İçindekiler
Bir belediyede etkinlik kimin işi diye sorduğunuzda genellikle birkaç cevap birden alırsınız.
Kültür müdürlüğü yapıyor. Basın birimi de yapıyor. Spor müdürlüğünün kendi takvimi var. Gençlik merkezi ayrıca yapıyor. Sosyal yardım birimi kendi programını düzenliyor. Bazı etkinlikler de doğrudan başkanlık makamından gelen taleplerle kuruluyor.
Hepsi doğru. Ve tam da bu yüzden çoğu belediyede etkinlik var ama etkinlik birimi yok.
Etkinlik, başka bir işin yan ürünü gibi yürüyor. Kültürün yanında, basının yanında, sporun yanında. Herkesin biraz işi, kimsenin asıl işi değil. Yılda yüz etkinlik yapan bir belediyede, bu yüz etkinliğin tamamını gören tek bir kişi çoğu zaman yok.
Bunun sonuçlarını sahada çok gördüm: Aynı hafta sonuna üç etkinlik. Aynı sahne sistemi iki ayrı müdürlük tarafından iki ayrı fiyattan kiralanmış. Aynı sanatçıyla iki birim ayrı ayrı görüşmüş. Şubat ayı bomboş, Mayıs dolup taşıyor. Geçen yıl yapılan bir etkinliğin toplam maliyeti tek bir tabloda görünmüyor, çünkü harcama dört birime dağılmış.
Bir belediyenin etkinlik birimini nasıl kuracağının tek bir cevabı yok; her belediyenin ölçeği, bütçesi ve kurumsal yapısı farklı, beş bin nüfuslu ilçeyle büyükşehir aynı birimi kuramaz. Ama birim kurulurken sorulacak sorular, bence, her ölçekte aynı ve sırası da belli.
Önce takvim kimin, onu bilmek gerekiyor
Bir etkinlik birimini tanımlayan ilk şey, bence, organizasyon şemasındaki yeri değil. Takvimin sahibi olup olmadığı.
Takvimin sahibi olmak, her etkinliği kendisi yapmak demek değil. Spor müdürlüğü spor etkinliğini yine kendisi yapabilir, gençlik merkezi kendi programını yine kendisi kurabilir. Ama ne zaman yapılacağı, şehirdeki diğer etkinliklerle nasıl konumlanacağı, hangi kaynağı kullanacağı tek bir yerden görülebilmeli. Ve o yerde birinin “bu tarih olmaz, şuraya kaydıralım” deme yetkisi olmalı.
Bu bir yazılım meselesi değil. Ortak bir tablo bile yeter. Mesele, o tabloya bakma yetkisinin ve bakma sorumluluğunun birinde olması.
Takvimi olmayan birim, birim değil. Koordinasyon masası, danışma kurulu, komisyon; adı ne olursa olsun, takvimi görmeyen ve takvime müdahale edemeyen yapı, etkinliklerin dağınıklığını değiştiremiyor. Koordinasyon birimi olan belediyelerde farkı yaratan şey, birimin takvime müdahale yetkisinin olup olmadığı.
Birimin elinde üç şey olmalı
Takvimden sonra sorulacak ikinci soru şu: Bu birim neye karar verebiliyor?
Bence üç şeye karar verebilmeli.
Birincisi takvim; yukarıda yazdım.
İkincisi bütçe. Kendi bütçesi olmayan, her etkinlik için başka bir müdürlüğün kaleminden harcama yapan birim, aslında bir koordinasyon masasından ibaret kalıyor. Takvimi görüyor ama yön veremiyor; “şu etkinlik yapılmasın, kaynağı şuraya aktaralım” diyemiyor çünkü kaynak onun değil. Bütçenin tamamı birimde olmak zorunda değil. Ama şehrin yıl içindeki etkinliklerine ayrılan kaynağın en azından nasıl dağıldığını bilen ve bir kısmını doğrudan yöneten bir yapı gerekiyor. Belediye bütçesinde “etkinlik” diye tek bir kalem olmaması, bu işin en büyük yapısal engeli; harcama kültür, spor, basın ve sosyal işler arasında dağıldığı için toplam hiçbir zaman görünmüyor.
Üçüncüsü standart. Her etkinlik için yeniden icat edilen brief, yeniden yazılan bütçe tablosu, her seferinde başka türlü hazırlanan rapor. Birimin işlerinden biri, belediyenin etkinlik yapma biçimini tek bir dile oturtmak. Bir etkinliğin nasıl planlandığı, nasıl satın alındığı, nasıl ölçüldüğü ve nasıl raporlandığı birimden birime değişmemeli. Üç belge yeter: bir brief şablonu, bir bütçe şablonu, bir rapor şablonu.
Bu üçü varsa birim var. Biri eksikse, adı birim olsa da işlevi başka bir şey.
Kaç kişi gerekir?
Bu sorunun cevabı sanıldığından daha küçük ve bence en çok yanlış anlaşılan konu bu.
Orta ölçekli bir ilçe belediyesinde üç kişilik bir çekirdek ekip, doğru tanımlanmış görevlerle şehrin etkinlik düzenini kurabilir. Biri planlama ve takvimden sorumlu; yıl boyunca neyin ne zaman yapılacağına bakan kişi. Biri saha ve operasyondan sorumlu; etkinlik günü alanda duran, tedarikçiyi yöneten kişi. Biri iletişim, ölçüm ve raporlamadan sorumlu; etkinliği duyuran ve bittikten sonra ne olduğunu yazan kişi.
Büyükşehirde sayı artar ama yapı değişmez. Yine planlama, yine saha, yine ölçüm. On beş kişilik bir birimde bile bu üç işlev ayrı ayrı görünür olmalı.
Buradaki kritik soru şu: Etkinliği kim yapacak?
Belediyelerin büyük çoğunluğu etkinliklerin uygulamasını dışarıdan hizmet alarak yaptırıyor ve bu doğru. Sahne, ses, ışık, güvenlik, catering gibi işleri belediyenin kendi kadrosuyla yapması çoğu zaman ne mümkün ne de verimli. Belediye personeli sahne kurmaz; sahne kurduran olmalı.
Ama dışarıdan hizmet almak, bilmemek anlamına gelmemeli.
Ajans etkinliği yapar. Birim ise neyin neden yapıldığını, neye mal olduğunu ve ne getirdiğini bilir. Bu bilgi dışarıda kalırsa belediye her yıl aynı etkinliği sıfırdan satın alıyor ve geçen yıl ne öğrendiğini hatırlamıyor. Etkinlik bilgisi ajansta kaldığında, ajans değiştiğinde kurum sıfırdan başlıyor. Hizmet dışarıdan alınabilir. Hafıza dışarıdan alınamaz.
Belediye etkinliği yapmak zorunda değil; ama etkinliğin nasıl yapıldığını bilmek zorunda.
Nereye bağlanmalı?
Etkinlik birimi genellikle kültür müdürlüğünün altında kuruluyor. Anlaşılır bir tercih; etkinliklerin büyük bölümü konser, festival, sergi, tiyatro gibi kültür başlığına giren işler.
Ama bunun bir bedeli var.
Kültürün altındaki birim, spor etkinliklerine, ekonomik kalkınma amaçlı fuarlara, gençlik programlarına, turizm odaklı organizasyonlara, sosyal yardım birimlerinin düzenlediği programlara erişemiyor. Onlar yine başka müdürlüklerde, başka takvimlerde kalıyor. Birinci sorudaki dağınıklık başka bir biçimde devam ediyor; bu kez “kültür etkinlikleri düzenli, diğerleri dağınık” olarak.
Bence etkinlik birimi tek bir müdürlüğün altında değil, müdürlükler arasında durmalı. Pratikte bu, bir başkan yardımcısına doğrudan bağlanması demek.
Bu bir şema tercihi değil, yetki tercihi. Kültür müdürlüğünün altındaki birim, spor müdürlüğüne “bu tarihi değiştirelim” diyemez; eşit konumdaki bir müdürlüğün alt birimidir. Başkan yardımcısına bağlı birim diyebilir, çünkü arkasında başkan yardımcısının yetkisi var.
Türkiye’de belediye organizasyonunda bu tür “yatay” birimler az; her şey dikey müdürlükler halinde kurulu. Ama basın birimi çoğu belediyede tam olarak böyle çalışıyor: Doğrudan başkana ya da başkan yardımcısına bağlı, bütün müdürlüklerle muhatap. Etkinlik birimi için aynı model uygulanabilir ve uygulandığı yerlerde fark hemen görülüyor.
İlk yıl ne yapılır?
Yeni kurulan birimlerin en sık yaptığı hata, ilk yıl büyük bir etkinlik yapmaya çalışmak. Yeni birim, kendini göstermek için şehrin ilk büyük festivalini kurmaya kalkıyor; sonra o festivalin altında eziliyor ve asıl işini hiç yapamıyor.
İlk yılın işi başka.
Birincisi envanter. Belediyenin son üç yılda yaptığı bütün etkinliklerin listesi: ne zaman, nerede, kaça, kaç kişi katıldı, ne amaçla yapıldı, hangi birim yaptı. Bu liste çoğu belediyede tek bir yerde durmuyor. Çıkarıldığında genellikle şaşırtıcı sonuçlar veriyor: Aynı amaçla yapılan birden fazla etkinlik, toplamı tek yerde görünmeyen harcamalar, katılımı ölçülmemiş organizasyonlar, bir yıl yapılıp sürdürülememiş şenlikler.
İkincisi takvim. Envanterden yola çıkarak bir sonraki yılın takvimini kurmak. Neyin devam edeceğine, neyin birleşeceğine, neyin bırakılacağına karar vermek. Bu karar birimin ilk gerçek sınavı; çünkü “bırakılacak” listesine giren her etkinliğin bir sahibi var ve o sahip memnun olmayacak.
Üçüncüsü standart. Brief, bütçe, rapor şablonu. Üç belge. Fazlası gerekmiyor; fazlası bürokrasi oluyor ve kimse kullanmıyor.
Bunlar yapıldığında ikinci yıl zaten farklı başlıyor. Takvim var, geçen yılın maliyeti biliniyor, her etkinlik aynı dille planlanıyor. Büyük festival istenirse üçüncü yıl yapılır ve o zaman altında ezilmez.
Takvimin dışından gelen talepler nasıl yönetilir?
Burada dürüst olmak gerekiyor; aksi hâlde bu yazı bir ders kitabı bölümü gibi kalır.
Bir belediyenin etkinlik takvimi yalnızca şehrin takvimi değil, aynı zamanda kurumun takvimi. Açılışlar, resmi ziyaretler, protokol takvimi, ani talepler, bir hemşehri derneğinin ricası. Hiçbir etkinlik birimi bunlardan bağımsız çalışmıyor ve bunu yok sayan bir yazı gerçekçi olmaz.
Birimin bu taleplere “hayır” deme gücü yok. Olması da beklenmemeli; belediye şehrin tamamına hizmet eden bir kurum ve bu taleplerin her birinin bir muhatabı var.
Ama “ne zaman” ve “nasıl” deme gücü olabilir.
Ani bir talep geldiğinde takvimde neyin kaydırılacağını, hangi kaynağın nereden çekileceğini ve bunun şehre ne maliyeti olacağını gösterebilen bir birim, aynı talebi dağınık bir yapıdan çok daha iyi karşılıyor. “Olmaz” demiyor; “olur, ama şu etkinlik Ekim’e kayar ve şu kadar ek bütçe gerekir” diyor. Bu cümle, başkanın karar vermesini sağlıyor. Dağınık yapıda bu cümleyi kuran kimse olmadığı için karar, maliyeti görülmeden veriliyor.
Kurumun takvimiyle şehrin takvimi arasındaki gerilimi yok etmek mümkün değil. Yönetmek mümkün. Ve bence birimin varlık sebeplerinden biri de tam bu: O gerilimi görünür kılıp bir karara dönüştürmek.
Yönetim değişince birim ne olur?
Son bir soru daha var ve bence en zoru.
Belediyelerde yönetim değişimi ekip değişimini de getirebiliyor. Beş yılda kurulmuş bir etkinlik birimi, devir teslim yapılmadığında ilk ayda dağılabiliyor.
Buna karşı tam bir çare yok. Ama birimin kurumsal mı yoksa kişisel mi olduğu fark yaratıyor. Takvimi, envanteri, standartları ve geçmiş etkinliklerin dosyalarını birkaç kişinin kafasında değil belediyenin arşivinde tutan birim, kişiler değişse de iş olarak devam edebiliyor. Yeni yönetim yapıyı yeniden kurabilir; ama elinde hazır bir takvim, üç yıllık bir envanter ve çalışan bir standart bulduğunda bunları bir kenara bırakması zorlaşıyor.
Birimin ilk yılında yapılan envanter ve standart işi, en çok yönetim değişiminden sonra işe yarıyor.
Etkinlik birimi kurmak bir kadro meselesi değil. Üç kişiyle de kurulur, otuz kişiyle de. Bir yönetmelik meselesi de değil; yönetmelik tek başına yetmiyor.
Asıl mesele şu üç sorunun cevabı: Takvim kimin? Bütçeye kim karar veriyor? Belediye etkinliği nasıl yaptığını nereye yazıyor?
Bu soruların cevabı aynı yeri gösteriyorsa birim var demektir. Farklı yerleri gösteriyorsa, belediyede etkinlik yapan çok insan var ama etkinlik birimi yok.
Şehrin bir etkinlik takvimi mi var, yoksa müdürlüklerin ayrı ayrı takvimleri mi?
Bir belediyeyle çalışmaya başladığımda ilk istediğim şey o takvim oluyor ve çoğu zaman elime tek bir tablo değil, müdürlüklerden ayrı ayrı gelen dört beş dosya geçiyor.
