İçindekiler
- Etkinlik günü alanda kim var?
- Gönüllüyle dönemsel personel aynı şey değil, ama aynı boşlukta duruyor
- Bizde gönüllünün adı başka bir yere ait, dönemsel personelin adı hiç yok
- Etkinliğin görünmeyen deneyimi kapıda başlıyor
- Hazırlık etkinlikten önce başlıyor
- Geçici ekipler şehre de bir şey bırakıyor
- Etkinlik bitince ilişki de bitmeli mi?
- İlgili Yazılar
Bir etkinlik bittiğinde geriye ne kaldığını düşündüğümde aklıma ilk gelen şeyler sahne fotoğrafları, katılımcı sayısı ve basında çıkan haberler olmuyor.
Daha çok insanlar geliyor aklıma. O etkinlikte çalışan, koşturan, kapıda duran, geceyi kurulumda geçiren, soruları cevaplayan insanlar. Onların o günü nasıl hatırladığı, birbirleriyle kurdukları ilişki, eve dönerken etkinlik hakkında ne düşündükleri.
Çünkü etkinlikleri aslında onlar yapıyor.
Bunu söylediğimde bazen şaşırıyorlar. Etkinliğin bir organizatörü, bir ajansı, bir proje yöneticisi var; onlar yapıyor diye düşünülüyor. Doğru, planı onlar yapıyor. Ama etkinlik günü alana baktığınızda gördüğünüz yüzlerce insanın çok küçük bir kısmı kadrolu. Geri kalanı birkaç günlüğüne, bazen bir günlüğüne gelmiş. Etkinlik bitince dağılacak.
Gönüllüler bu insanların bir bölümü. Ama sadece bir bölümü. Yanlarında ajansın bu proje için tuttuğu ekip var, kurulum için gelen günlük saha personeli var, hostes ajansının gönderdiği gençler var, taşeron güvenlik var, zaman zaman üniversiteden çağrılan öğrenciler var, derneğin gençleri var, stajyerler var.
Türkiye’de bu insanların büyük bölümünün ne adı var ne de yeri. Gönüllü diye bir kadro yok. Dönemsel personel diye bir kadro da yok. Herkes “etkinlik için gelenler”.
İkisini bence birlikte düşünmek lazım. Çünkü gönüllüyle dönemsel çalışan aynı şey değil, ama bizde aynı boşlukta duruyorlar. Ve etkinliğin katılımcıya dokunan tarafını ikisi birlikte taşıyor.
Etkinlik günü alanda kim var?
Orta ölçekli bir şehir festivalini düşünelim. Üç gün, birkaç sahne, on binlerce ziyaretçi.
Belediyenin ya da organizatörün çekirdek ekibi üç beş kişi. Bir yıl boyunca bu işi düşünen, planlayan, satın alan insanlar.
Ajansın proje ekibi on on beş kişi. Çoğu bu proje için sözleşme yapmış; etkinlik bitince sözleşme de bitiyor. Bir sonraki projede yeniden aranırlarsa gelecekler.
Kurulum, söküm, taşıma, temizlik için gelen saha personeli belki elli kişi. Günlük yevmiyeyle çalışıyorlar. Çoğunu sabah ilk kez görüyorsunuz.
Hostes ajansının gönderdiği yirmi otuz genç. Günlük ücretle, bazen yol parası bile çıkmayan bir rakamla.
Taşeron güvenlik, ambulans ekibi, sahne teknik ekibi. Hepsi başka bir firmanın insanı, hepsi etkinlik süresince burada.
Üniversiteden çağrılmış yirmi otuz öğrenci. Derneğin gönderdiği gençler. Zorunlu stajını yapan birkaç kişi. Kendi isteğiyle gelen, gerçekten gönüllü olan bir avuç insan.
Üç yüz kişilik bir alanda kadrolu olan beş kişi.
Etkinlik, geçici insanların işi. Bu kötü bir şey değil; etkinliğin doğası böyle. Üç günlük bir iş için üç yüz kişiyi kadroya almak mümkün değil. Kötü olan, bu üç yüz kişinin nasıl geldiğini, ne bildiğini, nasıl ayrıldığını kimsenin düşünmemesi.
Gönüllüyle dönemsel personel aynı şey değil, ama aynı boşlukta duruyor
İkisinin arasındaki fark basit. Gönüllü zamanını kendi isteğiyle veriyor; karşılığında para değil deneyim, öğrenme, bir şeyin parçası olmak bekliyor. Dönemsel personel ücret alıyor; proje bitince ilişki de bitiyor. Biri ücret almadığı için, diğeri yalnızca ücret aldığı için etkinlikle kalıcı bir bağ kuramıyor.
Ortak noktaları ise bizde çok daha belirleyici.
İkisinin de statüsü belirsiz. İkisi de hazırlıksız geliyor. İkisi de etkinlik bitince unutuluyor. İkisi de bir sonraki etkinlikte sıfırdan aranıyor.
En sık rastlanan iki uygulamanın ilki üniversiteden gelen gençler. Bu bizde düzenli bir sistem değil; zaman zaman, kısmen oluyor. Bazen bir öğretim üyesi tanıdık olduğu için öğrencilerini yönlendiriyor, bazen bir öğrenci topluluğuna “festival için yirmi otuz arkadaş lazım” deniyor, bazen turizm bölümü bir uygulama dersi için birkaç öğrencisini gönderiyor. Öğrenci için bu bazen gerçekten gönüllülük, bazen arkadaşı geldiği için orada olmak, bazen uygulama dersinin bir parçası. Etkinlik sabahı geliyor, ne yapacağını bilmiyor, bir yere konuluyor, akşama kadar ayakta duruyor. Yemek bazen var, bazen yok. Etkinlik bitince kimse teşekkür etmiyor.
İkincisi günlük personel. Ajans bir hostes firmasını arıyor, “yarın sabah sekizde yirmi kişi” diyor. Yirmi genç sabah sekizde alanda. Etkinliğin ne olduğunu, kimin için yapıldığını, programın kaçta başladığını bilmiyorlar. Bir tişört veriliyor, bir noktaya konuluyorlar. Ücretleri bazen bir hafta, bazen bir ay sonra ödeniyor. Bir sonraki etkinlikte başka yirmi kişi geliyor.
Gönüllüyle çağrılan arasındaki fark bence şu: Gönüllü neden orada olduğunu biliyor. Çağrılan yalnızca orada olduğunu biliyor. Dönemsel personel için de benzer bir cümle kurulabilir: İyi yönetilen projesel ekip işin ne olduğunu biliyor; günlük toplanan ekip yalnızca kaça çalıştığını biliyor.
Bu, bu insanlara daha az iş vermek gerektiği anlamına gelmiyor. Tam tersine. Görev tanımının, hazırlığın, çalışma koşullarının kadrolu personel kadar ciddiye alınması gerekiyor. Etkinlik için gelmiş olmak, etkinliğin içinde belirsiz bir yerde durmak demek olmamalı.
Bizde çoğu zaman tam olarak bu demek.
Bizde gönüllünün adı başka bir yere ait, dönemsel personelin adı hiç yok
Etkinliklerde bu insanlar için bir kadronun neden oluşmadığını düşündüğümde iki sebep görüyorum. Biri dil, biri alışkanlık.
Türkiye’de gönüllülük dediğimizde aklımıza hayır işi geliyor. Dernek, vakıf, yardım kampanyaları. Gönüllülük ciddi, ağır, biraz da kutsal bir şey bizim için. Bir festivalde yönlendirme yapmak bu resme girmiyor; o ya iş ya da angarya.
Dönemsel personelin ise bir adı bile yok. “Gündelikçi”, “ekstra”, “hostes”, “saha elemanı”. Hepsi işi değil, geçiciliği anlatan kelimeler. Turizmde sezonluk çalışmanın bu kadar normal olduğu bir ülkede, etkinlikte projesel çalışmanın da normal olması şaşırtıcı değil. Ama normal olmasıyla düşünülmüş olması aynı şey değil.
Dünyada etkinlik gönüllülüğü sıradan bir şey. Olimpiyatlarda on binlerce gönüllü çalışıyor; Edinburgh gibi festival şehirlerinde gönüllü olmak yılın belirli dönemlerinde şehir hayatının parçası. Bu ülkelerde organizatörler gönüllü için ayrı bir statü, sigorta ve görev tanımı; dönemsel personel için ayrı sözleşme biçimleri kullanıyor.
Bizde etkinlik gönüllülüğünün sektör içinde yerleşik bir çerçevesi henüz yok; “gönüllü” kelimesini her organizasyon kendi içinde tanımlıyor. Dönemsel personelde de çoğu zaman yazılı bir sözleşme yok; telefonla “yarın sekizde” deniyor.
Bunun sonucu şu: Etkinliklerde ne gönüllü ne dönemsel personel diye bir kadro oluşuyor. Kadro olmayınca bütçe olmuyor. Bütçe olmayınca sorumlu olmuyor. Sorumlu olmayınca program olmuyor.
Ama insan oluyor. Çünkü etkinlik o insanlar olmadan dönmüyor.
Etkinliğin görünmeyen deneyimi kapıda başlıyor
Bir etkinliğin iyi olup olmadığını konuşurken genellikle programı, mekânı, sahneyi konuşuyoruz. Ama ziyaretçinin etkinlikle ilişkisi sahneye bakmadan çok önce başlıyor.
Kapıda nasıl karşılandı? Doğru yere yönlendirildi mi? Bir şey sorduğunda cevap alabildi mi? Beklemediği bir şey olduğunda yanında biri var mıydı?
Kayıt masasında bekleyen, yanlış yönlendirilen, sorduğu soruya “bilmiyorum” cevabı alan katılımcı için etkinlik daha başlamadan biraz eksilmiş oluyor. Sahnedeki program ne kadar iyi olursa olsun, kapıdaki o on dakikayı tamamen silemiyor.
Ve o kapıda duran insanlar, Türkiye’de yukarıda saydığım insanlar. Sabah tanıştığınız hostes, dün gece ilk kez gördüğünüz saha personeli, üniversiteden gelen öğrenci.
Uluslararası bir organizasyonda bu kapının ağırlığı daha da artıyor, çünkü gelen ziyaretçi karşısındaki kişinin tavrını yalnızca etkinlikle değil, şehirle ilişkilendiriyor. “Bu şehrin insanları böyle” diye düşünüyor. O kişinin gönüllü mü, günlük personel mi, görevlendirilmiş öğrenci mi olduğu ziyaretçiyi ilgilendirmiyor. Onun için hepsi etkinliğin yüzü.
Yani geçici ekip, organizatörle katılımcı arasındaki en önemli köprü. Ama bu köprünün iyi çalışması insanların kişisel becerisine bırakılacak bir şey değil. Doğru bilgilendirme, görevine uygun bir hazırlık ve bir şey olduğunda arayabileceği bir sorumlu gerekiyor.
Etkinlik yönetiminde emeğin ve bütçenin büyük kısmı sahneye gidiyor. Kapı en son düşünülüyor. Bence kadrolu ekibin hazırlığına ayrılan zamanın bir bölümünü kapıdaki insanlara ayırmak, prodüksiyona eklenecek bir LED ekrandan daha fazla fark yaratıyor.
Hazırlık etkinlikten önce başlıyor
Bu işin en önemli kısmı bence etkinlik günü değil, insanların nasıl dahil edildiği.
Yalnızca “elli kişi lazım” diye başlayan plan sahada sorun çıkarıyor. Hangi görev hangi beceriyi istiyor, kaç saat sürüyor, yabancı dil gerekiyor mu, ayakta mı oturarak mı, gelen insan ne bekliyor? Uluslararası bir kongrede görev alacak kişiyle açık hava festivalinde görev alacak kişinin hazırlığı aynı değil. Kapıda karşılayanla operasyon merkezinde oturanın işi de aynı değil.
Bu yüzden gönüllü ve dönemsel personel planını etkinliğin genel insan planıyla birlikte düşünmek gerekiyor. Görev tanımı açık mı, çalışma saati makul mü, yemek ve dinlenme var mı, bir sorun olduğunda kime ulaşacak?
Bizde bu planın en zayıf halkası çoğu zaman en basit olanı. Üniversiteden çağrılan öğrenciye ya da günlük gelen ekibe etkinlikten önce ayrılacak yarım saat: nerede duracak, ne yapacak, kime soracak, etkinlik ne, kim için yapılıyor. Etkinlik günü öğrenilen görev, öğrenilirken hata yapılan görevdir. Yemek, ulaşım, vardiya saati ise bir bütçede görünmeyecek kadar küçük kalemler. Ama verilmediğinde o insanın etkinlikle kurduğu ilişkiyi tamamen belirliyor.
Dönemsel personel için bir şey daha var: ödeme günü. Sektörün en eski hastalıklarından biri geç ödeme. Günlük çalışan birinin parasını bir ay sonra almasının, hatta almak için arayıp durmasının ne anlama geldiğini düşünün. O kişi bir sonraki etkinliğe gelirse bile isteksiz geliyor. Zamanında ödeme, dönemsel ekiple kurulabilecek en basit güven ilişkisi.
Bir de kimsenin sormadığı bir soru var.
Etkinlik alanında ücretsiz ya da günlük çalışan biri merdivenden düşse, kabloya takılsa, sahne kurulurken yaralansa ne oluyor?
Çoğu etkinlikte cevap yok. Kadrolu personelin sigortası var. Görevlendirilen memur kendi kurumunun sorumluluğunda. Ama üniversiteden gelen öğrenci, dernekten gelen genç, günlük gelen personel için bir kaza anında kimin sorumlu olduğu çoğu zaman önceden yazılmamış oluyor; bu, organizatör için de risk.
Çözüm pahalı değil. Birkaç günlük ferdi kaza sigortası, kişi başına bir öğle yemeğinden daha az tutuyor. Tek sayfalık bir form kimin ne beklediğini, kimin neyden sorumlu olduğunu netleştiriyor. Dönemsel personel için günlük sigorta girişi zor değil; eksik olan, bu insanları bütçede bir satır olarak görmek.
Bir sınır daha var: Gönüllü, ücretli personelin yerine geçen bir tasarruf kalemi değil. Uzmanlık isteyen, sorumluluk taşıyan işler gönüllüye verilecek işler değil; onlar için projesel de olsa profesyonel insan gerekiyor. Gönüllü etkinliğe bir şey katmak için var, bütçe açığını kapatmak için değil.
Türkiye’de etkinlik insanı eksik değil; o insanı gören yapı eksik.
Geçici ekipler şehre de bir şey bırakıyor
Bu insanları yalnızca etkinlik günleriyle sınırlı düşündüğümüzde asıl değerlerinin önemli bir kısmını kaçırıyoruz.
Büyük bir etkinlik, özellikle gençlerin yaşadıkları şehirle başka türlü bir ilişki kurmasını sağlıyor. Daha önce yalnızca izleyici olarak gittikleri bir organizasyonun arkasını görüyorlar. Bazıları o gün etkinlik, turizm ya da iletişim alanına ilgi duymaya başlıyor. Sektöre giren insanların önemli bir kısmı ilk adımı böyle atıyor: bir festivalde hostes olarak, bir kongrede görevlendirilmiş öğrenci olarak, bir konserde kurulum ekibinde.
Tersi de oluyor.
Turizm ve etkinlik tarafında nitelikli insan bulamadığımızı sık söylüyoruz. Pandemi döneminde dönemsel çalışanların büyük bölümü sektörü terk etti ve geri dönmedi; bugünkü insan sıkıntısının bir kısmı oradan geliyor. Ama bir kısmı da daha eski. Mezunlar sektörde kalmıyor, kalanlar birkaç yıl içinde gidiyor. Bunun ücretle, çalışma saatleriyle, mevsimsellikle ilgili çok sebebi var. Ama sebeplerden birinin o gencin sektörle ilk temasının kötü bir görevlendirme gününde ya da parası geç ödenen bir hostes işinde kurulması olduğunu düşünüyorum. Sabah geldi, akşama kadar ayakta durdu, yemek yemedi, teşekkür duymadı, parasını bir ay sonra aldı. Sektör hakkındaki ilk fikri bu.
Bizde yapılandırılmış program kuran organizasyonlar bu yüzden yol gösterici. Uluslararası spor oyunları, büyük şehir maratonları, son yıllarda birkaç ulusal ölçekli festival ve teknoloji etkinliği. Bunlara on binlerce insan başvuruyor. Seçim yapılıyor, eğitim veriliyor, vardiya planı var, sonunda sertifika ve teşekkür var. Bu örnekler bana şunu söylüyor: Türkiye’de bu işi yapmak isteyen insan var, hem de çok. Fark, organizatörün bu işe program olarak bakıp bakmaması. Büyük organizasyonlar bakıyor çünkü uluslararası standart öyle istiyor. Yerel festival ya da kongre ölçeğinde ise bu henüz bir program olarak kurulmamış; kurulduğunda aynı ilginin oluştuğunu görüyorum.
Geçici ekiplerin şehre bıraktığı şey mesleki deneyimle de sınırlı değil. Bir şehirde yapılan büyük bir organizasyonda şehrin kendi insanının çalışması, etkinliğin şehirle bağını güçlendiriyor. Organizasyon yalnızca dışarıdan gelen profesyonellerin yaptığı bir iş olarak kalmıyor; şehrin işi oluyor.
Bu yüzden bu konuyu destinasyon yönetiminin de bir parçası olarak görüyorum. Bir şehrin büyük organizasyonlara ev sahipliği yapma kapasitesi yalnızca salonlarıyla, oteliyle, havalimanıyla ölçülmüyor. İnsanıyla, organizasyon deneyimiyle, katılım alışkanlığıyla da ölçülüyor. Düzenli etkinlik yapan şehirlerde aynı saha ekipleriyle, aynı gönüllülerle, aynı projesel ekiple çalışabilmek, bir sonraki organizasyon için mekânı ve işleyişi bilen hazır bir grup demek. Her etkinlikte sıfırdan insan aramak yerine, geçen yıl iyi çalışmış insanları yeniden aramak mümkün hale geliyor.
Etkinlik bitince ilişki de bitmeli mi?
Gönüllü programlarının ve dönemsel ekiplerin çoğu etkinlik takvimine göre kuruluyor. İnsanlar bulunuyor, kısa bir hazırlık yapılıyor, görevler dağıtılıyor, etkinlik bitince herkes dağılıyor.
Operasyon açısından anlaşılır. Ama bu insanların yaşadığı deneyimi anlamak için yeterli değil.
Etkinlikten sonra onlara ne yaşadıklarını sormak, nerede zorlandıklarını öğrenmek, neyin iyi gittiğini not etmek bir sonraki etkinlik için en değerli bilgi. Bunun yanında emeklerini görünür kılmak, gönüllüye bir katılım belgesi vermek, dönemsel personele parasını zamanında ödemek ve bir sonraki işte ilk onu aramak ilişkiyi devam ettiriyor.
Bizde bunların en basiti bile nadiren yapılıyor. Etkinlik bitince bir teşekkür mesajı, bir belge, bir fotoğraf paylaşımı çoğu organizasyonda yok. Kim geldi, ne yaptı, nasıl çalıştı diye bir kayıt da yok. Hostes ajansına “geçen seferki ekibi gönderin” diyen organizatör çok az. Bu yüzden her etkinlik insan aramaya sıfırdan başlıyor. Oysa geçen etkinlikte iyi çalışmış insanları yeniden aramak, bu kez biraz daha sorumluluk vermek, bir programdan çok hatırlamakla ilgili bir iş.
Amaç herkesin sürekli etkinliklerde çalışması değil elbette. Amaç, o katılımın tek günlük bir işten fazlasına dönüşebilmesi için ortamın hazır olması. Özellikle büyük bir organizasyondan sonra edinilen deneyimin şehirde kalması, bir sonraki organizasyonun en büyük kazanımlarından biri.
Gönüllüler ve dönemsel ekipler etkinliğin operasyonunu taşıyor, doğru. Ama bu katkıyı kaç kişi geldi, kaç görev yapıldı diye ölçmek asıl meseleyi anlatmıyor.
İyi kurulmuş bir yapı ziyaretçinin deneyimini taşıyor, gence sektörü doğru tanıtıyor, günlük gelen insanı bir sonraki etkinliğin de insanı yapıyor. Şehir ölçeğinde katılımı büyütüyor, etkinlik kültürünü geliştiriyor, bir sonraki organizasyon için hazır bir insan havuzu bırakıyor.
Bu yüzden geçici ekiplerin etkinlik planında sonradan tamamlanan bir personel ihtiyacı değil, baştan düşünülen bir parça olması gerektiğini düşünüyorum.
Türkiye için bunun başlangıcı büyük bir program kurmak değil. Listede gönüllü ve dönemsel personel diye iki sütun açmak. Bütçede o sütunlara karşılık birer satır ayırmak. Etkinlikten önce yarım saat, etkinlikten sonra bir teşekkür ve zamanında ödeme. Zaten sahada olan ve adı konmamış insanları görmek, çoğu etkinlik için yeterli bir ilk adım.
Bir etkinliğin başarısı programın planlandığı gibi bitmesiyle ölçülebilir. Ama etkinliğin uzun vadeli değeri, geride bıraktığı deneyimlerle ve insanlarda bıraktığı izle ilgili.
Bu etkinlikte kadrolu olmayan kaç kişi çalıştı ve bir sonraki etkinlikte kaçını yeniden arayacağız?
