İçindekiler
Bir kongrede sabah oturumu on ikiyi yirmi geçe, programdakinden beş dakika geç bitiyor.
Beş yüz kişi aynı anda salondan çıkıyor. Yemek alanında üç masa, iki servis görevlisi. Kuyruk. Yarım saatlik aranın yirmi dakikası sırada. Sıra gelince: Soğumuş makarna, kurumuş tavuk, bir salata, bir sütlaç. Yanında soğuk bir çay ya da yarım saattir termosta bekleyen bir kahve. Yemek ayakta, tabak elde, telefonla konuşarak.
Öğleden sonraki oturum, aç ve sinirli bir salonla başlıyor.
Türkiye’de etkinlik yemeği, etkinliğin en çok şikâyet edilen ve en az tasarlanan parçası. Katılımcı anketlerinde “yemek” neredeyse her zaman en düşük puanı alıyor; organizatör bunu “yemek işte, kimse memnun olmaz” diye geçiştiriyor.
Oysa yemek, katılımcının etkinlikte vücuduyla yaşadığı tek şey. Sunumu dinliyor, sahneyi izliyor, ama yemeği yiyor. Ve kötü yemek, güzel bir programın tadını kelimenin tam anlamıyla kaçırıyor.
Etkinlik yemeği bence bu kadar kötü olmak zorunda değil ve sorun, çoğu organizatörün sandığının aksine, aşçı değil.
Yemek bir satın alma kalemi olarak görülüyor
Etkinlik bütçesinde yemek bir satır: “Catering, kişi başı şu kadar, beş yüz kişi.”
Bu satır, çoğu zaman yalnızca fiyata bakılarak bir firmaya gidiyor. Firma, o fiyatla ne yapabiliyorsa onu yapıyor: Sabah hazırlanıp öğlene kadar bekleyen yemek, en ucuz malzeme, en az personel. Kötü niyet yok; fiyat o kadar.
Sorun, yemeğin etkinliğin parçası değil, etkinliğin yan hizmeti olarak görülmesi. Sahne için konsept konuşuluyor, ışık için tasarım yapılıyor, davetiye için üç taslak geliyor; yemek için “kişi başı kaç lira” soruluyor.
Bence ilk değişiklik burada: Yemek bir catering satırı değil, etkinlik programının bir bölümü. Kaçta yenecek, nerede yenecek, kaç dakika sürecek, ne yenecek, neden o yenecek, yemek sırasında ne olacak. Bu sorular program tasarlanırken sorulmalı; teklif toplanırken değil.
Zamanlama her şeyi belirliyor
Etkinlik yemeğinin kötü olmasının en büyük sebebi yemeğin kendisi değil, zamanlaması.
Yemek, program bittiğinde yeniyor. Program geciktiğinde yemek bekliyor. Yarım saat sahnede uzayan bir oturum, mutfakta yarım saat soğuyan yemek demek. Catering firması saat on ikiye hazırlamış, salon on iki buçukta boşalıyor. Bu yarım saat, sıcak yemekle soğuk yemek arasındaki fark.
Buna bir de “herkes aynı anda” sorunu ekleniyor. Beş yüz kişinin aynı dakikada yemek alanına gelmesi, hiçbir servis düzeninin taşıyamayacağı bir yük. Kuyruk oluşuyor, yemek bitiyor, geç gelen aç kalıyor.
Çözümler basit ve çoğu uygulanmıyor. Yemek saatini programa değil, programı yemek saatine bağlamak: Yemek on iki buçukta ve ne olursa olsun o saatte; oturum bitmemişse kesilir. Yemek alanını açmayı kademelendirmek; salonun yarısı on iki buçukta, diğer yarısı on üçte. Yemek alanını birden fazla noktaya bölmek; tek büfe yerine dört küçük büfe. Ve ayakta değil oturarak; oturacak yer olmayan yemek, yemek değil, tabakla dolaşmak.
Kahve arasının kahvesi
Kongre ve toplantılarda yemekten de sık şikâyet edilen şey, kahve arası.
Termosta bekleyen filtre kahve, poşet çay, plastik bardak, kuruyan kurabiye. Katılımcı kahve arasına bir mola için çıkıyor ve mola, bir angaryaya dönüşüyor. Kahve arası, etkinliğin aslında en değerli anı; networking orada oluyor, sorular orada soruluyor, kartlar orada değişiyor. O anı kötü kahveyle geçirmek, etkinliğin en değerli yarım saatini feda etmek.
İyi kahve arası, iyi kahveden başlıyor ama onunla bitmiyor. Barista, taze demlenen çay, oturulacak yer, ayakta durulacak masa, konuşulacak alan. Türkiye’de kahve arasının kişi başı maliyeti çoğu zaman yemek maliyetinin onda biri; ama katılımcı deneyimindeki yeri yemekle eşit. Kahve arasına yemek kadar bütçe vermek, en ucuz deneyim yatırımlarından biri.
Etkinliğin en değerli yarım saati kahve arası; en kötü kahve de orada servis ediliyor.
Artan yemek: Çöpe giden yüz tabak
Etkinlik yemeğinin bir de görünmeyen tarafı var: artan yemek.
Beş yüz kişilik yemek hazırlanıyor, üç yüz elli kişi yiyor. Yüz elli tabak çöpe. Her etkinlikte. Çünkü organizatör “ya yetmezse” diye fazla sipariş veriyor, catering “ya az gelirse” diye fazla hazırlıyor, kimse kaç kişinin gerçekten yiyeceğini saymıyor.
Bu, hem maliyet hem çevre meselesi. Etkinlik yemeğinde artan yemeğin oranı genellikle ölçülmüyor; sahada gördüğüm oran her yerde benzer: Hazırlananın dörtte biri ile üçte biri arası çöpe gidiyor.
Çözüm kayıttan başlıyor. Kayıt sırasında “yemekte olacak mısınız” sorusu, sayıyı yüzde yirmi daha doğru veriyor. Açık büfe yerine porsiyonlu servis, artan yemeği yarıya indiriyor. Artan yemeğin bir gıda bankasına ya da bir derneğe gitmesi; Türkiye’de bunu yapan birkaç organizasyon var ve yapmanın hukuki bir engeli yok, sadece organizasyon gerekiyor.
Şehrin mutfağı masada yok
Beni en çok şaşırtan taraf bu: Türkiye gibi bir mutfak ülkesinde, etkinlik yemeği her şehirde aynı.
Gaziantep’te yapılan kongrenin öğle yemeği, Ankara’da yapılan kongrenin öğle yemeğiyle aynı: makarna, tavuk, salata, sütlaç. Trabzon’daki toplantının kahve arasında kurabiye var; Trabzon’un kendi hamur işi yok. Adana’da yapılan festivalin yemek alanında döner ve hamburger var; Adana’nın kendisi yok.
Bu, hem bir fırsatın kaçırılması hem de bir kimlik eksikliği. Etkinliğe gelen katılımcı, şehri yemeğinden tanıyabilir; tanımıyor çünkü yemek şehrin değil catering firmasının. Yerel üretici, etkinliğe yemek verebilir; vermiyor çünkü brifte yerel ürün diye bir satır yok ve firma bu satır olmadan standart menüsünü getiriyor.
Bence her etkinlik yemeğinin bir “şehir satırı” olmalı. Öğle yemeğinde bir yerel yemek, kahve arasında bir yerel tatlı, akşam yemeğinde şehrin kendi mutfağı. Bu, catering firmasının işi; ama ona bunu söylemek organizatörün işi. Ve söylendiğinde genellikle maliyet artmıyor; yerel yemek çoğu zaman ithal menüden ucuz.
Yabancı katılımcı için bu, etkinliğin en hatırlanan anı oluyor. “Türkiye’ye gittim, kongrede şunu yedim” cümlesi, kongrenin kendisinden daha uzun süre hatırlanıyor.
Yemek bir program unsuru olarak
Yemek, programda yalnızca bir ara olarak kalmak zorunda da değil; pasif bir parça olmak yerine programın aktif bir parçası olabilir.
Akşam yemeği, bir sunum alanı olabilir; sponsor konuşması değil, şehrin bir hikâyesi. Öğle yemeği, bir masa düzeniyle networking aracı olabilir; isimli oturma, karışık masa, “yanınızdaki kişi şu sektörden”. Kahve arası, bir mini sergi, bir yerel üretici standı, bir müzik olabilir.
Türkiye’de bunlar nadiren yapılıyor; çünkü yemek, “insanlar yesin, program devam etsin” diye düşünülüyor. Oysa yemek, programın en rahat, en konuşkan, en hatırlanan bölümü. Onu tasarlamak, bir oturum tasarlamaktan daha kolay ve daha etkili.
Sonuçta
Etkinlik yemeği kötü, çünkü bir satın alma kalemi olarak görülüyor, programa değil programın sonuna konuyor, herkes aynı anda yiyor, kahve arası ihmal ediliyor, dörtte biri çöpe gidiyor ve şehrin kendi mutfağı masada hiç yok.
Saydığım altı sebepte aşçının payı yok; hepsi, yemeğin etkinliğin bir parçası olarak tasarlanıp tasarlanmadığıyla ilgili. Tasarlandığında yemek, etkinliğin en çok şikâyet edilen değil en çok hatırlanan parçası oluyor.
Bu etkinliğin yemeğinde, bu şehre özgü tek bir şey var mı?
