İçindekiler
Türkiye’de kongre merkezi olmayan il neredeyse kalmadı. Büyükşehirlerde birkaç tane, orta ölçekli illerde en az bir, bazı ilçelerde bile bin kişilik salonu ve fuayesi olan bir bina var. Bunu bir eksik olarak değil, bir zemin olarak görüyorum; çünkü benim işimde en zor şey salon bulmak ve bu ülkede artık her şehirde satılabilecek bir salon var.
Yazının başlığındaki soruyu o yüzden biraz değiştirerek sormak istiyorum. Her şehre kongre merkezi lazım mı sorusunun pratik bir karşılığı kalmadı; merkezler büyük ölçüde yapıldı ve yapılmaya devam ediyor. Bugün sorulması gereken soru bence şu: Var olan kongre merkezi nasıl dolar ve hangi şehirde hangi ölçek işler? Bu sorunun muhatabı da, açık söyleyeyim, binayı yapanlar değil; biziz. Oteller, organizatörler, destinasyon yönetim şirketleri, ajanslar, üniversitede kongre düzenleyen hocalar. Bina yapılmış durumda; salonu dolduracak işi yapmak da, bence, bizim sektörün sorumluluğu.
Salı sabahı fuayede
Bir sahne anlatayım; belli bir şehir değil, gittiğim birkaçının karışımı.
Orta ölçekli bir il, salı sabahı, saat on. Kongre merkezinin fuayesi aydınlık, zemin temiz, bin iki yüz kişilik ana salonun kapıları açık, sahnede önceki haftadan kalma bir kürsü. Dört seminer salonu, iki yüz araçlık otopark, havalimanına yirmi beş dakika. Bina gerçekten iyi; büyükşehirdeki benzerlerinden geri kalır yanı yok.
Tesis müdürü bana takvimi gösteriyor. Bu ay bir kurumun bölge toplantısı, üniversitenin mezuniyet töreni, iki cumartesi düğün, bir bayi toplantısı, bir de kitap fuarı var. Yılın geri kalanı için aynı karışım; ara ara ulusal bir dernek kongresi. Müdürün sorusu hep aynı: “Buraya kongre nasıl gelir?”
Bu soruya “gelmez” diyenler var; ben o fikirde değilim. Bence yanlış olan soru. Bu şehre hangi kongre gelir, hangi toplantı gelir, hangi fuar gelir ve bunları kim satar; takvim bu soruların cevabıyla doluyor. Müdürün elindeki takvim aslında şehrin pazarını gösteriyor; eksik olan bina değil, o pazarı okuyup üstüne ürün koyacak bir satış aklı.
Kongre binaya değil şehre geliyor
Bir kongrenin şehir seçerken nelere baktığını sektördeki herkes bilir; ama bu listeyi şehrin kendi ölçeğiyle birlikte okumak gerekiyor.
Uluslararası bir dernek kongresi, kongre merkezine yürüme mesafesinde bin oda, doğrudan uçuş, güçlü bir ev sahibi kurum ve yıllara yayılan bir adaylık süreci istiyor. Bu profil Türkiye’de birkaç şehirde var ve o şehirler zaten bu işi yapıyor. Ulusal bir dernek kongresi daha gerçekçi: Tıp, mühendislik, eczacılık, eğitim derneklerinin yıllık kongreleri bin ile iki bin kişi arasında katılımcıyla şehir şehir dolaşıyor; beş altı yüz nitelikli oda, günde birkaç uçuş ve o şehirde kongreyi sahiplenecek bir fakülte yetiyor. Bölgesel fuar bir alt katman: Şehrin sanayisi, tarımı, inşaatı neyse onun bölge fuarı, iki üç gün, fuaye ve otopark dolu. Kurumsal toplantı ondan da küçük ve en istikrarlı pazar: Banka bölge toplantısı, bayi toplantısı, ürün lansmanı, hizmet içi eğitim; iki yüz ile beş yüz kişi, hafta içi, tek gün ya da iki gün. En altta da şehrin kendi hayatı var: Düğün, mezuniyet, konser, sergi, yerel festivalin kapalı mekân ayağı.
Her şehrin bu merdivende bir basamağı var ve o basamak şehrin oda stokuyla, uçuşuyla, üniversitesiyle, sanayisiyle belirleniyor. Tıp fakültesi güçlü ve altı yüz odası olan bir şehir ulusal tıp kongrelerine aday olabiliyor. Organize sanayi bölgesi büyük bir şehir, kendi sektörünün bölge fuarını ve o sektörün bayi toplantılarını alabiliyor. Kırk bin öğrencili bir üniversitenin olduğu şehirde mezuniyetler, öğrenci kongreleri ve akademik çalıştaylar başlı başına bir takvim oluşturuyor.
Bence sahadaki asıl eksik şu: Çoğu merkez, kendi şehrinin basamağına bakmadan en üst basamağa, uluslararası kongreye bakıyor ve oraya bakarken elinin altındaki kurumsal toplantı pazarını, bölge fuarını, üniversitenin takvimini görmüyor. Şehrin basamağını doğru okumak, merkezi dolduran ilk iş ve bu iş binanın değil, şehri bilen sektörün elinde.
Salon tek başına satılmıyor
Ulusal bir derneğin kongre organizatörü bir şehri değerlendirirken salonu en son soruyor. İlk sorduğu şey oda: Kaç otel, kaç oda, hangi fiyattan, blokaj yapılabiliyor mu, kongre tarihinde fiyat sabit kalıyor mu. Sonra transfer: Havalimanından otellere, otellerden merkeze, gala yemeğine. Sonra gala için bir mekân, sonra sosyal program, en sonda da salonun teknik şartları.
Bizde bu sorular çoğu şehirde sekiz ayrı telefonla cevaplanıyor. Organizatör beş oteli tek tek arıyor, her otel kendi fiyatını veriyor, biri “kongre kesinleşince fiyat veririz” diyor, transfer firması başka bir yerde, merkez kendi kira tarifesini gönderiyor. Organizatörün elinde birbirine bağlanmamış altı teklif oluyor ve dernek yönetim kurulunda bu şehri savunacak hocanın elinde tek sayfalık bir dosya olmuyor.
Buna karşılık, dernek genel kurulunda ev sahipliğine aday şehirlerin sunumunu izlediyseniz farkı görmüşsünüzdür. Bir şehrin hocası kürsüye şehrin fotoğraflarıyla çıkıyor; diğer şehrin hocası, otellerin blokaj mektupları, transfer planı, gala mekânı, merkezin tarih teyidi ve şehrin kongre günlerine özel sosyal programıyla çıkıyor. Oylamayı ikinci şehir alıyor ve bunun sebebi salonun daha iyi olması değil, şehrin tek bir ürün olarak satılmış olması.
Kongre merkezi tek başına bir ürün değil; otel, ulaşım ve ev sahibi kurumla birlikte paketlendiğinde satılabilir hale geliyor ve o paketi hazırlamak binayı işletenin değil şehrin sektörünün işi.
Merkezin etrafında bir satış masası
Peki paketi kim hazırlayacak? Sahada bu sorunun cevabı genellikle “kongre bürosu kurulsun” oluyor ve sonra herkes birbirine bakıyor. Benim gördüğüm, bunu bekleyen şehirlerin beklemeye devam ettiği; bunu kendi aralarında kuran şehirlerin ise üç yıl içinde takvimi değiştirdiği.
Kurulan şey büyük bir yapı değil. Şehrin dört beş oteli, bir iki organizatörü, transfer firması, varsa destinasyon yönetim şirketi ve üniversitede kongre düzenlemiş birkaç hoca bir araya geliyor. Küçük bir ortak bütçe, iki kişilik bir masa ve bir hedef listesi: Kongresi şehir şehir dolaşan otuz kırk ulusal dernek. Listedeki her derneğin bir sonraki kongre yeri hangi genel kurulda oylanıyor, şehirde o derneğin üyesi hangi hoca var, o hocanın ev sahipliğine aday olması için ne gerekiyor; masa bunu takip ediyor. Hoca aday olduğunda şehrin dosyası hazır çıkıyor.
Bu masanın adı kongre bürosu olabilir, olmayabilir. Önemli olan, satışın merkezin etrafında ve sektörün elinde olması. Çünkü ulusal kongre geldiğinde kazanan yalnızca merkez değil; otellerin kongre haftası, transfer firmasının üç günlük işi, restoranların gala akşamı, organizatörün yıllık cirosunun önemli bir parçası. Kazanç sektörde olduğu için satışın da sektörde olması bana en doğal şey gibi geliyor; birkaç şehirde otelciler derneğinin öncülüğünde tam olarak böyle başladı ve ilk ulusal kongre ikinci yılda geldi.
Hafta içi başka pazar, hafta sonu başka
Kongre merkezinin takvimine baktığınızda haftanın günleri ayrı pazarlara ait ve bu, merkezi dolduran ikinci anahtar.
Hafta içi pazarı kurumsal: Pazartesi ile perşembe arasında bayi toplantısı, bölge toplantısı, ürün lansmanı, kurumların hizmet içi eğitimi, üniversitenin akademik çalıştayı. Bunlar tek günlük, iki yüz ile beş yüz kişilik, teknik olarak kolay ve yılın her ayına dağılan işler. Hafta sonu pazarı şehrin kendi hayatı: Düğün, nişan, mezuniyet, konser, sergi açılışı, okulların yıl sonu gösterisi. Bahar ve sonbahar ise kongre ve fuar mevsimi.
Bizde bu üç pazarın birbirini ezdiğini çok gördüm. Cumartesi düğünü için perşembe akşamından sahne kuruluyor, cuma günü gelen kurumsal toplantı teklifine “sahne kurulu” deniyor. Ya da bir dernek kongresi için tutulan mayıs ortası hafta sonuna önce düğün yazılıyor, kongre bir sonraki yıla kayıyor. Düğünü küçümsemiyorum; düğün bu ülkenin en büyük etkinlik sektörü ve merkezin en düzenli geliri. Ama düğünün günü cumartesi, kongrenin günü hafta içi ve ikisinin birbirini görmediği bir takvim, merkezin yılda yüz gün daha dolu olması demek.
Takvimin bir de kendi ürünleri olmalı diye düşünüyorum. İyi işleyen merkezler yılın belli haftalarına kendi düzenledikleri etkinlikleri koyuyor: Şehrin kitap fuarı, bölgenin gıda fuarı, bir evlilik fuarı, bir kariyer günü, kış aylarında bir çocuk festivali. Bunlar takvimin çıpası oluyor; sessiz geçecek hafta dolduğu gibi şehir de “o merkezde şubatta kitap fuarı olur” diye öğreniyor. Her yıl aynı tarihte tekrar eden beş altı çıpa, kalan günleri satmayı da kolaylaştırıyor; çünkü merkezin bir takvimi olduğunu herkes görüyor.
Komşu şehirle aynı kongreye değil, aynı pazara
Birbirine iki saat mesafedeki üç şehrin üçünde de kongre merkezi olduğunda, üçü aynı ulusal derneğin kongresine aday oluyor ve çoğu zaman dördüncü bir şehir alıyor. Bunu birkaç kez izledim ve her seferinde aynı şeyi düşündüm: Bu üç şehir birlikte satılsa, üçü de daha çok kongre görür.
Bölgesel ortaklığın en basit hali, dönüşüm. Bir bölge odasının yıllık toplantısı, bir meslek derneğinin bölge kongresi, üniversitelerin ortak sempozyumu üç şehir arasında dönüyor; her merkez üç yılda bir büyük bir etkinlik alıyor, dernek her yıl aynı bölgede kalıyor. Biraz daha ileri hali, ortak satış: Üç şehrin otelcileri ve organizatörleri ulusal kongre fuarlarına tek bir bölge standıyla gidiyor, hedef dernek listesini paylaşıyor, hangi derneğe hangi şehrin daha uygun olduğunu baştan konuşuyor. Bir şehrin odası az ama salonu büyükse, komşu şehrin oteli fazla ama salonu küçükse, iki şehir birlikte bir kongreye aday olabiliyor; katılımcı sabah otobüsle geliyor, akşam dönüyor ve bunun örnekleri var, işliyor.
Komşu şehrin merkezini rakip olarak görmek sahada en sık yaptığımız hatalardan biri; aynı pazarın parçası olarak görünce üç merkezin yıllık takvimi tek masada konuşuluyor ve bölge, ulusal derneklerin gözünde tek bir adres haline geliyor.
Hangi şehirde hangi ölçek işler?
Başlığa dönersem: Her şehre kongre merkezi lazım mı sorusunun cevabı artık sahada verilmiş durumda; merkezler var. Benim sorum, her merkezin hangi ölçekte işleyeceği.
Bin odası, doğrudan uçuşu ve güçlü üniversitesi olan büyük şehirde merkez uluslararası ve ulusal kongre takvimiyle çalışıyor; bu şehirler azınlıkta ve işi biliyorlar. Beş altı yüz odası ve günde birkaç uçuşu olan orta ölçekli şehirde doğru ölçek, yılda iki üç ulusal dernek kongresi, bir bölge fuarı, hafta içi kurumsal toplantılar ve hafta sonu şehrin kendi etkinlikleri. Oda stoku iki yüzün altında kalan şehirde ise merkez, bölge toplantıları, kurumsal eğitimler, mezuniyet, düğün ve kendi düzenlediği fuarlarla çalışıyor; ulusal kongre, oda stoku büyüdükçe geliyor ve o zamana kadar merkez şehrin etkinlik üssü olarak zaten dolu.
Bu üç ölçeğin hiçbiri diğerinden az değerli değil. Yılda yüz elli gün dolu olan, iki ulusal kongre, bir fuar, kırk kurumsal toplantı, on mezuniyet ve otuz düğün görmüş bir orta ölçekli merkez, işini yapan bir merkez. Sektörün kendine koyması gereken hedef bence bu ve bu hedefe, ortak satış masası kurulduktan sonra üç yılda ulaşılabildiğini gördüm.
Kongre merkezi şehre yapılmış büyük bir yatırım ve yatırımın karşılığı, salonun kaç gün dolu olduğuyla ölçülüyor. O günleri dolduracak olan da bina değil; binanın etrafındaki oteller, organizatörler, hocalar ve ajanslar, yani biz.
Bu şehrin kongre merkezini kim satıyor ve bu yıl kaç derneğin genel kurulunda şehrin dosyası masadaydı?
Dosya masada değilse merkez satılmıyor demektir ve satılmayan salon, ne kadar iyi olursa olsun, kendi kendine dolmuyor.
