İçindekiler
Belediyelerde etkinlik planlaması genellikle şöyle başlıyor.
Yılın başında bir takvim açılıyor. Anma günleri, resmi tarihler, dini günler, yaz dönemi ve yerel özel günler işaretleniyor.
Sonra bu tarihlerin karşısına birer etkinlik yazılıyor.
Takvim doluyor.
Ve yıl boyunca bu takvim uygulanıyor.
Bu yöntem işliyor. Etkinlikler yapılıyor, insanlar katılıyor, yıl sonu raporu yazılıyor.
Ama bir şey eksik kalıyor.
Bu takvim hiçbir soruya cevap vermiyor.
Takvim dolu, soru cevapsız
Bir etkinliğin neden yapıldığı sorulduğunda alınan cevap şuysa, takvim dolu ama soru cevapsız demektir:
“Her yıl yapılıyor.”
Bu cevap kötü niyetli değil. Çoğu zaman iyi niyetli bir devamlılık isteğinden geliyor.
Fakat sonucu şu oluyor: Etkinlik, ihtiyaçtan değil alışkanlıktan yapılıyor.
Ve alışkanlıktan yapılan etkinlikler zamanla içi boşalıyor.
Katılım düşüyor, ekip motive olmuyor ve etkinliğin neye hizmet ettiği anlatılamaz hâle geliyor.
Bu durumun birkaç yaygın sebebi var.
Planlama yerine takvim çıkarılması. Vatandaş ihtiyacının ölçülmemesi. Kaynağın etkinlik başına değil, tek tek işler olarak dağıtılması. Ve sonuçların hiç ölçülmemesi.
Bütüncül planlama neyi değiştiriyor?
Bütüncül planlama kulağa soyut geliyor.
Pratikte anlamı basit: Etkinlikleri tek tek işler olarak değil, birbirini destekleyen bir bütün olarak kurgulamak.
Bunu şöyle düşünmek daha kolay.
Takvim yöntemiyle çalıştığınızda sorduğunuz soru şu: Nisan ayında ne yapacağız?
Bütüncül yöntemle çalıştığınızda sorduğunuz soru ise şu: Bu yıl hangi gruplara, hangi ihtiyaç için, hangi düzenlilikte ulaşacağız?
İkinci soru, takvimi kendiliğinden dolduruyor.
Ve daha önemlisi, hangi etkinliğin yapılmayacağına da karar veriyor.
Çünkü planlamanın en zor kısmı yeni bir şey eklemek değil.
Yıllardır yapılan ama artık bir işe yaramayan bir etkinliği kaldırabilmek.
Önce kimin için sorusu
Bir belediyenin hizmet ettiği nüfus tek bir grup değil.
Çocuklar, gençler, çalışan yetişkinler, ev içinde çalışanlar, yaşlılar, engelli bireyler, yeni taşınmış aileler, öğrenciler.
Her birinin serbest zamanı farklı saatlerde ve farklı biçimde.
Buna rağmen çoğu belediye etkinliğinin varsaydığı katılımcı profili aynı: Hafta sonu akşamı dışarı çıkabilen, merkeze ulaşabilen, sağlıklı bir yetişkin.
Bu profilin dışındakiler o hizmetten fiilen yararlanamıyor.
Bu yüzden planlamanın ilk adımı bence şu olmalı: Yılın etkinliklerini gruplara göre dağıtmak.
Hangi gruba yılda kaç kez ulaşıldı? Hangi grup hiç düşünülmedi? Hangi saatler hiç kullanılmadı?
Bu tablo çoğu zaman şaşırtıcı çıkıyor.
Çünkü takvim dolu görünüyor ama nüfusun önemli bir kısmına hiç dokunmuyor.
Sonra nerede sorusu
İkinci kritik dağılım coğrafi.
Merkezde yapılan etkinliklere uzak mahallelerden katılım genellikle çok düşük.
Ulaşım maliyeti, süre, akşam saatinde dönüş kaygısı.
Bu yüzden “etkinlik herkese açık” demek, “etkinliğe herkes ulaşabiliyor” anlamına gelmiyor.
Etkinliklerin mahalle bazında dağılımını haritaya dökmek, bence en basit ve en etkili planlama aracı.
Harita, takvimin göstermediği şeyi gösteriyor.
Süreklilik, büyüklükten değerli
Belediyelerde etkinlik başarısı genellikle ölçekle ölçülüyor.
Kaç kişi geldi, sahne ne kadar büyüktü, hangi sanatçı çıktı.
Oysa toplumsal etkiyi üreten şey genellikle ölçek değil, tekrar.
Yılda bir kez yapılan büyük bir festival, o gün için güzel bir deneyim yaratıyor.
Her hafta aynı saatte yapılan küçük bir program ise alışkanlık yaratıyor.
Ve alışkanlık, aidiyetin kurulduğu yer.
Bunun bütçe açısından da anlamı var.
Büyük bir organizasyonun bütçesiyle, aynı yıl boyunca sürecek onlarca küçük program yapılabiliyor.
Hangisinin daha doğru olduğu kuruma göre değişir.
Ama bu kararın bilinçli verilmesi gerekiyor; çoğu zaman takvimin akışı içinde kendiliğinden veriliyor.
Ölçüm olmadan planlama iyileşmiyor
Etkinlik planlamasında en az yatırım yapılan halka ölçüm.
Genellikle tek bir veri toplanıyor: Tahmini katılımcı sayısı.
Bu veri hem güvenilir değil hem de tek başına bir şey anlatmıyor.
Daha faydalı olabilecek veriler var ve toplanmaları zor değil.
Katılımcıların hangi mahalleden geldiği. Yaş dağılımı. Etkinliği nereden duyduğu. Memnuniyet düzeyi. Tekrar katılma isteği. Ve daha önce belediye etkinliğine katılıp katılmadığı.
Bu son soru özellikle değerli.
Çünkü hep aynı kişilere mi ulaşıyorsunuz yoksa yeni insanlara mı ulaşıyorsunuz, bunu gösteriyor.
Basit bir karekod ve kısa bir form, bu verinin önemli bölümünü topluyor.
Ve ertesi yılın planı, tahmine değil veriye dayanıyor.
Kurumsal hafıza, kamu tarafında daha kırılgan
Belediyelerde ekip değişimi dönemsel olarak toplu yaşanabiliyor.
Bunun etkinlik tarafındaki sonucu şu: Yıllar içinde biriken bilgi kayboluyor.
Hangi tedarikçi güvenilir, hangi alanda hangi sorun çıkıyor, hangi saatte yığılma oluyor, hangi izin ne kadar sürüyor, geçen yıl neden gecikildi.
Bu bilgiler genellikle yazılı değil.
Kamu tarafında hafıza kaybının maliyeti daha yüksek.
Çünkü aynı öğrenme süreci her seferinde baştan yaşanıyor.
Her etkinlik sonrası hazırlanan kısa bir değerlendirme notu, bu kaybın büyük bölümünü engelliyor.
Uzun rapor değil. Yarım sayfa yeterli.
Ne iyi gitti, ne gitmedi, gelecek yıl ne değişmeli.
Sürdürülebilirlik iki anlama geliyor
Belediye etkinliklerinde sürdürülebilirlik denince genellikle çevresel konular anlaşılıyor. Atık, enerji, tek kullanımlık malzeme.
Bu önemli.
Ama bir de etkinliğin kendisinin sürdürülebilirliği var.
Bir program yalnızca belirli bir yönetim döneminde yapılabiliyorsa, yalnızca belirli bir kişi oradayken yürüyorsa ya da her yıl sıfırdan kuruluyorsa sürdürülebilir değil.
Sürdürülebilir bir program, kurumsallaşmış programdır.
Adı, tarihi, işleyişi ve ekibi tanımlıdır.
Ve kim yönetirse yönetsin aynı kalitede devam edebilir.
Belediyelerde etkinlik planlamasını uzun süre bir takvim işi olarak düşündüm.
Bugün daha çok bir kaynak dağıtımı meselesi olarak görüyorum.
Çünkü elinizde sınırlı bir bütçe, sınırlı bir ekip ve sınırlı bir zaman var.
Ve bu kaynağı nasıl dağıttığınız, hangi vatandaşın hizmet alıp hangisinin almadığını belirliyor.
Bu, teknik bir konu gibi görünüyor.
Aslında değil.
Etkinlik planlaması, bir belediyenin kime nasıl ulaştığını gösteren en somut belgedir.
Ve o belge, yıl sonu raporundan çok daha önce, sokakta okunuyor.
