Kaliteli Etkinlik Planlamak

Son 5 yılda birkaç proje etkinlikleri ile çok yakından çalıştım, bazılarına danışmanlık yaptım. Bu deneyimim boyunca tüm etkinlik ve organizasyonlarda ortak olarak gördüğüm bir şey var. Çoğu etkinlikte, içeriğe-operasyona yönelik politika ve prosedürlerin oluşturulmasına öncelik verilmez, bunun yerine kendi ekibindeki veya yakınındaki bireysel kilit insanların uzmanlığına ve yetkinliklerine güvenirler. Sürdürülebilir etkinlikler organize etmek ise bunun tam aksine tamamen kaliteli bir temel oluşturmaktan geçer.

Kaliteli bir etkinlik nasıl olmalıdır sorusuna bir cevap aranıyorsa eğer burada insan sirkülasyonu hesap edilerek kurgulanan, sistematiği bulunan ve kişiye dayalı yürümeyen, etkinliği yapan kuruluş değişse dahi kalitesini bozmadan devam edebilecek organizasyon sistematiği ortaya konulmalıdır.

Etkinlikler Nasıl Sürdürülebilir olabilir?

Etkinliklere ve organizasyonlara insanların katkıları önemlidir, ancak insanların kurumlardan gelip geçtiklerini de hatırlamak önemlidir. İnsanlar yeni iş fırsatları bulur, iş hayatından uzaklaşır, hastalanır veya en kötü senaryoda ölürler. En iyi senaryoda da bir çalışanınıza milli piyango vurabilir!! 🙂

Ancak, bu insan kaynağının çeşitliliğine rağmen etkinlik operasyonunun devam etmesi gerekir. Belgelenmiş politika ve prosedürlerin olmaması, bu sürekliliğin olmasını zorlaştırıyor çünkü yıllarca devam eden festival tecrübeleri, bugün çalışan insanlar, gelecek yıllarda yerini yeni insanlara bırakıyor. Bu bir festivali veya sürekliliği planlanan işi ciddi biçimde etkiler.

Geçtiğimiz yıllarda yakından takip ettiğim bir etkinlik, bir olayın akabinde uzun yıllar birlikte olan 2 kilit çalışanı kaybetti. Sonuç, 15 yaşındaki bir etkinliğin sanki bebekken olduğu gibi görünüyordu çünkü geçmişte düzeltilmiş olan hatalar yeni insanlar tarafından tekrar yapıldı. İnsanlar tecrübesiyle işlerinde daha başarılı olur, ancak düzgün yönetilen bir politika ve prosedür protokolü ile bir organizasyon çalışanları ile yollarını ayırsa dahi, deneyimlerini geliştirmeye devam edebilir ve büyüyebilir.

M.Gerber, bir kitabında McDonalds’ın başarısı için rasyonel olan gizli sos haline gelen bir sistemi nasıl inşa ettiğini açıklıyor. Sistem, daha iyi ve daha verimli çalışması için her geçen yıl yeniden dizayn edilir. McDonalds ve etkinlikler birbirinden çok farklı olsa bile; ne tür işletme veya organizasyon olursa olsun, konsept aynı kalıyor.

Etkinliklerin çalışanlarını yönetmekle nasıl baş ettikleri hakkında etkinlik yöneticilerinden ayrıntılı bilgi isteyince, aldığım cevap hep benzer şekillerde oluyor. Çoğu zaman bana, son 10 yıldır düzenli çalışanları olan biriyle konuşmam gerektiğini söylediler. Konuştuğum yöneticilere göre gönüllülerin her yıl yaptığı harika işi yapmaya devam edeceğini düşünüyor.

Ancak bana göre sorulması gereken kilit bir soru var! Çalışanlar bir şekilde ertesi sene etkinlikte olmaz ise ne yapacaklar?

Bence ilk olarak, herkes panik yapar!

Daha sonra, işe yeni alacakları insanlara hatırladıkları kadarıyla konuları bölüştürmeye çalışırlar! Ayrılan kişinin çalıştığı kurumları ve eski bilgisayarlarındaki şablonları (yani bunlara erişebiliyorlarsa!) vb. araştırmalarını yaparlar.

Sonra, o etkinlikte hiç bulunmamış veya belki de hiçbir etkinlikte yer almayan biri, işi devralmak üzere işe alınır. Kurumdan ayrılan diğer kişilerin bilgisayarlarından toplanmış bilgilerden (kurtarılmış e-postalar, şablonlar ve iletişim listeleri) hareket ederek işi öğrenmeye çalışır. Bu süreçte el kitabı, sistem yoktur ve hiçbir prosedür yoktur. Kişi, daha önce işin nasıl yapıldığını bilmeyen birisine rapor verir. Ve sistem kilitlenen bir noktaya ilerler. Hiç işi bilmeyen bir yetkili ile hiç iş bilmeyen yönetici!

Bu sorunlarla karşılaşmamak için ne yapmak gerekiyor?

Etkinliğinizde, yanınızda bulunan yetkin ve güçlü insanları o güne hizmet etme amaçlı kullanmak yerine, bu insanlarla beraber sürdürülebilir bir altyapı kurmak üzerine bir sistem inşaa edin.

Ne olursa olsun, güçlü bir uzun vadeli miras inşa etmeye devam etmek için sürekli olarak iyileştirmeye devam etmeniz gereken 5 şey var!

1. Her Çalışan İçin Detaylı İş Tanımı:

Etkinliğinizdeki her bir kişinin rolünü tanımlamak için detaylı iş tanımı bir anahtardır. Bir kişinin değiştirilmesi gerektiği durumda bu iş tanımı el kitabınız olacaktır! Yeni personeli eğitmeniz ve  yeni başlayan personelinizin takibini yapabilmek için yanınızdan ayırmamanız gereken bir araç haline gelir.

Bir iş tanımı için temel unsurlar şunlardır:

Pozisyon başlığı:
Bölüm:
Kişinin doğrudan rapor ettiği kişi:
Genel sorumluluk:
Sorumlulukların ana alanları:
Kişi düzenli olarak birlikte çalışanlar:
Istihdam süresi:
Gerekli beceriler (ve gerekli deneyimler)

2. Çalışan İncelemeleri:

Çalışanların incelemelerini ve değerlendirmelerini yapmanın birçok avantajı vardır. Arka planı oturtabilmek açısından, çalışanların incelenmesi, ve bu çalışanların yaptıkları işi bulunan iş tanımlarından nasıl geliştirdiğini inceleyebilmek için harika bir fırsattır. Etkinlik büyüdükçe ve değiştikçe, iş tanımlarını güncellemeye sık sık ihtiyaç duyulmaktadır. Bu, ekibinizdeki herkesle düzenli bir iletişim sürecinizin olmasını sağlayacak yararlardan biridir.

3. Dijital Takip ve Arşivleme

Tüm gelen ve giden e-postaların kopyalarını e-posta sunucunuzda saklayın, bu size etkinliğin sürdürülebilirliği açısından kaliteli ve ansiklopedik bir arşiv oluşturmanızda fayda sağlayacaktır.

Toplantı gündemlerini ve tutanaklarını tutun!

Genellikle sözlü şekilde ilerleyen problem çözme evreleri, ilerleyen süreçte zihninizin hatırlamasını mümkün kılmayan bir hal alacaktır. Problemleri nasıl çözdüğünüzü ve karşınızdaki kurumun isteklerini yazılı bir şekilde depolarsanız, ihtiyacınız olan her an bu bilgiye ulaşmak sizin için çocuk oyuncağı olacaktır.

Tüm belgeleri bir sunucuda sakla veya yedekle!

Tabi bu arşivler herkesin bilgisayarlarında mevcut ve tüm çalışma klasörler ve dosyalarbaşka bir sunucuya yedeklenmedikten sonra sizin için hiçbir anlam taşımıyor.

Bu bilgilerin tümü, işten ayrılmalar dahi olsa sonraki çalışanlarınızla bir bölümünü gözden geçirmeniz gerektiğinde sizin için ulaşabilir şekilde saklanabilir.

4. Şablon kitaplıkları oluşturun:

Her şahsın bir festival planlama yılı boyunca çalıştığı çeşitli formlar, form e-postaları, bültenler, raporlar, diyagramlar vb. Için şablon kitaplıkları oluşturun. Şablonlar, kuruluşunuzdaki birçok görev için iş akışlarını basitleştirmek ve düzene koymak için etkili bir yoldur. Şablonların yedeklenmesini veya merkezi olarak depolanmasını, onları ilerleyen yeni çalışanlar için kullanılabilir kılmaktadır.

5. Etkinliğinizin tamamı için ayrıntılı bir Politika ve Prosedür Kılavuzu oluşturun:

Etkinliğinizin bitimini takip eden haftadan itibaren operasyonunuzdaki her bir pozisyonu değiştireceğinizi düşünün. Bu yeni ekip, şu anki ekibinizin deneyimlerine sahip olmayan ve festivaliniz hakkında hiçbir şey bilmeyen başka bir festival inşa edecek.

Bu değiştirmelerin hepsinin çok akıllı insanlar olduğunu varsayalım. Turizm veya etkinlik endüstrisinde tecrübeli, eğitilmiş, sezgisel yaklaşımlarla hareket edebilen proactive kişilerdir ve oluşturduğunuz bu belge, festivaliniz hakkında bilmeleri gereken her şeyi onlara öğretecektir. Onları, erken planlama süreci, fon artırma süreci, sponsorluk, içerik seçme ve oluşturma, mekan seçme, üretim-kiralama, barınma ve ulaşım, pazarlama, gönüllü ekipler oluşturma,gibi tüm etkinliği oluşturan unsurlardan yola çıkarak yürüyeceğiz.

Bu doküman, her bir kişinin pozisyonu, şablon klasörleri, eski e-postalara ve dokümanlara erişim ve toplantı gündemleri ve dakika dakika ayrıntılı iş tanımlarıyla birleştirildiğinde, yeni ekibinizin (muhtemelen bazı uzun günler ve fazla mesai saatleri ile) etkinliğinize ait tüm detayları öğrenmesini sağlayacaktır! Yani sizin etkinliğinizin sosunun gizli tarifini bu içeriklerde bulacak!

İlkelerinize ve prosedür kılavuzlarınıza ekleyebileceğiniz birçok format ve ipuçları vardır. İnternet, örnekler ve şablonlarla güçlendirebilirsiniz. Orada olanları gözden geçirin ve aklında ne varsa, etkinliğinizi oluşturmak için dahil edilmesi gereken her şeyin bir listesini yapın. Biçimi önemli değil, sadece uzun ve detaylı bir listeniz olsun. Etkinliğinizi oluşturan önemli ayrıntıların bu listeyi oluşturması  önemlidir.

Sistematiği Oluşturmak İçin Harcanan Zaman Kayıp Değildir!

Bu sistem bir gecede üretilebilecek bir sistem değildir. Birkaç hafta sürecek bu çalışmayı, ekibinizdeki herkesin ağırlığını koyarak, güçlü bir iş birliğiyle ortaya çıkarması gerekiyor. Güçlü bir iş birliğiyle temeli atılacak bu sistemin, yıllar ilerledikçe sürekli incelenerek her insanın sahip olduğu  yeni deneyime dayalı olarak değişmesi gerekecektir.

Evet, herkesin yoğunluğundan ve diğer işlerinden diğer herşeyden bu sistemi çıkartmaya vakit bulamayabilirsiniz. Gerçekleştirilmesi imkansız olabilecek bir şey gibi görünüyor da olabilir! Ancak bu sistemin sizin etkinliğinizin devam etmesi için gereken en önemli parça olarak düşünülmesi gerekiyor!

Birisi festival-etkinlik operasyonunuzdan ayrılırsa bile, bu belgeye yatırım olarak harcadığınız zaman, gelecekteki personelinize eğitim hususunda yapmanız gereken yatırımlardan ve harcayacağınız zamandan daha nitelikli-kaliteli olacak.

Yani bu harcanan zamana acımanıza, personelinizin bu sistemi oturtmak için çalışmalarını “boş” olarak görmenize gerek yok. Etkinliğiniz belirli bir sistemi oturtursa büyük ve ses getiren bir hal alacaktır. Aksi taktirde, sizin yokluğunuzda veya kişilerin yokluğunda bu etkinlikler yok olmaya, parçalanmaya mahkum kalacaklardır.

Bu mahkumiyete kapılmamak adına, Etkinliğinizin sürdürülebilir olmasını sağlamak ve ortaya koyduğunuz projenin yıllar boyu devam etmesini sağlamak istiyorsanız tüm bunları göz önünde bulundurmanız gerekiyor.

Unutmayın, ortaya çıkarttığınız projeleri geliştirerek ve değiştirerek sürdürdüğünüzde gelecek nesillere nitelikli ve başarılı kuruluşları miras bırakabilirsiniz.