İçindekiler
Bir şirketin yılda yaptığı etkinliklerin büyük bölümü dışarıya değil, içeriye dönük.
Yıl sonu yemeği. Bayi toplantısı. Motivasyon gecesi. Kick-off. Ödül töreni. Şirket pikniği. Satış ekibinin yıllık toplantısı. Bunlar şirketlerin en çok yaptığı etkinlikler. Aynı zamanda en az düşündüğü etkinlikler.
Çünkü katılımcı zaten belli. Gelmek zorunda. Memnun kalmasa da bir yere şikâyet etmeyecek. Müşteri etkinliğinde her ayrıntı düşünülüyor, çünkü müşteri kaçabilir. Çalışan kaçamaz. Dolayısıyla müşteri etkinliğine gösterilen özen, çalışan etkinliğine gösterilmiyor.
Sonuç herkesin bildiği manzara: Masalarda telefona bakan insanlar, konuşmalar sırasında koridorda sigara molası, bir an önce bitse de gitsek bakışları, ertesi gün ofiste “nasıldı” sorusuna “iyiydi” cevabı.
Ben bu manzarayı yıllarca hem organizatör hem katılımcı olarak gördüm. Ve bence sorun bütçe değil. Aynı bütçeyle çok farklı bir gece kurulabilir. Sorun, bu etkinliklerin kim için yapıldığının unutulmuş olması.
Çalışan etkinliği çoğu zaman yönetim için yapılıyor
Herhangi bir yıl sonu etkinliğinin programına bakın.
Genel müdürün yılı değerlendirdiği konuşma. Finans direktörünün rakamları anlattığı sunum. Bölüm müdürlerinin teşekkürleri. Sonra ödüller. Sonra yemek. Sonra, vakit kalırsa, müzik.
Bu program çalışanlar için değil, yönetim için kurulmuş. Yönetimin söylemek istediği şeyleri sırayla söylediği, çalışanların da oturup dinlediği bir akış. Çalışan bu etkinlikte bir izleyici. Oysa etkinlik onun adına yapılıyor, davetiyede “sizin için” yazıyor.
Türkiye’de bu formatın en yerleşik hali bayi toplantısı. Antalya’da bir otel, iki gün, sabah sunumlar, akşam gala. Sunumlarda şirketin yıl hedefi, yeni ürünler, pazarlama planı. Bayi oturuyor, dinliyor, akşam yemekte sanatçıyı izliyor, ertesi gün dönüyor. Bu format yirmi yıldır aynı ve kimse “bayi ne istiyor” diye sormuyor. Bayi aslında başka bayilerle konuşmak, şirketin üst yönetimine birebir derdini anlatmak, pazardaki rakibin ne yaptığını duymak istiyor. İki günlük programda bu üç isteğe ayrılmış tek bir saat yok.
Bence çalışan etkinliğinin ilk sorusu “yönetim ne söylemek istiyor” değil, “çalışan ne yaşamak istiyor” olmalı. Bu soru sorulduğunda program kendiliğinden değişiyor. Konuşmalar kısalıyor. Sahne bir kişinin değil, herkesin oluyor. Yemek programın sonu değil, ortası oluyor.
“Motivasyon” bir etkinlik amacı değil
Çalışan etkinliklerinde en sık duyduğum amaç: motivasyon.
Motivasyon ne demek? Çalışanın ertesi gün işe daha istekli gelmesi mi? Bir gecelik bir etkinlik bunu yapabilir mi?
Bence yapamaz. Çalışanın işe isteği maaşından, yöneticisinden, işinin anlamından ve her gün yaşadığı küçük şeylerden geliyor. Bir gecelik yemek maaşı da, yöneticiyi de, işin anlamını da değiştirmiyor. Kötü bir yöneticiyle çalışan insan, güzel bir yemekten sonra da aynı yöneticiyle çalışıyor.
Etkinliğin yapabileceği şey daha mütevazı ama daha gerçek: İnsanları bir arada görmek. Başka departmandaki insanla tanışmak. Yöneticiyle sahne dışında, masada, yemek arasında konuşmak. Bir yılın bittiğini hissetmek. Şirketin “bizi bir araya getirmeye değer buldu” demesi.
Bu amaçlar yazıldığında etkinlik de ona göre kuruluyor. “Motivasyon” yazıldığında ise genellikle bir motivasyon konuşmacısı çağrılıyor ve iş bitmiş sayılıyor. Türkiye’de motivasyon konuşmacısı ekonomisi büyük ölçüde bu alışkanlıkla ayakta duruyor; aynı konuşmacı aynı hikâyeyi yılda yüz şirkete anlatıyor ve her şirket bunun kendine özel olduğunu düşünüyor.
Sahne yerine masa
Kurumsal etkinliklerde en büyük hata, etkinliği bir sahne gösterisi gibi kurmak.
Sahne var, izleyici var. Sahnedekiler konuşuyor, izleyenler dinliyor. Bu format bir konser için işe yarıyor. Çalışan etkinliği için yaramıyor. Çünkü çalışanlar birbirini görmeye geliyor, sahneyi görmeye değil.
Bence iyi çalışan etkinliği sahneyi küçültüp masayı büyütüyor.
Oturma düzeni departmanlara göre değil, karışık. Aynı departmanın masası, ofisteki öğle yemeğinin uzatılmış hali oluyor; karışık masa yeni bir sohbet başlatıyor. Program uzun konuşmalar yerine kısa anlar. Aralar, programın geri kalanı kadar uzun. Çünkü etkinliğin en değerli yarım saati, programda yazmayan yarım saat; kahve arasında, sigara molasında, yemek masasında geçen zaman.
Bunu söylediğimde bazı yöneticiler itiraz ediyor: “O zaman biz ne zaman konuşacağız?” Konuşabilirsiniz. Beş dakika. Çalışan beş dakikalık samimi bir konuşmayı hatırlıyor, kırk dakikalık sunumu hatırlamıyor.
Ödül töreni iyi niyetle yapılan en büyük hata
Ödül törenleri çalışan etkinliklerinin neredeyse değişmez parçası. Yılın satışçısı, yılın ekibi, on yıl hizmet plaketi.
Niyet güzel. Başarılı olanı görünür kılmak, emeği takdir etmek.
Ama salonda beş yüz kişi varsa ve ödül alan on kişiyse, dört yüz doksan kişi bir saat boyunca başkasının alkışlanmasını izliyor. Ödül alanlar mutlu, geri kalan herkes sıkılmış. Üstelik ödül kriterleri genellikle belirsiz; neden o kişi, neden bu departman, neden geçen yıl da aynı kişi? Salonda sessizce sorulan bu soru, etkinliğin amacının tam tersine çalışıyor. Bir araya getirmek için yapılan etkinlik, ayrıştırıyor.
Ödül vermekten vazgeçmek gerekmiyor. Ama ödülün bir saat sürmesi gerekmiyor. Ve ödül alanın tüm salon önünde değil, kendi ekibinin içinde, kendi yöneticisinin ağzından görünür kılınması çoğu zaman daha güçlü. Beş yüz kişinin önünde alınan plaket bir fotoğraf; on kişilik ekibin içinde söylenen teşekkür bir hatıra.
Çalışan etkinliğinin ölçüsü ertesi gün
Müşteri etkinliğinin başarısı satışla, basınla, sosyal medyayla ölçülüyor. Çalışan etkinliğinin ölçüsü başka bir yerde: Ertesi gün ofiste ne konuşuluyor?
Eğer konuşulan şey yemek ya da sanatçıysa etkinlik bir gece olmuş. Güzel bir gece, ama bir gece. Eğer konuşulan şey “şu departmandan birisiyle tanıştım, meğer şöyle bir iş yapıyorlarmış” ya da “genel müdürle ilk kez iki dakika konuştum” ise etkinlik işe yaramış.
Bu ölçüyü baştan koymak, etkinliği sahne için değil ertesi gün için tasarlamayı zorunlu kılıyor. Ve bu ölçü, bütçeyle hiç ilgili değil. Aynı otel, aynı yemek, aynı bütçe; farklı oturma düzeni, daha kısa konuşmalar, daha uzun aralar. Ertesi gün bambaşka bir sohbet.
Çalışan etkinliği sahne için değil, ertesi sabah için tasarlanır.
Aynı bayi toplantısı başka nasıl kurulurdu?
Söylediklerimi somutlaştırmak için yukarıdaki bayi toplantısına geri dönmek istiyorum. Aynı otel, aynı iki gün, aynı bütçe. Programı değiştirelim.
İlk sabah şirket konuşmaz. Bayiler konuşur. Bölgelere göre karışık masalarda, “sahada ne görüyorsunuz” sorusuyla başlayan bir saat. Şirketin üst yönetimi masalarda oturuyor, not alıyor, konuşmuyor. Bayinin en çok istediği şey bu: dinlenmek. Yirmi yıldır dinleniyor, ilk kez dinleniyor.
Öğleden önce şirket konuşur, ama kısa. Yılın üç ana mesajı, yirmi dakika. Yeni ürünler sahnede değil, koridorda; dokunulabilir, sorulabilir, satış ekibi yanında. Bayi ürünü sunumda değil elinde görüyor.
Öğleden sonra serbest. Ya da yarı serbest: Şirketin her departmanından birinin oturduğu masalar, bayi istediği masaya gidip derdini anlatıyor. Lojistik masası, finans masası, pazarlama masası. Bayinin yılda bir kez göremediği insanlar bir öğleden sonra ulaşılabilir.
Akşam gala, ama konuşmasız. Genel müdür beş dakika teşekkür eder, o kadar. Sanatçı varsa program bitince çalar; yemek sırasında değil. Ödül varsa on dakikayı geçmez ve kriterleri sabah duyurulmuştur.
İkinci sabah erken bitiş. Bayi öğlene kadar yola çıkmak istiyor; tutmanın anlamı yok.
Bu programın bütçesi öncekiyle aynı. Hatta sanatçı kısa çalacağı için daha düşük. Değişen şey, programın kim için kurulduğu. Ve ertesi hafta bayiden gelen telefon: “Bu sefer başka olmuştu.”
İnsan kaynaklarının işi mi, iletişimin işi mi?
Son olarak bir yapı meselesine değinmek istiyorum, çünkü bence sorunun bir kısmı burada.
Türkiye’de çalışan etkinlikleri genellikle insan kaynaklarının sorumluluğunda. İK bunu yıllık görev listesinin bir maddesi olarak yapıyor: otel bul, yemek ayarla, sanatçı tut, davetiye gönder. Etkinlik yönetimi birikimi olan bir ekip değil; bir yıl boyunca başka işler yapan ve Aralık’ta etkinlik yapmak zorunda kalan bir ekip.
Müşteri etkinliklerini ise pazarlama ya da kurumsal iletişim yapıyor. Orada ajans var, brief var, konsept var, ölçüm var.
Aynı şirkette iki etkinlik, iki farklı özen seviyesi. Bu fark çalışan tarafından hissediliyor: “Müşteriye yapılanla bize yapılan arasındaki farkı görüyoruz.” Ve bu cümle, etkinliğin bütün iyi niyetini götürüyor.
Çözüm İK’nın elinden almak değil; İK’ya müşteri etkinliğine gösterilen aynı araçları vermek. Brief, konsept, ajans, ölçüm. Çalışan etkinliği de bir etkinlik ve aynı disiplinle yapılmayı hak ediyor.
Sonuçta
Çalışan etkinlikleri sıkıcı çünkü çalışan için değil, yönetimin söyleyecekleri için kuruluyor. Çünkü “motivasyon” gibi ölçülemez bir amaçla yapılıyor. Çünkü sahne büyük, masa küçük. Çünkü ödül töreni bir saat sürüyor. Çünkü müşteri etkinliğine gösterilen özen çalışan etkinliğine gösterilmiyor.
Bütçeyi artırmak bu beşini de yerinde bırakıyor, çünkü hepsi aynı sorudan çıkıyor: Bu gece kim için?
Bu etkinlik çalışanın yaşamak istediği bir gece mi, yoksa yönetimin anlatmak istediği bir program mı?
