İçindekiler
- Açılıştan bir gün önce akreditasyon merkezinde
- Akreditasyon, kimin nereye girebileceğinin haritası
- Gönüllü programı bir vardiya düzeni
- Taraftar akışı ve ulaşım dilimleri aynı planın iki yüzü
- Medya merkezi ve çok dilli bilgilendirme
- Acil durum provası masada bitmiyor
- Yarış olmayan günlerde şehir programı
- İlgili Yazılar
Bir şehir uluslararası bir spor etkinliği ağırladığında tribündeki seyircinin gördüğü şey yarış: Salon dolu, bayraklar, marşlar, bir final, bir kupa. Televizyondaki izleyici de aynısını görüyor. Etkinlik iyi geçtiğinde kimse “operasyon ne güzeldi” demiyor; çünkü iyi operasyon, doğası gereği görünmüyor.
Oysa sektörün içinden bakınca aynı hafta başka bir şey: Binlerce akreditasyon kartı, yüzlerce gönüllü vardiyası, otobüslerin dakikalık dilimlerle kalktığı bir ulaşım planı, üç dilde tabela, bir medya merkezi, yarım gün süren bir acil durum provası ve yarışın olmadığı günlerde delegasyonları şehirde ağırlayan bir program.
Türkiye bu işi uzun süredir yapıyor. Kıta şampiyonaları, büyük finaller, maratonlar, bisiklet turları, dünya şampiyonası etapları; sahil şehirlerinde, büyük şehirlerde, Anadolu’daki şehirlerde. Bu etkinliklerin büyük çoğunluğu sorunsuz geçti ve sektörde ciddi bir birikim oluştu. Bence bu birikim hak ettiği kadar anlatılmıyor; yurt dışından gelen bir takım yöneticisi “bu kadar düzgün olacağını beklemiyordum” dediğinde, o cümlenin arkasında aylarca çalışmış bir ekip var.
Açılıştan bir gün önce akreditasyon merkezinde
Delegasyonların çoğu şehre aynı gün, birkaç saat arayla iniyor ve havalimanından sonra ilk uğradıkları yer akreditasyon.
Açılıştan bir gün önce, ana salonun yanındaki küçük spor salonunun fuayesi akreditasyon merkezi olmuş. Girişte renkli yeleklerle üniversiteden gelen gönüllüler; yakalarında adları ve görev alanları yazan kartlar. İçeride kategoriye göre masalar: Takımlar, hakemler ve teknik görevliler, medya, sponsorlar ve davetliler, organizasyon ekibi. Her masada bir bilgisayar, bir kamera, bir kart yazıcı ve o masanın bütün listesini bilen bir kişi.
Bir takım yöneticisi geliyor, elinde delegasyon listesi. Sistemde on altı isim var, listesinde on yedi; bir fizyoterapist son dakikada eklenmiş. Masadaki görevli onu “sorun masası” denen köşeye yönlendiriyor; orada akreditasyon müdürü oturuyor, telsizi açık, elinde federasyondan gelen son onaylı liste. Beş dakikada isim ekleniyor, fotoğraf çekiliyor, kart basılıyor, takım yöneticisi teşekkür edip çıkıyor. Bu beş dakika, o takımın bütün haftasının tonunu belirliyor.
Dışarıda, otoparkta, otobüsler sırayla duruyor: Takım otobüsleri, görevli minibüsleri, medya servisi. Her birinin ön camında büyük bir harf ve bir saat çizelgesi. Belediyenin ulaşım birimi bir hafta önce etkinlik merkeziyle oturmuş; otel bölgesiyle salon arasında ek hat, seyirci için maç sonrası ek sefer, takım otobüsleri için ayrı bir güzergâh belirlenmiş. Şoförlerin elinde ekibin hazırladığı kısa bir bilgi kartı var: Kalkış noktaları, saatler, sorun olursa aranacak numara.
Medya merkezinde teknik ekip son kabloları çekiyor; karma bölgenin bariyerleri kuruluyor; gönüllü koordinatörü yarınki vardiyaların ekibini son bir kez topluyor. Hiç kimse koşmuyor. Çünkü bu gün, aylardır hazırlanan bir planın son provası ve plan, ilk defa bugün kâğıttan çıkmıyor.
Akreditasyon, kimin nereye girebileceğinin haritası
Akreditasyonu dışarıdan bakan biri “yaka kartı” sanıyor. Sektör için bu, etkinliğin güvenlik ve işleyiş haritası: Hangi kart hangi kapıdan geçer, soyunma odasına kim girer, sahaya kim iner, medya tribününe kim oturur, mutfağa kim girer. Kartın üstündeki harfler ve renkler, salonun her kapısındaki görevlinin bir saniyede okuyabildiği bir dil.
Bu haritanın kaliteli olması, listelerin erken ve temiz gelmesine bağlı. Uluslararası federasyonun listesi, ulusal federasyonun listesi, yerel organizasyon komitesinin listesi, sponsorların listesi, medyanın başvuruları; hepsi farklı zamanlarda, farklı formatlarda geliyor ve akreditasyon ekibinin işi bunları tek bir sisteme ve tek bir doğruya indirmek. Türkiye’de bu işi yapan ekipler artık bunu etkinlikten haftalar önce bitiriyor; etkinlik gününe kalan şey, listeye son dakikada eklenen o fizyoterapist gibi istisnalar.
Bence akreditasyonun en çok ihmal edilen tarafı insan tarafı: Masadaki görevli, delegasyonun şehirde karşılaştığı ilk yüz. Orada beş dakikada çözülen sorun bir haftalık güven demek; orada yarım saat bekleyen takım, bütün hafta her şeye şüpheyle bakıyor.
Gönüllü programı bir vardiya düzeni
Uluslararası spor etkinliğinin en görünür insanları gönüllüler. Kapıda, tribün girişinde, bilgi masasında, otobüs duraklarında, medya merkezinde onlar var. Ve bu programın iyi kurulması, etkinliğin bütün yüzünü belirliyor.
Türkiye’de bu programı iyi çalıştıran etkinliklerin ortak noktası, gönüllüyü bir vardiya düzeni olarak kurgulaması. Üniversitelerin spor bilimleri, turizm ve dil bölümlerinden başvuru alınıyor; görüşme yapılıyor; kabul edilenler birkaç gün eğitim görüyor: Salonun planı, akreditasyon renkleri, acil durumda ne yapılacağı, kime nasıl davranılacağı. Herkesin bir takım lideri var, her takımın bir alanı, her alanın bir vardiya çizelgesi. Forma, yemek, servis ve etkinlik sonunda bir katılım belgesi; bunların hepsi önceden ayarlanmış.
Bu düzen, gönüllüyü “yardım eden öğrenci” olmaktan çıkarıp operasyonun bir parçası yapıyor. Dil bilen gönüllüler delegasyonlara ataşe olarak veriliyor; takım şehirde kaldığı sürece aynı kişiyle muhatap oluyor ve bu, yurt dışından gelen bir takım için en çok hatırlanan şey oluyor. Burada üniversiteler bence etkinliğin en değerli ortağı; hem insan kaynağı oradan geliyor hem de öğrenciler o haftada okulda öğrenemeyecekleri bir şeyi öğreniyor.
Taraftar akışı ve ulaşım dilimleri aynı planın iki yüzü
Seyirci salona nasıl geliyor, nasıl giriyor, nerede bekliyor, nasıl çıkıyor? Bu dört sorunun cevabı, etkinliğin seyirci tarafında iyi ya da kötü geçmesini belirliyor.
Sahada iyi çalışan şey, taraftar akışının ulaşımla birlikte planlanması. Farklı ülkelerin taraftarları ayrı kapılardan, ayrı saatlerde, ayrı bekleme alanlarıyla alınıyor; salonun önündeki meydanda bir taraftar bölgesi kuruluyor; kapı açılış saati, metro ve otobüs sıklığıyla birlikte hesaplanıyor. Maç bitiminden sonraki en yoğun dakikalar için belediyenin ulaşım birimiyle birlikte ek seferler ve geçici hatlar hazırlanıyor. Bir maraton söz konusuysa, güzergâh üzerindeki yolların kapanış ve açılış saatleri mahalleye önceden anlatılıyor, sağlık noktaları ve su istasyonları belli aralıklarla yerleştiriliyor.
Ulaşımın “dilim” mantığı burada önemli: Takımlar, hakemler, medya, sponsorlar ve seyirci aynı anda aynı yere gitmiyor. Her grubun kendi kalkış saati, kendi aracı, kendi güzergâhı var ve bunlar birbirine karışmıyor. Ortak çalışan şehirlerde belediyenin ulaşım birimi bu dilimleri etkinlik ekibiyle birlikte kuruyor, şoförlere etkinlik bilgi kartı dağıtılıyor ve havalimanından otele, otelden salona akış tek bir takvimde duruyor.
Uluslararası bir spor etkinliğinin sorunsuz geçmesi tesadüf değil; aylar önce temizlenmiş bir akreditasyon listesinin, bir vardiya çizelgesinin ve provası yapılmış bir acil durum planının sonucu.
Medya merkezi ve çok dilli bilgilendirme
Dışarıdan gelen gazeteci için şehir, medya merkezinden ibaret. İnternet hızı, masasının olup olmaması, sonuç belgelerinin ne kadar hızlı geldiği, karma bölgede sporcuya ulaşabilmesi, basın toplantısının çevirisi; bunlar iyiyse şehir iyi, kötüyse şehir kötü. Türkiye’de medya merkezi kurma işi bence artık oturmuş durumda; teknik ekipler ve basın koordinatörleri bunu pek çok etkinlikte yaptı ve biriken bilgi her seferinde bir sonrakine aktarılıyor.
Çok dilli bilgilendirme ise sadece gazeteci için değil, salona giren herkes için. Tabelalar, yönlendirmeler, anonslar, mobil uygulama, bilgi masaları; en az iki dilde ve çoğu zaman üç. Bence burada en iyi çalışan şey piktogram: Dil bilmeyen seyirci okun ve sembolün peşinden gidiyor. Bir de bilgi masalarında dil bölümlerinden gelen öğrenciler; “yardım edebilir misiniz” diyen seyircinin, kendi dilini konuşan birini birkaç saniyede bulması.
Acil durum provası masada bitmiyor
Etkinlik sektöründe herkesin bir acil durum planı var; ama planın kâğıt üzerinde kalmasıyla provasının yapılması arasında büyük bir fark var. Uluslararası spor etkinliklerinde bu prova gerçekten yapılıyor ve bence sektörün en çok öğrendiği şeylerden biri bu.
Prova iki aşamalı: Önce masa başında, organizasyon ekibi, güvenlik, sağlık, itfaiye, belediye birimleri ve federasyonun temsilcileri senaryoları konuşuyor. Elektrik kesilirse, aşırı sıcak olursa, bir seyirci fenalaşırsa, tribünde bir izdiham başlarsa, maraton güzergâhında bir araç yola girerse. Her senaryoda kim ne yapıyor, kim karar veriyor, kim anons yapıyor, yarışı kim durduruyor? Sonra salonda, açılıştan birkaç gün önce, gerçek bir tahliye provası: Gönüllüler yerlerinde, anons sistemi açık, kapılar belirlenen sırada açılıyor, sağlık ekibi belirlenen noktalardan hareket ediyor. Bu provadan sonra herkes bir şeyi biliyor: Kriz anında kimseye sorması gerekmiyor.
Türkiye’deki etkinliklerin sorunsuz geçmesinin arkasında bence bu provaların hakkıyla yapılması var. Belediyenin itfaiyesi, sağlık ekipleri ve güvenlik birimleri bu provalara gerçekten geliyor, gerçekten katılıyor ve etkinlik günü aynı kişiler aynı yerde oluyor.
Yarış olmayan günlerde şehir programı
Bir şampiyona bir hafta sürüyor, ama her gün maç yok. Dinlenme günlerinde delegasyonlar otelde, gazeteciler medya merkezinde, taraftarlar şehirde. Bu günleri kimin doldurduğu, şehrin bu etkinlikten ne kazandığını belirliyor.
Sahada iyi çalışan örneklerde organizasyon ekibi, belediye, oteller ve bir DMC bir araya gelip dinlenme günü programı kuruyor: Delegasyonlar için şehir turu ve bir Türk gecesi, gazeteciler için yarım günlük bir gezi, taraftarlar için meydanda bir taraftar bölgesi ve akşam konser. Takımlar bu programlara gidiyor ve ülkesine dönünce anlattığı şey, maçtan çok o akşam oluyor. Bence spor etkinliğini bir ziyarete çeviren şey tam da bu günler; yarış salonun içinde oluyor, ama şehrin kazandığı şey çoğu zaman salonun dışındaki o akşamda ortaya çıkıyor.
Uluslararası bir spor etkinliğinin arkasında, tribündekinin hiç görmediği bir operasyon var: Haftalar önce temizlenmiş akreditasyon listeleri, üniversiteden gelen ve vardiyasını bilen gönüllüler, maç sonrası için hazırlanmış ek seferler, üç dilde yönlendirme, gerçekten yapılmış bir tahliye provası ve dinlenme gününde şehri gezen bir delegasyon. Türkiye’de bu işi yapan ekipler bunu pek çok kez yaptı ve her seferinde biraz daha iyi yapıyor. Bu birikimin sektörün içinde kalması, yazılması ve bir sonraki etkinliğe aktarılması, bence önümüzdeki dönemin asıl işi.
Bu şampiyonanın acil durum provası ne zaman ve kimlerle yapıldı?
Cevabı bilen bir ekip varsa o etkinlik büyük ihtimalle sorunsuz geçecek ve kimse operasyonu fark etmeyecek; tam da olması gerektiği gibi.
