. Sadece izleyen var, o da çoğu zaman birkaç dakika.
Bence bu karışıklık adlandırmada çözülmeli. Yayın yapılıyorsa “yayınlandı” denmeli; hibrit yapılıyorsa çevrimiçi tarafın ayrı bir sorumlusu, ayrı bir akışı ve ayrı bir ölçümü olmalı. İkisi aynı şey değil ve aynı bütçeyle yapılmıyor.
Hibrit maliyetinin içinde ne var?
“Yüzde yirmi ile kırk arası ek maliyet” dediğimde bazen itiraz geliyor: “Bir kamera ve bir Zoom hesabı o kadar tutmaz.” Haklılar; o kadar tutmuyor. Ama o, yayın. Gerçek hibritin maliyetini kalem kalem yazayım, çünkü bu kalemler teklif aşamasında hiç konuşulmuyor.
Platform. Çevrimiçi katılımcının oturumlar arasında geçebildiği, soru sorabildiği, kaydı sonradan izleyebildiği bir platform. Lisans bedeli katılımcı sayısına göre değişiyor ve uluslararası platformlar dövizle fiyatlıyor.
İkinci reji. Salondaki ekran için kurulan rejiyle yayın için gereken reji aynı değil. Salon rejisi salonu düşünüyor; yayın rejisi ekranı. İki ayrı çıkış, iki ayrı operatör, bazen iki ayrı kamera seti.
Moderatör. Çevrimiçi tarafın soruları toplayan, sahneye ileten, çevrimiçi katılımcıya “sizi duyuyoruz” hissi veren biri. Bu kişi olmadığında çevrimiçi katılımcı birkaç dakika içinde ikinci sınıf olduğunu anlıyor ve sekmeyi kapatıyor.
İnternet. Türkiye’de birçok salonun internet altyapısı bir yayını taşıyamıyor. Otel wifi’si yetmiyor; ayrı bir hat çekilmesi, yedek hat tutulması gerekiyor. Yayın kesildiğinde çevrimiçi taraf tamamen kayboluyor ve kesilmesi çok sık oluyor.
Teknik prova. Salon için yapılan provanın yanında yayın için ayrı prova. Konuşmacıya “kameraya da bakın” demek, sunumların ekran oranını ayarlamak, ses seviyesini hem salon hem yayın için dengelemek.
Bunların hepsi toplandığında ek maliyet, salon etkinliğinin maliyetinin çeyreğini kolayca buluyor. Ve bu maliyetin karşılığında çevrimiçi katılımcı sayısı çoğu zaman salondakinin yarısından az. Katılımcı başına maliyet hesabı yapıldığında hibrit, bazı etkinliklerde salondaki katılımcıdan pahalıya geliyor.
Bu hesabı yapmadan “hibrit olsun” demek, bütçenin çeyreğini kimsenin izlemediği bir yayına harcamak demek olabiliyor.
Hibrit bir bütçe sorusu değil, bir amaç sorusu
Hibrit kararı çoğu zaman şöyle veriliyor: “Bütçe varsa ekleyelim.” Ya da tersine: “Bütçe yok, yayın yapalım, hibrit sayılır.”
Bence doğru sıra bunun tersi. Önce etkinliğin amacı ne? Katılımcı neden geliyor? İçerik için mi, insanlar için mi?
İçerik için geliyorsa hibrit düşünülmeli ve ciddi yapılmalı. İnsanlar için geliyorsa hiç düşünülmemeli; bütçe o parayı salondaki deneyime harcamalı. Bütçe bu kararı değiştirmemeli, sadece nasıl yapılacağını belirlemeli.
Bir de orta yol var ve bence Türkiye’de en çok işe yarayan bu: Etkinliğin tamamını değil, bir bölümünü hibrit yapmak. Açılış konuşması ve ana oturumlar çevrimiçi katılıma açılır; atölyeler, yuvarlak masalar ve networking salonda kalır. Böylece erişim isteyen alır, deneyim isteyen gelir. Çevrimiçi taraf da “yayın” değil, gerçekten katılabildiği birkaç oturumla sınırlı ama gerçek bir hibrit olur.
Hibrit etkinlik ne öldü ne de her şeyi değiştirdi. Belirli bir yere oturdu.
Bilgi aktaran, uluslararası katılımlı ve çok şehirli kurumsal etkinlikler için kalıcı ve değerli bir ürün. Bir arada olmanın kendisi amaç olan etkinlikler için gereksiz bir maliyet. Ve Türkiye’de çoğu zaman “hibrit” denen şey aslında yayın; bunu kabul etmek, hibritin ne zaman gerçekten gerektiğini görmeyi kolaylaştırıyor.
Pandemi döneminin “her şey hibrit olacak” öngörüsü, etkinliklerin neden yapıldığını unutmuş bir öngörüydü. İnsanlar etkinliğe yalnızca içerik almak için gelmiyor; orada olmak için de geliyor. Bu değişmedi ve değişeceğini sanmıyorum.
Bu etkinliğe gelen insanlar içerik için mi geliyor, yoksa birbirleri için mi?
