Etkinlik Yönetimi Nasıl Olmalıdır?
Bir etkinliği planlamak sanıldığından daha stresli bir süreçtir ve organizasyon sürecinde çalışanları sıkıntılı bir hale sokabilir. Başarılı bir etkinlik yönetimi için farklı temel prensipler vardır. Etkinlik yönetimi nedir diye soranların, başarılı bir etkinlik yönetimi ajansı arayanların, şirketin daha önceki etkinliklerde bu prensipleri yerine getirip getirmediğine bakmaları onların yararına olacaktır. Bu prensiplerin çoğu kısmi tecrübeler, kısmi gözlemler neticesinde organizasyon yaparken dertlenmeyin diye derlenmiştir!
Erken Başlayın
Olabildiğince önceden planlamaya başlayın, büyük bir etkinlik yapmak niyetindeyseniz gerçekçi olarak en az altı ay öncesinden planlamaya başlamanız gerekmektedir. Bu etkinliğin detaylarını planlamanız için de 1 ay gereklidir! Bütün çalışmanın başarılı bir sonuca ulaşmasını sağlamak için, tüm tedarikçilerinizi doğru bir zincirle birleştirdiğinizden emin olun.
Esnek kalın
Etkinliği planlarken, işler farklı sebeplerden dolayı değişken olacak. Etkinlik saatleri, yerleri veya etkinlik türüne bakılmaksızın, esnek olduğunuzdan ve değişen talepleri karşılayabildiğinizden emin olmanız gerekir.
Bütçenizi doğru planlayın
Birçok şirket, sizin anlaştığınız rakamların üstüne çıkabilir. Unutmayın ki başladığınız işte öngöremediğiniz maliyetler ortaya çıkacaktır. Bu nedenle ilk pazarlığınızı sıkı yapmanız gerekiyor. O iş için ayırdığınız bütçenin %10 altına anlaşmayı yapmaya bakın. Karşınızdaki şirket bunu problem olarak gördüğünü söylesede işinizi almak için bu rakamlara da ikna olacaktır.
İş bölümünü doğru yapın
Etkinliğinizin tüm yapısını doğru bir şekilde bölümlendirin. Kayıt, ikram, ulaşım, vb. gibi konuların her birinin bir sorumlusu olacak şekilde planlayın. Bir kişinin her işle uğraşmasındansa; her bölümle ilgilenen bir sorumlunun olması, küçük detayların dahi yakalanmasını kolaylaştıracaktır.
Ortak Çalışılabilecek Belgeler Oluşturun
Son zamanlarda herkesin yavaş yavaş geçmeye başladığı bulut sistemleri, aslında
yeni teknolojilerin hayatımızı en kolaylaştıran yanlarından. Herkesin aynı sayfa üzerinden etkinlik yönetiminizi kolaylaştıracak çalışmalar yürütmesini sağlamanın işinizi kolaylaştıracağını göreceksiniz.
Katılımcı bilgilerinden kat planlamasına, sözleşmelerden istek talep listelerine kadar ortak düzenlenebirilir belgeler ile herkesin gördüğü bir çalışma sayfasında tüm eksikliklerinizi ve çalışmalarınızı takip edebilecek olmak çalışmalarınızın başarıya ulaşmasını sağlayacaktır.
Yedek Bir Planınız olsun!
Etkinlik yönetimi yaparken, herhangi bir bölümde sorun çıkabileceğini veya geç kalınabileceğini hesap ederek ünitelerin boş kalması durumunda o ünitede ne yapılabileceğini doğru planlamanız gerek!
Sorunlarla karşılaşmanız durumunda o noktada değerlendirebileceğiniz alternatif olup olmadığına iyi bir şekilde çalışmanız gerek.
Etkinliği Tekrar Tekrar Kurgulayın!
Etkinliğin başlamasından iki hafta öncesine kadar, tüm süreci baştan gözden geçirin. Ekibinizle bir toplantı gerçekleştirerek, ilk kurulum sürecinden etkinlik süresinde neler yapılabileceğine kadar her konunun zihninizde oturduğundan emin olun.
Bu toplantılarda problemlerinizi ortaya çıkartarak çözme imkanına kavuşacaksınız. Etkinlik başlamadan önce etkinliğin yapılacağı alanı iyice tanıdığınızdan emin olun.
Prodüksiyon Herşeyiniz!
Etkinlik yönetimi ve başarının sergilenmesi için, fotoğraflar bin kelimeden daha etkilidir!
Profesyonel şekilde kurgulanacak bir prodüksiyon yapısı, markanızı satacağınız ve katılımcıların yoğunluğunu vurgulayabileceğiniz güçlü bir argüman olarak size dönecektir. Bu argümanların çok güçlü olabileceğinden emin olmak için deneme çekimleri istemekten geri durmayın!
Anlık Paylaşımlarla Var Olun
Bir etkinliğin sosyal medya’da görünür olması o etkinliğin değerini arttıran temel bileşenlerden, etkinlik için özel oluşturulan ve daha önce kullanılmayan hashtagler, takipçilerinizin yaptıkları paylaşımları raporlanabilir hale getirecektir. Benzer şekilde etkinliğinizi facebook’ta duyurarak ve var ederek konuşulma oranınızı yükseltebilirsiniz.
Özellikle etkinlik öncesi hazırlıkları takip etmelerini sağlayarak bir heyecan oluşturabilirsiniz. Etkinlik sırasında da canlı yayınlarla etkinliğinize katılmayanlara, bir sonraki etkinliğe katılmaları için sebepler sunabilirsiniz. Eminim, bahanelerini bir kenara bırakarak bir sonraki etkinliğinizi merakla bekleyeceklerdir.
Takibi Bırakmayın
Etkinliği biten her şirket dinlenmeye çekilerek ortak bir hata yapıyor. Operasyon çok başarılı geçse de bu başarıyı herkese göstermek için, geleneksel ve sosyal medyayı, mailing yapmayı ihmal etmeyerek görünür olmaksa bu işin en temel noktalarından.
Başarınızı paylaşın ki, bir sonraki etkinliğiniz için merak uyandırsın!
Bu temel maddeleri gerçekleştirmek, etkinlik yönetimi şirketlerinin en vazgeçilmez unsurlarından olmalı. Benim yıllardır gördüğüm, bunu yapabilen kişiler başarı denen yere hızlı bir şekilde ulaşıyor. İlla ki, gözden kaçırdığım belirtmeyi unuttuğum noktalar da vardır ancak bunların hepsini bir bütün olarak operasyonunuza dahil ettiğinizde sizde ne demek istediğimi anlayacaksınız.
