İçindekiler
Etkinlik sektöründe sürdürülebilirlik konusu açıldığında en sık duyduğum cümlelerden biri şu:
“Prensip olarak katılıyorum ama bizim bütçemiz buna uygun değil.”
Bu cümleyi yıllarca duydum.
Ve zamanla şunu fark ettim: Cümlenin arkasındaki varsayım genellikle yanlış.
Çünkü sürdürülebilir etkinlik uygulamalarının önemli bir bölümü ek maliyet getirmiyor.
Maliyet düşürüyor.
Üstelik bunun için büyük bir dönüşüm gerekmiyor; birkaç ilk adım yetiyor.
En büyük karar mekân seçiminde veriliyor
Bir etkinliğin çevresel etkisinin önemli bir bölümü, henüz hiçbir şey kurulmadan belirleniyor.
Mekân seçildiğinde.
Çünkü mekân, katılımcının nasıl ulaşacağını, ne kadar enerji harcanacağını ve neyin taşınması gerekeceğini büyük ölçüde sabitliyor.
Mekân değerlendirirken bakılabilecek birkaç somut şey var.
Toplu ulaşımla erişilebilir mi? Bu tek başına, etkinliğin toplam karbon etkisinde en belirleyici kalem.
Doğal ışık alıyor mu? Gün boyu yapay aydınlatmaya bağımlı olmayan salonlar hem enerji hem konfor açısından fark yaratıyor.
Enerji verimliliği sertifikası var mı? Türkiye’de bu alanda yatırım yapmış tesis sayısı artıyor.
Mevcut altyapısı ne kadarını karşılıyor? Yerinde ses, ışık ve mobilya altyapısı olan bir mekân, dışarıdan taşınacak ekipman miktarını ciddi biçimde azaltıyor.
Bu son madde özellikle önemli.
Çünkü taşınan her tır, hem maliyet hem emisyon.
Yerel tedarik, hem çevresel hem ekonomik
Tedarikçi seçimi sürdürülebilirlikte en etkili kaldıraçlardan biri.
Yerelden çalışmanın iki ayrı faydası var.
Birincisi ulaşım kaynaklı emisyonun düşmesi.
İkincisi ve bence daha değerlisi, etkinliğin ekonomik etkisinin bulunduğu bölgede kalması.
Bir etkinlik bir şehirde yapılıp bütün tedariki başka şehirden geliyorsa, o şehre kalan katkı sınırlı oluyor.
İkram tarafında ise mevsimsel ve yerel ürünle çalışan firmalar hem daha düşük etkiye sahip hem çoğu zaman daha uygun fiyat veriyor.
Mevsiminde olan bir ürün her zaman mevsim dışı olandan ucuz.
Bu, sürdürülebilirlikle maliyetin aynı yöne baktığı en net örneklerden biri.
Baskı azaltmak, en kolay kazanç
Etkinliklerde basılı materyal miktarı hâlâ yüksek.
Davetiye, program kitapçığı, yaka kartı, yönlendirme, katalog, stant görselleri.
Bunların önemli bölümü etkinlik bittiğinde atılıyor.
Dijitale geçmek burada hem en kolay hem en görünür kazanç.
E-davetiye, karekodlu program, dijital katılımcı listesi, ekran üzerinden yönlendirme.
Fakat bir noktaya dikkat etmek gerekiyor.
Dijitalleşme her zaman daha az kâğıt anlamına gelmiyor.
Katılımcının programı bulamayıp yazdırdığı, karekodun okunmadığı, uygulamanın kullanılamadığı durumlarda hem dijital hem basılı maliyet birlikte oluşuyor.
Bu yüzden dijital çözümün gerçekten kullanılabilir olması gerekiyor.
Bence en çok ihmal edilen alan, tekrar kullanılabilir tasarım.
Tarih ve yıl yazmayan yönlendirme tabelaları. Modüler stant sistemleri. Yeniden kullanılabilir sahne arkası kurgusu.
Bunlar ilk yıl biraz daha pahalı.
Üçüncü yıl kendini fazlasıyla ödüyor.
Atık yönetimi planlanmazsa oluşmuyor
Etkinliklerde geri dönüşüm, istasyon koymakla olmuyor.
Katılımcının o istasyonu bulması, hangi kutuya ne atacağını anlaması ve atığın sonrasında gerçekten ayrı toplanması gerekiyor.
Bu zincirin herhangi bir halkası kopuyorsa, ayrı atılan atık yine karışık gidiyor.
Bu yüzden atık planında üç şeyi netleştirmek gerekiyor: İstasyonların yeri, görsel yönlendirmenin anlaşılırlığı ve atığın etkinlik sonrası nereye gittiği.
Son madde genellikle sorulmuyor.
Gıda israfı ise ayrı bir başlık.
Etkinliklerde en büyük atık kalemlerinden biri artan yemek.
Bunun iki tarafı var.
Önce miktar planlaması. Katılım tahmininin gerçekçi olması ve ikram düzeninin porsiyon kontrolüne uygun kurgulanması.
Sonra artan gıdanın değerlendirilmesi. Gıda bankaları ve yerel kuruluşlarla önceden kurulmuş bir bağ, bunu mümkün kılıyor.
Ama bu bağın etkinlikten önce kurulmuş olması gerekiyor.
Etkinlik akşamı telefonla çözülebilecek bir şey değil.
Enerji tarafı ölçülmeden yönetilemiyor
Enerji tüketimi etkinliklerde neredeyse hiç ölçülmüyor.
Oysa ölçüm zor değil.
Jeneratör kullanılıyorsa yakıt tüketimi zaten kayıtlı. Şebekeden besleniyorsa mekândan tüketim verisi alınabiliyor.
Bu veri bir kez toplandığında birçok şey görünür hâle geliyor.
Sahne aydınlatmasının gerçekten gerekli olup olmadığı. Kurulum süresince harcanan enerjinin büyüklüğü. Boşta çalışan sistemler.
LED aydınlatmaya geçiş, gereksiz sistemleri kapatmak ve jeneratör kapasitesini doğru seçmek gibi basit hamleler kayda değer fark yaratıyor.
Aşırı büyük seçilen jeneratör, hem yakıt yakıyor hem kira maliyeti üretiyor.
Ulaşım, en büyük kalem
Bir etkinliğin karbon etkisinin büyük bölümü genellikle katılımcı ulaşımından geliyor.
Bu, organizatörün doğrudan kontrol edemediği bir alan.
Ama etkileyebildiği bir alan.
Toplu ulaşımla erişilebilir mekân seçmek. Ortak servis düzenlemek. Etkinlik saatlerini ulaşım yoğunluğunu dikkate alarak planlamak. Uzaktan katılım seçeneği sunmak.
Uluslararası katılımlı organizasyonlarda ise en etkili müdahale, programın buna değecek yoğunlukta olması.
İnsanların uzun yol yapıp bir saatlik bir program için gelmesi, hem katılımcı hem çevre açısından verimsiz.
Ölçmediğiniz şeyi iyileştiremiyorsunuz
Sürdürülebilirlik çalışmalarında en zayıf halka ölçüm ve raporlama.
Çoğu etkinlikte iyi uygulamalar yapılıyor ama kaydedilmiyor.
Kaydedilmediğinde de ne kadar iyileştiğinizi bilemiyorsunuz.
İlk yıl için karmaşık bir sistem gerekmiyor.
Şu kalemleri kaydetmek yeterli: Toplam atık miktarı ve ayrıştırılan oran. Enerji tüketimi. Basılı materyal adedi. Yerel tedarikçi oranı. Kalan gıda miktarı ve nereye gittiği. Katılımcı ulaşım biçimi.
Bu altı kalem, ikinci yıl karşılaştırma yapmanızı sağlıyor.
Ve sponsor tarafında da giderek daha fazla sorulan veriler bunlar.
Bir uyarı
Sürdürülebilirlik iletişiminde en riskli şey, yapılandan fazlasını anlatmak.
Bu alanda abartılı iletişim, hiç iletişim yapmamaktan daha fazla zarar veriyor.
Çünkü etkinlik alanında gerçek görülüyor.
Sürdürülebilirlik vurgusuyla tanıtılan bir etkinlikte tek kullanımlık bardak dağıtılıyorsa, katılımcı bunu fark ediyor.
Bu yüzden bence en sağlıklı yaklaşım şu: Yaptığınız kadarını anlatın, yapamadığınızı da söyleyin.
“Bu yıl atık tarafında şunu yaptık, ulaşım tarafında henüz bir çözümümüz yok” cümlesi güven üretiyor.
Her şeyi çözmüş görünmek ise üretmiyor.
Sonuçta
Sürdürülebilir etkinlik, büyük bir dönüşüm projesi olmak zorunda değil.
Birkaç doğru kararla başlıyor.
Doğru mekân. Yerel tedarik. Daha az basılı malzeme. Planlanmış atık düzeni. Ölçülen enerji. Ve kaydedilen veri.
Bu altı karar etkinliğin kalitesini düşürmüyor.
Çoğu, maliyeti de düşürüyor.
Burada söylemek istediğim tek şey şu:
Bu işe başlamak için mükemmel koşulları beklemek gerekmiyor. Bir sonraki etkinlikte iki kalem seçmek yeterli.
Ve ikinci yıl, o iki kalemin ne kadar kolay olduğunu görüyorsunuz.
