İçindekiler
- Giriş bir işlem değil, bir karşılama
- Kuyruk olunca ne oluyor?
- Yönlendirme, katılımcının sormak zorunda kalmadığı şeydir
- Kapıdaki kişi etkinliğin yüzü
- Listede olmayan kişi
- Dijital kayıt her şeyi çözmüyor
- Mekân seçimi ilk on dakikayı daha mekân görülmeden belirliyor
- Çıkış da ilk on dakika kadar önemli
- İlgili Yazılar
Davetli olduğunuz bir konferansa arabayla gittiniz.
Otoparkta yer bulamadınız, iki sokak öteye park ettiniz. Girişi bulmak için iki kere sordunuz; ilk sorduğunuz kişi bilmiyordu. Kayıt masasında on beş dakika beklediniz. Sıra size geldiğinde isminiz listede yoktu. Masadaki kişi telefonla birini aradı, o kişi başka birini aradı. Sonunda elinize isminizin yanlış yazıldığı bir yaka kartı verdiler.
İçeri girdiniz. Sahne mükemmel. Konuşmacı iyi. İkramlar özenli. Her şey yerli yerinde.
Akşam eve döndüğünüzde ilk ne anlatırsınız?
Bence kayıt masasını. Ve bunu söylerken kimseyi suçlamıyorum, çünkü ben de aynısını yapıyorum. İnsan bir yere girerken yaşadığı şeyi, içeride yaşadığından daha güçlü hatırlıyor. Bu, etkinlik yönetiminin değiştiremeyeceği bir şey. Değiştirebileceği şey, o ilk on dakikanın nasıl geçtiği.
Etkinlik yönetiminde en çok emek sahneye, içeriğe, mekâna gidiyor. En az emek ise kapıya. Oysa katılımcının etkinlik hakkındaki kanaati büyük ölçüde ilk on dakikada oluşuyor ve sonrasında yapılan hiçbir şey bu kanaati tamamen silemiyor. Düzeltebiliyor, ama silemiyor.
Giriş bir işlem değil, bir karşılama
Kayıt alanını planlarken genellikle verimlilik düşünülüyor. Kaç masa, kaç kişi, dakikada kaç katılımcı. Bu doğru ama eksik.
Katılımcı kapıya geldiğinde bir işlemden geçmek istemiyor. Beklendiğini hissetmek istiyor.
Bu ikisi arasındaki fark çok küçük şeylerde ortaya çıkıyor. Kayıt masasındaki kişinin ayakta mı oturuyor mu olduğu. Katılımcının adını ekranda arayıp mı buluyor, yoksa gözüne bakıp “hoş geldiniz” mi diyor. Yaka kartının önceden hazırlanıp alfabetik dizilmiş mi olduğu, yoksa o anda mı basıldığı. Masanın üstünde bir karmaşa mı var, yoksa düzen mi.
Hiçbiri para istemiyor. Hepsi önceden düşünülmeyi istiyor.
Türkiye’de kayıt masası çoğu zaman etkinliğin en deneyimsiz insanlarına bırakılıyor. Bir gün önce bulunmuş hostes, görevlendirilmiş öğrenci, “sadece isim kontrol edecek” diye konulmuş biri. Oysa o kişi, katılımcının etkinlikle kurduğu ilk insan teması. Katılımcı, etkinliğin kendisini bekleyip beklemediğini o kişinin yüzünden anlıyor.
Kuyruk olunca ne oluyor?
Kayıt kuyruğu bazen ne yaparsanız yapın oluşuyor. Beş yüz kişinin iki yüzü aynı servisten iniyor, yağmur başlıyor, kayıt sistemi o sabah yavaşlıyor; hazırlık ne kadar iyi olursa olsun kapıda bir yığılma olabiliyor. Bence asıl mesele kuyruğun olup olmaması değil, kuyrukta geçen dakikaların nasıl geçtiği.
Bekleyen kişi ne kadar bekleyeceğini biliyor mu? Sıra ilerliyor mu, yoksa önde bir şey mi takıldı? Üstü kapalı mı, güneşin altında mı? Elinde bir kahve var mı? Sırada beklerken etkinlik hakkında bir şey öğreniyor mu, yoksa yalnızca saatine mi bakıyor? Aynı on dakikalık bekleme bir etkinlikte “biraz bekledik ama güzeldi”, diğerinde “daha girişte rezalet” diye anlatılıyor ve fark kuyruğun uzunluğunda değil.
Kuyruğu kısaltmanın bilinen yolları var; isim kontrolünü girişten önce yapmak, kapıda yalnızca kart vermek, ilk yarım saat için bir masa daha açmak. Bunlar işe yarıyor ama kuyruğu sıfırlamıyor. Sıfırlanamayacağını kabul edip bekleyen kişiyi düşünmek, bence kapıdaki en önemli karar.
Bir de protokol girişi var. Davetli protokolün ayrı bir girişten alınması çoğu etkinlikte gerekli ve doğru. Ama ana kapıdaki beş yüz kişinin bunu bekleme sırasında görmesi, kapıdaki ilk izlenimi etkiliyor; bu yüzden protokol girişi varsa ana girişin daha hızlı olması gerekiyor, daha yavaş değil.
Yönlendirme, katılımcının sormak zorunda kalmadığı şeydir
İkinci büyük boşluk yönlendirme.
Mekânı etkinlik ekibi haftalardır biliyor. Nerede ne var, hangi salon nerede, tuvalet nerede, kahve nerede. Bu bilgi ekipte öyle yerleşmiş ki artık görünmez hale gelmiş. Kimse “tabela lazım” demiyor, çünkü kimse kaybolmuyor.
Katılımcı mekâna ilk kez giriyor.
Yönlendirme tabelası yoksa ya soruyor ya da kaybolup zaman harcıyor. İkisi de küçük bir rahatsızlık. Ama bu rahatsızlıklar birikiyor. Otoparkta sorulan soru, kapıda sorulan soru, salonda sorulan soru. Üçüncü soruda katılımcı etkinliğin iyi organize edilmediğine karar vermiş oluyor; sahneyi henüz görmeden.
İyi yönlendirmenin testi basit: Etkinlik sabahı mekânı hiç bilmeyen birini kapıdan içeri sokun ve kimseye sormadan ana salona, tuvalete ve kahve alanına ulaşıp ulaşamadığına bakın. Ulaşamıyorsa tabelalar eksik. Bu testi yapan ekip çok az; çünkü ekipteki herkes mekânı biliyor ve test edecek “bilmeyen” kimse kalmamış.
Kapıdaki kişi etkinliğin yüzü
Girişte duran kişi çoğu zaman en deneyimsiz, bazen bir gün önce bulunmuş biri oluyor. Çünkü “sadece isim kontrol edecek”.
Oysa o kişiye etkinliğin ilk on dakikasında şu sorular soruluyor: Program kaçta başlıyor? Tuvalet nerede? Otopark ücretli mi? Konuşmacı geldi mi? Arkadaşım listede yok, ne yapacağız? Çocuklar girebilir mi? Yemek var mı?
Bu soruların cevabını bilmeyen kişi “bilmiyorum” diyor ve katılımcı için etkinlik orada bir miktar eksiliyor. Kimse “bilmiyorum” diyen bir etkinliğe güvenmiyor.
Bence kapıdaki insanlara etkinlikten bir gün önce ayrılacak yarım saat, sahne ekibine yapılan iki günlük hazırlıktan daha fazla fark yaratıyor. Sahne ekibi işini biliyor. Kapıdaki kişi çoğu zaman bilmiyor ve bilmediği de hemen görülüyor. En sık sorulan on soru ve cevapları tek sayfaya yazılıp masanın üstüne konduğunda bu sorun büyük ölçüde çözülüyor.
Etkinliğin en deneyimli insanı sahne arkasında değil, kapıda olmalı.
Listede olmayan kişi
Her etkinlikte oluyor. Birisi geliyor, adı listede yok. Davetli olduğunu söylüyor. Ya da gerçekten davetli ama listeye eklenmemiş. Ya da davetlinin eşi, ya da davetlinin yerine gelen kişi.
Bu an, etkinliğin en hassas anlarından biri. Kapıdaki kişi ya kuralı uygulayıp insanı geri çevirecek ya da inisiyatif alıp içeri alacak. İkisinin de bedeli var. Geri çevrilen kişi bir daha gelmiyor ve etkinliği kötü anlatıyor. İçeri alınan kişi, listenin bir anlamı olmadığını gösteriyor ve bir sonraki kişi de aynı şeyi istiyor.
Bu kararı etkinlik günü kapıdaki kişiye bırakmak haksızlık. O kişi ne yetkiye sahip ne de bilgiye. Önceden konuşulmalı: Listede olmayan biri geldiğinde ne yapılacak? Kim karar verecek? O kişiye nasıl ulaşılacak? Katılımcı beklerken nerede bekleyecek?
Üç cümlelik bir kural, kapıda yaşanacak on dakikalık bir gerginliği önlüyor. Ve o gerginlik, genellikle etkinliğin en çok anlatılan anı oluyor.
Dijital kayıt her şeyi çözmüyor
Son yıllarda kayıt sorununa verilen standart cevap teknoloji oldu. QR kod, mobil uygulama, yüz tanıma, kendi kendine yaka kartı basan kiosk.
Bunların bir kısmı gerçekten işe yarıyor. Beş bin kişilik bir fuarda QR kodla giriş, listeden isim aramaktan kat kat hızlı. Ama Türkiye’de birkaç şeyi hesaba katmak gerekiyor.
Katılımcı QR kodu bulamıyor. E-postada, SMS’te, uygulamada. “Kod gelmedi” diyen kişi kapıda yine kuyruk oluşturuyor; bu kez kiosk kuyruğu. Yaşlı katılımcı telefonunu açıp kodu göstermekte zorlanıyor. Alanda internet çekmiyor, uygulama açılmıyor. Kiosk bozuluyor ve yedek kiosk yok.
Dijital kayıt, kayıt masasının yerine geçmiyor; kayıt masasının yükünü azaltıyor. Ama “kod yoksa ne olacak” sorusunun cevabı olan bir masa her zaman olmalı. Ve o masada yine bir insan olmalı; kodu bulamayan katılımcıya “sorun değil, adınız ne” diyebilen bir insan.
Bence teknoloji ilk on dakikayı hızlandırıyor ama karşılama hissini vermiyor. QR kod okuyan turnike, “hoş geldiniz” demiyor. En iyi kayıt alanları ikisini birlikte kullanıyor: Hızlı giriş için teknoloji, karşılama için insan.
Mekân seçimi ilk on dakikayı daha mekân görülmeden belirliyor
Son bir şey daha. İlk on dakika aslında kapıda değil, katılımcı evden çıkarken başlıyor.
Mekân şehrin neresinde? Toplu taşımayla ulaşılıyor mu? Otopark var mı, kaç araçlık, ücretli mi? Taksi alana kadar giriyor mu, yoksa ana yolda mı bırakıyor? Davetiyede adres mi var, yoksa bir harita bağlantısı mı?
Türkiye’de birçok etkinlik mekânı güzel ama ulaşılmaz. Şehrin dışında, yolu belirsiz, otoparkı yetersiz. Katılımcı mekâna gelene kadar yarım saat trafik, on dakika park yeri arama, beş dakika yürüme yaşıyor. Kapıya geldiğinde zaten yorgun ve sinirli. Kayıt masası ne kadar iyi olursa olsun, o on dakika katılımcının gününün otuz dakikalık kötü başlangıcının üstüne geliyor.
Mekân seçilirken “güzel mi” sorusu kadar “gelmesi kolay mı” sorusu da sorulmalı. Ve kolay değilse, davetiyeye ulaşım bilgisi, otopark yönlendirmesi, servis saati eklenmeli. Bunlar davetiyenin en az okunan ama en çok işe yarayan satırları.
Çıkış da ilk on dakika kadar önemli
Son bir şey. Giriş kadar çıkış da var ve çıkış çoğu zaman hiç planlanmıyor.
Etkinlik bitiyor, beş yüz kişi aynı anda kapıya yöneliyor. Vestiyer tek kişiyle çalışıyor. Otoparktan çıkmak yarım saat sürüyor. Taksi yok. Servis nerede, kimse bilmiyor.
Katılımcının son hatırladığı şey bu oluyor. İçeride geçirdiği üç güzel saat, çıkıştaki yarım saatin arkasında kalıyor.
Çıkış planı girişten daha kolay: Vestiyere ikinci kişi, otopark çıkışına yönlendirme, taksi durağının yeri, servis saatinin program sonuna yazılması. Hepsi küçük. Hiçbiri etkinlik günü akla gelmiyor, çünkü etkinlik günü herkes sahneye bakıyor.
Etkinliğin ilk on dakikası, bütçenin en küçük, dikkatin en az verildiği bölüm. Ama katılımcının etkinliği nasıl hatırlayacağını büyük ölçüde o on dakika belirliyor. Son on dakika da öyle.
Sahne kusursuz olabilir. Konuşmacı etkileyici olabilir. Ama kapıda bekleyen, kaybolan, yanlış kartla dolaşan, “bilmiyorum” cevabı alan katılımcı için etkinlik daha başlamadan biraz eksilmiş oluyor. Ve o eksik, içerideki hiçbir şeyle tamamen kapanmıyor.
Bu etkinliğe gelen biri kapıdan içeri girdiğinde, beklendiğini hissediyor mu?
Bunu en erken bilen kişi, sabahtan beri kayıt masasında yaka kartı dağıtan görevli; etkinlik bitince onunla yapılan beş dakikalık bir konuşma, bir sonraki kapının nasıl kurulacağını çoğu toplantıdan daha iyi anlatıyor.
